Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thuộc về ai?
1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thuộc về ai?
Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính không phải ai cũng có, mà chỉ thuộc về những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được giao quyền theo quy định. Thông thường, đó là người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Nếu không đúng thẩm quyền, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý và có thể bị hủy bỏ.
Dưới đây là bảng thẩm quyền ban hành văn bản hành chính:
|
Loại văn bản |
Cấp Trung ương |
Cấp Địa phương |
|
Nghị quyết (cá biệt) |
Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng thành viên của cơ quan trung ương |
Hội đồng nhân dân các cấp |
|
Quyết định (cá biệt) |
Thủ tướng, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trung ương |
Chủ tịch UBND, Giám đốc sở, Thủ trưởng đơn vị |
|
Chỉ thị |
Thủ tướng, Bộ trưởng, cơ quan ngang bộ |
Chủ tịch UBND cấp tỉnh/huyện |
|
Quy chế |
Chính phủ, Thủ tướng, Bộ trưởng |
Chủ tịch UBND tỉnh, cơ quan địa phương |
|
Quy định |
Chính phủ, Bộ trưởng, cơ quan trung ương |
Chủ tịch UBND tỉnh/huyện, Thủ trưởng đơn vị |
|
Thông cáo |
Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang bộ |
Không áp dụng hoặc rất hạn chế |
|
Thông báo |
Văn phòng Chính phủ, Bộ trưởng, cơ quan ngang bộ |
Chủ tịch UBND, lãnh đạo các sở, phòng |
|
Hướng dẫn |
Bộ, ngành ban hành cho địa phương |
Sở, phòng ban hành cho cấp dưới |
|
Chương trình |
Chính phủ, Bộ, Ban chấp hành cấp trung ương |
UBND tỉnh/huyện hoặc cơ quan chuyên môn |
|
Kế hoạch |
Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang bộ |
UBND các cấp, sở, phòng |
|
Phương án |
Bộ, cơ quan trung ương phê duyệt |
Chủ tịch UBND cấp tỉnh/huyện, giám đốc sở |
|
Đề án |
Trình Thủ tướng, Bộ trưởng phê duyệt |
Trình Chủ tịch UBND tỉnh/huyện phê duyệt |
|
Dự án |
Thủ tướng, Bộ trưởng phê duyệt |
Chủ tịch UBND cấp tỉnh/huyện hoặc cơ quan được giao thẩm quyền |
|
Báo cáo |
Cơ quan trung ương gửi Chính phủ hoặc cơ quan cấp trên |
Cơ quan địa phương gửi UBND, HĐND cấp trên |
|
Biên bản |
Lập bởi các bên tham gia, không phân biệt cấp |
Lập bởi các bên tham gia, không phân biệt cấp |
|
Tờ trình |
Bộ, ngành trình lên Thủ tướng hoặc cấp cao hơn |
Sở, phòng trình UBND hoặc lãnh đạo cấp trên |
|
Hợp đồng |
Ký kết bởi đại diện có thẩm quyền của các bên |
Ký kết bởi đại diện có thẩm quyền của các bên |
|
Công văn |
Bộ, ngành, Văn phòng Chính phủ ban hành |
UBND các cấp, sở, phòng ban hành |
|
Công điện |
Thủ tướng, Bộ trưởng ban hành trong tình huống khẩn cấp |
Chủ tịch UBND tỉnh/huyện ban hành |
|
Bản ghi nhớ / Thỏa thuận |
Đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức ký với bên liên quan |
Đại diện hợp pháp cơ quan địa phương ký với bên liên quan |
|
Giấy ủy quyền |
Do cá nhân hoặc người đứng đầu cơ quan lập, có giá trị mọi cấp |
Tương tự cấp trung ương |
|
Giấy mời |
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền ký |
Chủ tịch UBND, lãnh đạo sở, đơn vị ký |
|
Giấy giới thiệu |
Người đứng đầu cơ quan hoặc người được phân công ký |
Tương tự cấp trung ương |
|
Giấy nghỉ phép |
Người đứng đầu cơ quan hoặc bộ phận nhân sự phê duyệt |
Tương tự cấp trung ương |
|
Phiếu gửi / Phiếu chuyển / Phiếu báo |
Cơ quan trung ương phát hành khi luân chuyển tài liệu |
Cơ quan địa phương phát hành khi luân chuyển tài liệu |
|
Thư công |
Thủ tướng, Bộ trưởng, cơ quan trung ương gửi đối ngoại hoặc địa phương |
Chủ tịch UBND, lãnh đạo sở, phòng gửi đối tác hoặc đơn vị khác |
2. Văn bản hành chính là gì? 29 loại văn bản hành chính theo quy định mới nhất 2025
Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư:
“Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”.
Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là loại văn bản thường được dùng để truyền tải các thông tin và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc để thể hiện ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể tới các cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có 29 loại văn bản hành chính gồm:
- Nghị quyết (cá biệt)
- Quyết định (cá biệt)
- Chỉ thị
- Quy chế
- Quy định
- Thông cáo
- Thông báo
- Hướng dẫn
- Chương trình
- Kế hoạch
- Phương án
- Đề án
- Dự án
- Báo cáo
- Biên bản
- Tờ trình
- Hợp đồng
- Công văn
- Công điện
- Bản ghi nhớ
- Bản thỏa thuận
- Giấy ủy quyền
- Giấy mời
- Giấy giới thiệu
- Giấy nghỉ phép
- Phiếu gửi
- Phiếu chuyển
- Phiếu báo
- Thư công
3. Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
3.1. Sơ đồ thể thức văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025
Tại Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ sơ đồ thể thức văn bản hành chính như sau:
Sơ đồ thể thức văn bản hành chính:
Vị trí trình bày các thành phần thể thức:
|
Ô số |
Thành phần thể thức văn bản |
|
1 |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
|
2 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
|
4 |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
|
5a |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
5b |
Trích yếu nội dung công văn |
|
6 |
Nội dung văn bản |
|
7a, 7b, 7c |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
|
8 |
Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
|
9a, 9b |
Nơi nhận |
|
10a |
Dấu chỉ độ mật |
|
10b |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
|
11 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
|
12 |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
|
13 |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. |
|
14 |
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
3.2. Hướng dẫn định dạng văn bản chuẩn Nhà nước mới nhất 2025
Tại Phụ lục I ban hành theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có nêu rõ quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Sơ đồ thể thức.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
- Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt;
- Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
4. Các câu hỏi thường gặp
4.1. Văn bản của Đảng gồm những loại văn bản nào?
Danh sách các văn bản của Đảng theo Điều 4 Mục II Quy định 66/QĐ/TW ngày 06/02/2017:
- Cương lĩnh chính trị
- Điều lệ Đảng
- Chiến lược
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Kết luận
- Quy chế
- Quy định
- Thông tri
- Hướng dẫn
- Thông báo
- Thông cáo
- Tuyên bố
- Lời kêu gọi
- Báo cáo
- Kế hoạch
- Quy hoạch
- Chương trình
- Đề án
- Phương án
- Dự án
- Tờ trình
- Công văn
- Biên bản
4.2. Thẩm quyền sao văn bản hành chính thuộc về ai?
Thẩm quyền sao văn bản hành chính theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
- Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4.3. Hiệu lực của văn bản hành chính có từ thời điểm nào?
Thông thường, các văn bản hành chính có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký ban hành, trừ trường hợp trong văn bản có quy định một thời điểm khác. Nghĩa là, nếu trong văn bản đã ghi rõ “hiệu lực kể từ ngày...” thì sẽ theo đúng ngày đó. Nếu không ghi, mặc định là có hiệu lực ngay từ ngày ký.
Về thời điểm hết hiệu lực, nếu văn bản không quy định cụ thể, thì thời điểm hết hiệu lực được xác định là khi nội dung công việc liên quan đã được hoàn thành hoặc nhiệm vụ trong văn bản đã thực hiện xong.
Như vậy, có thể hiểu rằng:
- Thời điểm bắt đầu có hiệu lực: Ngày ký ban hành hoặc ngày được quy định trong văn bản.
- Thời điểm hết hiệu lực: Là ngày hoàn thành nội dung công việc mà văn bản đề ra, nếu không có quy định cụ thể khác.
4.4. Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm những phần nào?
Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm các phần chính: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan ban hành; (3) Số và ký hiệu văn bản; (4) Địa danh và ngày tháng ban hành; (5) Tên văn bản và trích yếu nội dung; (6) Phần nội dung cụ thể; (7) Phần ký tên, ghi chức vụ và đóng dấu. Một số văn bản có thể kèm theo phụ lục hoặc nơi nhận ở cuối.
4.5. Công văn dùng để làm gì?
Công văn là loại văn bản dùng để liên lạc chính thức giữa các cơ quan, tổ chức. Nó được sử dụng để chỉ đạo, đề nghị, đôn đốc, giải thích hoặc trả lời các vấn đề phát sinh trong quá trình công tác. Công văn phải thể hiện rõ nội dung, yêu cầu và đối tượng tiếp nhận.
4.6. Quyết định là gì và khi nào ban hành?
Quyết định là văn bản thể hiện ý chí của người có thẩm quyền nhằm giải quyết công việc cụ thể, đưa ra quy định có tính bắt buộc thực hiện đối với một hoặc nhiều đối tượng. Quyết định thường được ban hành khi cần giải quyết vấn đề quan trọng như bổ nhiệm nhân sự, khen thưởng, xử lý kỷ luật hoặc ban hành quy chế.
4.7. Biên bản được lập trong trường hợp nào và mục đích ra sao?
Biên bản được lập để ghi chép lại đầy đủ, chính xác các sự kiện, sự việc, cuộc họp, kiểm tra, nghiệm thu, sự cố… Biên bản là căn cứ quan trọng để làm minh chứng và đối chiếu khi cần giải quyết tranh chấp hoặc xác minh sự việc sau này.
