Chương V Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Chapter V

MANAGEMENT AND USE OF SEALS AND SECURITY KEY STORAGE EQUIPMENT USED FOR RECORDS MANAGEMENT ACTIVITIES

Article 32. Management of seals and security key storage equipment

1. The entity’s head shall be responsible for assigning the records department to manage and use seals and security key storage equipment in accordance with regulations.

2. The records department shall assume the following responsibilities

a) Ensure the safekeeping and use of seals and secret key storage equipment at the entity’s office.

b) Hand over seals or security key storage equipment to others only when written consent from the competent person is given. Handover of seals or security key storage equipment must be documented.

c) Directly stamp, digitally sign documents issued by the entity and copies thereof.

d) Add the entity’s seal and digital signature to documents only if these documents are already signed by the competent person and copies of these documents are directly made by the entity.

3. Individuals shall be solely responsible for safekeeping of security key storage equipment and security keys.

Article 33. Use of seals and security key storage equipment

1. Using seals

a) When embossing the seal imprint, the imprint must be clear, neat, in the right direction and in red ink according to the regulations in force.

b) When chopping a seal across a signature, the seal imprint must overlap about 1/3 of the signature to the left.

c) With respect to documents annexed to the main text or appendices, the seal imprint is embossed on the top page and overlap a part of the entity's name or the title of an appendix.

d) Chopping seals at the upper left corner, chopping seals spanning all pages and embossing raised seals on paper documents shall be subject to the decision of the entity’s head.

dd) A seal on adjoining edges of pages is chopped in the midst of the right edges of pages of a document or appendix, partially spanning pages; each seal of this kind is chopped on 05 pages at maximum.

2. Use of security key storage equipment

The entity’s security key storage equipment may be used for digitally signing electronic documents that the entity issues, and electronic copies made from paper documents.

Bài viết liên quan

Mẫu bản tường trình sự việc đầy đủ mới nhất 2025 và hướng dẫn cách viết

Mẫu bản tường trình sự việc đầy đủ mới nhất 2025 và hướng dẫn cách viết

Bản tường trình sự việc là văn bản trình bày chi tiết diễn biến của một sự việc xảy ra, thường được sử dụng trong môi trường công việc, học tập hoặc các tình huống pháp lý. Viết bản tường trình đúng chuẩn giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra hướng xử lý phù hợp. Dưới đây là mẫu bản tường trình sự việc đầy đủ, mới nhất năm 2025 và hướng dẫn cách viết chi tiết. 28/02/2025

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm, biên bản cảnh cáo mới nhất 2025

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm, biên bản cảnh cáo mới nhất 2025

Biên bản cảnh cáo là văn bản được lập ra khi cá nhân nào đó có hành vi vi phạm ở mức độ nhẹ, đọc Biên bản cảnh cáo có thể xác định được đối tượng, hành vi vi phạm, nội dung cảnh cáo… Vậy mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm, biên bản cảnh cáo mới nhất có nội dung như thế nào cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây 03/03/2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy nhà hàng phổ biến chi tiết mới nhất 2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy nhà hàng phổ biến chi tiết mới nhất 2025

Biên bản vi phạm nội quy nhà hàng được lập khi khách hàng có hành vi không tuân thủ các quy định chung, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc gây rối trật tự. Dưới đây là mẫu biên bản vi phạm phổ biến, chi tiết và cập nhật mới nhất năm 2025, giúp nhà hàng xử lý các tình huống vi phạm một cách chuyên nghiệp. 11/02/2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy nhà trường của học sinh mới nhất 2025

Mẫu biên bản vi phạm nội quy nhà trường của học sinh mới nhất 2025

Trong trường học không hiếm xảy ra những vụ việc học sinh vi phạm kỷ luật, vi phạm nội quy của nhà trường. Khi ấy, nhà tường sẽ buộc phải xử lý kỷ luật đối với học sinh đó. Vậy mẫu biên bản vi phạm nội quy nhà trường của học sinh mới nhất như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu với bài viết dưới đây. 11/02/2025

04 mẫu bản tường trình đầy đủ mới nhất 2025. Cách viết bản tường trình cần đáp ứng những yêu cầu nào?

04 mẫu bản tường trình đầy đủ mới nhất 2025. Cách viết bản tường trình cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Bản tường trình là loại văn bản được sử dụng khi có một sự việc gây hậu quả xấu xảy ra, mục đích để trình bày một cách rõ ràng sự việc diễn ra, trong đó nêu mức độ trách nhiệm của mình. Dưới đây là một số Bản tường trình đầy đủ mới nhất và cách viết bản tường trình cần đáp ứng yêu cầu như thế nào? 11/03/2025

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì?

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những gì?

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính là tài liệu quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền xem xét, ra quyết định xử phạt đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp quá trình xử lý vi phạm diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định. Vậy hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những tài liệu gì? Có những yêu cầu nào cần tuân thủ để đảm bảo hợp lệ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần bắt buộc của hồ sơ xử phạt, giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng quy trình theo quy định pháp luật hiện hành. 09/02/2025

Biên bản vi phạm hành chính lập sau bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm?

Biên bản vi phạm hành chính lập sau bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm?

Trong quá trình xử lý vi phạm hành chính, thời điểm lập biên bản là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của quyết định xử phạt. Việc lập biên bản quá muộn có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý, thậm chí dẫn đến việc không thể ra quyết định xử phạt do hết thời hiệu. Vậy theo quy định mới nhất, biên bản vi phạm hành chính phải được lập trong bao lâu kể từ khi xảy ra vi phạm? Có những trường hợp ngoại lệ nào không? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật về thời hạn lập biên bản, giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đúng quy trình, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. 25/03/2025

Ai có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính?

Ai có thẩm quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính?

Trong quá trình quản lý nhà nước, việc phát hiện và xử lý vi phạm hành chính đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo trật tự, kỷ cương trong nhiều lĩnh vực như giao thông, thương mại, môi trường, xây dựng, lao động,… Tuy nhiên, không phải cá nhân hay tổ chức nào cũng có quyền lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định của pháp luật, chỉ những người có thẩm quyền theo Luật Xử lý vi phạm hành chính mới được phép thực hiện nhiệm vụ này. Vậy cụ thể, những ai có quyền lập biên bản và phạm vi thẩm quyền của họ ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này. 08/02/2025

Biên bản vi phạm hành chính lập tại đâu?

Biên bản vi phạm hành chính lập tại đâu?

Biên bản vi phạm hành chính là văn bản quan trọng ghi nhận hành vi vi phạm của cá nhân hoặc tổ chức, làm căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt theo quy định pháp luật. Một trong những vấn đề thường được quan tâm là biên bản này phải được lập ở đâu để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực? Theo quy định hiện hành, biên bản vi phạm hành chính có thể được lập tại địa điểm xảy ra vi phạm, trụ sở cơ quan có thẩm quyền hoặc địa điểm khác phù hợp tùy theo tính chất vụ việc. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các trường hợp cụ thể và nguyên tắc lập biên bản đúng quy định pháp luật. 08/02/2025

Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025

Chi tiết quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm mới nhất 2025

Lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính là bước quan trọng trong quá trình xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, đảm bảo việc xử phạt diễn ra đúng quy trình, minh bạch và hợp pháp. Biên bản không chỉ ghi nhận thông tin về hành vi vi phạm, đối tượng vi phạm mà còn là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt phù hợp. Năm 2025, các quy định về xử phạt vi phạm hành chính có thể có những điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Vậy quy trình lập biên bản xử phạt vi phạm được thực hiện như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất, giúp cá nhân, tổ chức thực hiện đúng thủ tục pháp lý khi xử lý vi phạm hành chính. 08/02/2025