Ký nháy là gì? Hướng dẫn ký tên văn bản chuẩn pháp lý mới nhất 2025

1. Ký nháy là gì?

Chữ ký nháy, hay còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.

Ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016:

“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

2. Hướng dẫn ký tên văn bản chuẩn pháp lý mới nhất 2025

2.1. Về cách ký nháy

Theo quy định chi tiết được nêu tại Mục II phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong văn bản hành chính hiện hành, các quy định về chữ ký được mô tả như sau:

• Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký của họ trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
• Việc ghi rõ quyền hạn của người ký được thực hiện theo các quy tắc sau:
• Trong trường hợp ký thay mặt tập thể, phải ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên của cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp được giao quyền cấp trưởng, phải ghi chữ viết tắt “Q.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, phải ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, thực hiện ký như cách cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Trong trường hợp ký thừa lệnh, phải ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trong trường hợp ký thừa ủy quyền, phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

2.2. Về cách đóng dấu

Các quy định về đóng dấu được mô tả như sau:

Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu được đặt bên trái chữ ký và trùm lên 1/3 phần chữ ký.

Đóng dấu treo: Đối với các văn bản được ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu và trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đặt vào vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.

3. Vị trí thường thấy của chữ ký nháy trong văn bản

• Cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản: Để xác nhận nội dung của dòng hoặc đoạn đó đã được xem xét.
• Cuối mỗi trang của văn bản: Nhằm tránh tình trạng các trang bị chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung sau khi đã ký nháy.
• Cuối toàn bộ văn bản: Là chữ ký nháy cuối cùng để xác nhận nội dung của toàn bộ tài liệu.
• Bên cạnh phần “Nơi nhận”: Thường xuất hiện trong các văn bản hành chính để xác nhận phần đơn vị, bộ phận nhận văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

4. Các loại ký nháy?

Ký nháy thường có ba loại phổ biến như sau:

(1) Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

(2) Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

(3) Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

5. Trách nhiệm của người ký nháy

Người ký nháy có trách nhiệm chính như sau:

• Xác nhận nội dung: Đảm bảo rằng các thông tin, số liệu trong tài liệu là chính xác và đã được kiểm tra kỹ trước khi trình ký chính thức.
• Chịu trách nhiệm về nội dung ký nháy: Nếu có sai sót hoặc thiếu sót trong tài liệu, người ký nháy có thể phải chịu trách nhiệm do không đảm bảo tính chính xác của thông tin.
• Duyệt và phê duyệt nội bộ: Đảm bảo tài liệu được xem xét bởi các cấp quản lý trước khi trình ký chính thức. Việc ký nháy thể hiện sự đồng ý với nội dung của tài liệu từ phía người ký.

*Lưu ý: Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo!

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Chữ ký nháy có giá trị pháp lý không?

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật nào cụ thể về giá trị pháp lý của chữ kỹ nháy. Do đó, hiện nay chữ ký nháy không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình lãnh đạo ký chính thức, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

Lưu ý, nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo.

6.2. Ký nháy khác gì với ký chính thức?

Ký nháy và ký chính thức là hai khái niệm khác nhau trong việc xác nhận văn bản:

Chữ ký chính thức (official signature): Là chữ ký đầy đủ, thường là tên đầy đủ của người ký và đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản pháp lý và có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, sự cam kết hoặc sự xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản đó.

Ký nháy (quotation mark): Là một loại chữ ký không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, ký nháy chỉ là một chữ ký ngắn gọn hoặc một ký hiệu đặc biệt được sử dụng tại các vị trí cần thiết trong văn bản. Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Vì vậy, điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức là:

• Ký nháy là một chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi ký chính thức là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký.
• Ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản, trong khi ký nháy thường chỉ được sử dụng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản.
• Ký chính thức có giá trị pháp lý, trong khi ký nháy không có giá trị pháp lý.

6.3. Khi nào áp dụng ký nháy?

Ký nháy thường được áp dụng trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản, nhằm xác định người có trách nhiệm với nội dung văn bản và đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Ký nháy có thể được sử dụng trong các văn bản chính, bản thảo, biên bản, báo cáo, hợp đồng, và các tài liệu tương tự.

6.4. Ai có quyền ký nháy?

Thông thường, người có quyền ký nháy là người soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung văn bản. Điều này có thể là các cán bộ, nhân viên, hoặc người đại diện cho tổ chức, cơ quan, hay cá nhân có trách nhiệm với văn bản đó. Quyền ký nháy cũng có thể được giao cho người khác theo quy định của từng tổ chức hoặc quy trình nội bộ.

6.5. Ký nháy bên trái hay bên phải?

Vị trí ký nháy có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định hoặc quy trình của từng tổ chức hoặc cơ quan. Trong một số trường hợp, ký nháy có thể được đặt bên trái chữ ký, trong khi trong các trường hợp khác, nó có thể được đặt bên phải chữ ký. Quy định về vị trí ký nháy thường được quyết định để đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong các tài liệu của tổ chức hoặc cơ quan đó.