Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định mới nhất năm 2025

1. Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định mới nhất năm 2025

1.1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.

1.2. Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định mới nhất năm 2025

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Như vậy, theo quy định trên, dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
• Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

2. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai nhiều trang chuẩn mới nhất năm 2025

Trong các giao dịch hành chính, pháp lý, việc đóng dấu giáp lai nhiều trang là một công đoạn quan trọng giúp bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu, tránh sự can thiệp hay thay đổi nội dung trên các trang sau khi đã ký kết. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách thức thực hiện đúng chuẩn, đặc biệt là với các quy định mới được ban hành. Việc đóng dấu giáp lai sai quy định có thể dẫn đến những rắc rối pháp lý không mong muốn. Vì vậy, để đảm bảo tính hợp pháp và đúng quy trình, việc hiểu và thực hiện đúng cách đóng dấu giáp lai nhiều trang là rất cần thiết. Cách đóng dấu này theo chuẩn mới nhất dưới đây gồm:

• Chuẩn bị tài liệu: Sắp xếp các trang văn bản theo thứ tự từ đầu đến cuối.​
• Xác định vị trí đóng dấu: Đặt dấu vào khoảng giữa mép phải của các trang, sao cho dấu trùm lên một phần của mỗi trang.​
• Đóng dấu: Sử dụng con dấu có mực đỏ, đóng dấu sao cho mỗi dấu giáp lai không trùm lên quá 05 trang.​
• Kiểm tra: Đảm bảo dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn và không bị mờ nhạt

3. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai dễ hiểu mới nhất năm 2025

Căn cứ Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và công việc văn thư trên thực tế, có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai qua các tiêu chí sau:

4. Hợp đồng in 2 mặt thì đóng dấu giáp lai như thế nào?

Khi hợp đồng được in trên hai mặt của một tờ giấy, việc đóng dấu giáp lai cần phải thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho tài liệu. Dưới đây là cách đóng dấu giáp lai chuẩn đối với hợp đồng in 2 mặt:

• Đặt dấu giáp lai tại vị trí cuối trang đầu tiên và đầu trang thứ hai: Dấu giáp lai phải được đóng lên phần mép của trang đầu tiên và một phần của trang tiếp theo (thường là phần trên cùng hoặc dưới cùng của trang sau). Điều này giúp chứng minh rằng các trang đã được nối liền với nhau và không thể tách rời hay sửa đổi một cách trái phép.
• Kích thước và hình thức dấu giáp lai: Dấu giáp lai thường là dấu tròn hoặc hình vuông, có tên đơn vị, cơ quan, tổ chức (nếu có), và có thể kèm theo chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu này phải được đóng ở vị trí rõ ràng, dễ nhìn và không che mất nội dung quan trọng của hợp đồng.
• Lưu ý khi đóng dấu: Dấu giáp lai cần phải được đóng một cách chính xác, không làm mờ chữ ký hay thông tin trên hợp đồng. Nếu có nhiều trang, dấu giáp lai cần phải được đóng ở mọi điểm nối giữa các trang.

Ngoài ra, đối với hợp đồng có nhiều trang, tất cả các trang cần được đánh số và phải có chữ ký, dấu giáp lai rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp và toàn vẹn của tài liệu.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Làm thế nào để đóng dấu giáp lai đúng cách?

• Đóng dấu giáp lai đúng cách cần phải tuân theo những nguyên tắc sau:
• Đặt các trang tài liệu cần đóng dấu giáp lai theo thứ tự.
• Đảm bảo các trang tài liệu được căn chỉnh đều nhau.
• Đóng con dấu sao cho một phần dấu nằm trên cả hai trang liền kề. Nếu tài liệu có nhiều trang, dấu nên được đóng ở góc trên hoặc dưới của các trang để dấu phủ đều lên tất cả các trang.

5.2. Có cần đóng dấu giáp lai lên tất cả các trang tài liệu không?

Không nhất thiết phải đóng dấu lên tất cả các trang, nhưng cần đóng sao cho tất cả các trang đều có dấu giáp lai liên kết. Ví dụ, nếu tài liệu có 10 trang, bạn có thể đóng dấu giáp lai ở trang 1-2, 3-4, 5-6, v.v.

5.3. Điều gì xảy ra nếu không đóng dấu giáp lai?

Nếu không đóng dấu giáp lai, tài liệu có thể bị coi là không hợp lệ hoặc không đảm bảo tính toàn vẹn, đặc biệt trong các trường hợp yêu cầu tính xác thực cao như hồ sơ pháp lý hoặc tài liệu tài chính.

5.4. Có thể dùng mực đen hoặc xanh để đóng dấu giáp lai không?

Không nên. Quy định yêu cầu dấu giáp lai phải dùng mực đỏ để dễ nhận biết và tăng tính pháp lý. Mực xanh hoặc đen có thể không được chấp nhận trong các hồ sơ chính thức.

5.5. Đóng dấu giáp lai có bắt buộc với mọi văn bản không?

Không phải mọi văn bản đều cần đóng dấu giáp lai. Việc này thường áp dụng với tài liệu nhiều trang, có tính pháp lý cao, hoặc theo yêu cầu cụ thể của đơn vị nhận văn bản.