Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

1. Công ty có được tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì thẩm quyên sao văn bản được quy định như sau:

"Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước."

Còn đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính; chỉ các cơ quan, tổ chức sau mới có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Như vậy, doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định như đã nêu trên.

2. Bản sao y được hiểu như thế nào?

Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản sao y được hiểu như sau:

"Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định."

Như vậy, “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

3. Bản sao có các hình thức gì?

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản sao gồm có các hình thức như sau:

"Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này."

4. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký con dấu gồm những gì?

4.1. Hồ sơ đối với người được cử đến nộp hồ sơ:

Giấy giới thiệu hoặc Giấy ủy quyền, xuất trình Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

4.2. Hồ sơ đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước:

a) Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

b) Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

c) Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

d) Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị

• xã hội, tổ chức chính trị xã hội
• nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
• nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

đ) Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật;
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

e) Đối với tổ chức tôn giáo:

• Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.

g) Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:

• Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

h) Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã:

• Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.

i) Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:

• Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

k) Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam:

• Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

l) Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

5. Các bước nộp hồ sơ đăng ký con dấu

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới tại Bộ phận một cửa Công an tỉnh
Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật).

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ:

Kiểm tra tính hợp lệ của thành phần hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định tại khoản 7 Điều 11 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu về việc từ chối giải quyết hồ sơ;
• Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp theo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều 11 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó.

Bước 3: Thu giấy biên nhận, trả con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Con dấu công ty bị hỏng thủ tục đăng ký lại như thế nào?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, khi con dấu công ty bị hỏng thì công ty phải liên lạc lại với cơ sở khắc dấu của công ty để làm lại con dấu

6.2. Dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, căn cứ quy định nêu thì dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là dấu của doanh nghiệp.

Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

(2) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng theo quy định.

(3) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

6.3. Con dấu công ty có hiệu lực khi nào?

Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, con dấu công ty sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm hoàn thành việc khắc dấu/mua chữ ký số theo quyết định của công ty.

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu/dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, kể từ ngày 01/01/2021 (ngày Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực), con dấu công ty sẽ có hiệu lực ngay khi hoàn thành việc khắc dấu/mua chữ ký số mà không cần phải đợi đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước.

6.4. Con dấu công ty có thời hạn sử dụng không?

Khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực (từ ngày 01/01/2021)

• Quy định về thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh cũng bị bãi bỏ.
• Theo đó, từ ngày 01/01/2021, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn, doanh nghiệp tự quyết định mẫu con dấu và không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng kí kinh doanh khi cần thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu.
• Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do công an cấp trước đây kèm theo thông báo mẫu dấu thì được tiếp tục sử dụng/có thể trả lại cơ quan công an rồi khắc con dấu mới/mua chữ ký số và mang con dấu mới ra ngân hàng làm thủ tục thay đổi với ngân hàng (không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước).

Như vậy, hiện nay, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn.

6.5. Khi con dấu bị mất cần làm gì ?

Thông thường, khi mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Báo cáo với cơ quan chủ quản: Doanh nghiệp nên thông báo vụ việc mất con dấu cho cơ quan chủ quản, chẳng hạn như cơ quan công an.

Bước 2: Lập văn bản báo cáo: Doanh nghiệp cần lập văn bản báo cáo việc mất con dấu, ghi rõ lý do và các thông tin liên quan. Văn bản này cần được chuẩn bị và ký xác nhận bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu: Doanh nghiệp cần nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan công an quản lý, để thông báo và yêu cầu cấp lại con dấu.

Bước 4: Làm thủ tục cấp lại con dấu: Tùy thuộc vào quy định của từng địa phương, doanh nghiệp có thể phải tiếp tục thực hiện các bước sau:

• Nếu con dấu của doanh nghiệp được cấp phép bởi cơ quan trung ương (trước ngày 01/07/2015), thì doanh nghiệp cần tiến hành làm thủ tục cấp lại tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội, thuộc Bộ Công an.
• Nếu con dấu do địa phương cấp phép (trước hoặc sau ngày 01/07/2015), doanh nghiệp cần liên hệ với Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
• Sau ngày 01/07/2015, doanh nghiệp cần liên hệ với Cơ sở khắc dấu và nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của thành phố.

6.6. Quy định về cấp lại con dấu công ty?

Căn cứ theo điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:

(1) Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp

• Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

(2) Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này

• Nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấucho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

(3) Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu:

• Doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
• Hủy mẫu con dấu.

6.7. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Căn cứ quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.

• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.