Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không mới nhất 2025?
Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không mới nhất 2025?

1. Phụ cấp trang phục là gì?

Phụ cấp trang phục là một khoản tiền mà công ty, doanh nghiệp chi trả thêm cho người lao động để hỗ trợ chi phí mua sắm hoặc may những bộ quần áo phục vụ cho công việc. Khoản phụ cấp này thường được cung cấp cho những ngành nghề có yêu cầu đặc biệt về trang phục như:

  • Ngành dịch vụ: Nhân viên nhà hàng, khách sạn, hàng không, …
  • Ngành sản xuất: Nhân viên làm việc trong môi trường công nghiệp, cần trang bị bảo hộ lao động.
  • Ngành y tế: Bác sĩ, y tá, nhân viên phòng khám, …
  • Các ngành có đồng phục: Cán bộ, công nhân viên nhà nước, nhân viên các công ty có quy định về đồng phục.

2.Khoản phụ cấp trang phục có bị tính thuế thu nhập cá nhân không?

Phụ cấp trang phục được hiểu là khoản chi mà doanh nghiệp hỗ trợ người lao động may, mua đồng phục phù hợp với môi trường làm việc của công ty, phù hợp với quy chế của công ty để làm đẹp hơn môi trường làm việc, năng động, tích cực.

Theo đó nếu khoản phụ cấp trang phục mà công ty chi cho người lao động có cần phải tính thuế thu nhập cá nhân hay không thì dựa trên các quy định sau:

Căn cứ theo tiết đ.4 điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về các khoản thu nhập chịu thuế như sau:

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

[...] đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:

[...] đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

[...] đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy nếu khoản phụ cấp trang phục cho người lao động phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp vượt quá sẽ tính vào thu nhập chịu thuế với phần vượt quá đó.

3. Khoản phụ cấp trang phục để xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Căn cứ theo điểm 2.7 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

[…] 2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”

Như vậy nếu mức chi phụ cấp trang phục cho người lao động từ 5.000.000 đồng trở xuống thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, phần vượt quá sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế.

4. Điều kiện để phụ cấp trang phục được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Vậy doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau:

  • Có quy định về mức hưởng cụ thể khoản chi trang phục tại hợp đồng lao động; thoả ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty để xác nhận khoản chi này có liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh;
  • Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
  • Khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Theo đó doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện nêu trên thì phụ cấp trang phục được tính vào chi phí được trừ.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Giới hạn miễn thuế cho phụ cấp trang phục là bao nhiêu?

  • Phụ cấp trang phục bằng tiền mặt không vượt quá 5 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế TNCN. Phần vượt quá mức này sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế.
  • Nếu phụ cấp trang phục là hiện vật (ví dụ: quần áo, đồng phục), thì khoản này sẽ được miễn thuế hoàn toàn và không giới hạn về giá trị.

5.2 Nếu phụ cấp trang phục vượt quá 5 triệu đồng/năm thì tính thuế thế nào?

  • Phần phụ cấp trang phục bằng tiền mặt vượt quá mức 5 triệu đồng/năm sẽ phải cộng vào thu nhập chịu thuế và tính thuế theo biểu thuế thu nhập cá nhân lũy tiến từng phần.

5.3 Có cần kê khai phụ cấp trang phục khi tính thuế TNCN không?

  • Có. Phụ cấp trang phục phải được kê khai vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN. Trong trường hợp phụ cấp bằng hiện vật, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các chứng từ, hóa đơn để chứng minh giá trị của khoản chi này.

5.4 Phụ cấp trang phục cho người lao động nước ngoài có phải chịu thuế TNCN không?

  • Phụ cấp trang phục cho người lao động nước ngoài cũng được áp dụng quy định tương tự như đối với người lao động Việt Nam. Phụ cấp bằng hiện vật được miễn thuế, còn phụ cấp bằng tiền mặt sẽ chịu thuế nếu vượt quá 5 triệu đồng/năm.