Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không?

1. Phụ cấp trang phục là gì?

Phụ cấp trang phục là một khoản tiền mà công ty, doanh nghiệp chi trả thêm cho người lao động để hỗ trợ chi phí mua sắm hoặc may những bộ quần áo phục vụ cho công việc. Khoản phụ cấp này thường được cung cấp cho những ngành nghề có yêu cầu đặc biệt về trang phục như:

• Ngành dịch vụ: Nhân viên nhà hàng, khách sạn, hàng không, …
• Ngành sản xuất: Nhân viên làm việc trong môi trường công nghiệp, cần trang bị bảo hộ lao động.
• Ngành y tế: Bác sĩ, y tá, nhân viên phòng khám, …
• Các ngành có đồng phục: Cán bộ, công nhân viên nhà nước, nhân viên các công ty có quy định về đồng phục.

2. Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Tiết đ.4 Điểm đ Khoản 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản khoán chi như văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục... nếu vượt quá mức quy định của Nhà nước sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Cụ thể, các trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế bao gồm:

Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, hội, hiệp hội: áp dụng mức khoán chi theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Đối với người lao động tại các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: áp dụng mức khoán chi phù hợp với quy định về thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với người lao động tại các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: áp dụng mức khoán chi theo quy định của tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện.

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi trang phục cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ, hoặc chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng cả tiền và hiện vật, mức chi bằng tiền tối đa không quá 5 triệu đồng/người/năm, và đối với hiện vật thì cần có hóa đơn, chứng từ. Đối với các ngành nghề đặc thù, chi phí này sẽ tuân theo quy định của Bộ Tài chính.

Như vậy, theo quy định trên, nếu người lao động nhận phụ cấp trang phục từ 5 triệu đồng/năm trở xuống, khoản này không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, nếu vượt quá 5 triệu đồng/năm, phần chênh lệch sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

3. Phụ cấp trang phục có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo quy định tại Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

• Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Doanh nghiệp được phép trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.

Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thanh toán phải thực hiện qua chứng từ không dùng tiền mặt.

• Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Một trong các khoản chi không được trừ là phần chi trang phục:

Chi bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ sẽ không được trừ.

Chi bằng tiền cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/người/năm cũng không được trừ.

Trong trường hợp doanh nghiệp chi trang phục cho người lao động cả bằng tiền và hiện vật, để được tính vào chi phí được trừ, mức chi bằng tiền không được vượt quá 5 triệu đồng/người/năm, còn chi bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Đối với các ngành nghề kinh doanh có tính chất đặc thù, chi phí trang phục sẽ tuân theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

Tóm lại, khoản phụ cấp trang phục cho người lao động sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và mức chi không vượt quá quy định.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1 Giới hạn miễn thuế cho phụ cấp trang phục là bao nhiêu?

• Phụ cấp trang phục bằng tiền mặt không vượt quá 5 triệu đồng/năm sẽ được miễn thuế TNCN. Phần vượt quá mức này sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế.
• Nếu phụ cấp trang phục là hiện vật (ví dụ: quần áo, đồng phục), thì khoản này sẽ được miễn thuế hoàn toàn và không giới hạn về giá trị.

4.2 Nếu phụ cấp trang phục vượt quá 5 triệu đồng/năm thì tính thuế thế nào?

• Phần phụ cấp trang phục bằng tiền mặt vượt quá mức 5 triệu đồng/năm sẽ phải cộng vào thu nhập chịu thuế và tính thuế theo biểu thuế thu nhập cá nhân lũy tiến từng phần.

4.3 Có cần kê khai phụ cấp trang phục khi tính thuế TNCN không?

• Có. Phụ cấp trang phục phải được kê khai vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN. Trong trường hợp phụ cấp bằng hiện vật, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp các chứng từ, hóa đơn để chứng minh giá trị của khoản chi này.

4.4 Phụ cấp trang phục cho người lao động nước ngoài có phải chịu thuế TNCN không?

• Phụ cấp trang phục cho người lao động nước ngoài cũng được áp dụng quy định tương tự như đối với người lao động Việt Nam. Phụ cấp bằng hiện vật được miễn thuế, còn phụ cấp bằng tiền mặt sẽ chịu thuế nếu vượt quá 5 triệu đồng/năm.