Thời hạn đăng ký mã số thuế TNCN mới nhất 2025

1. Mã số thuế cá nhân là gì?

Mã số thuế cá nhân là một dãy số duy nhất do cơ quan thuế cấp cho mỗi cá nhân để quản lý việc nộp thuế của cá nhân đó. Mã số thuế cá nhân giúp cơ quan thuế theo dõi, quản lý các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản nộp thuế, và các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thuế của cá nhân.

Mỗi người chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất trong suốt đời và mã số này sử dụng cho mọi hoạt động có liên quan đến thuế thu nhập cá nhân như kê khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế hay giảm trừ gia cảnh. Mã số thuế cá nhân cũng có thể được dùng để kê khai thuế cho các khoản thu nhập từ lương, thưởng, hay từ các hoạt động kinh doanh khác.

2. Thời hạn đăng ký mã số thuế TNCN mới nhất

Theo Điều 33 của Luật Quản lý thuế năm 2019, quy định về thời hạn đăng ký thuế lần đầu như sau:

• Đối với người nộp thuế đăng ký thuế cùng lúc với việc đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc đăng ký kinh doanh, thời hạn đăng ký thuế sẽ trùng với thời hạn đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Đối với người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, thời hạn đăng ký là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ các thời điểm sau:
  • Khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc quyết định thành lập.
  • Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với các tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
  • Khi phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay, hoặc khi tổ chức nộp thay thuế cho cá nhân theo hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh.
  • Khi ký hợp đồng nhận thầu với nhà thầu hoặc nhà thầu phụ nước ngoài kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế, hoặc khi ký hợp đồng, hiệp định liên quan đến dầu khí.
  • Khi phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
  • Khi có yêu cầu được hoàn thuế.
  • Khi phát sinh các nghĩa vụ khác đối với ngân sách nhà nước.
• Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân nhận thu nhập trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, nếu cá nhân đó chưa có mã số thuế.
• Thời hạn đăng ký thuế cho người phụ thuộc của người nộp thuế là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế.

Như vậy, các tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập phải đăng ký thuế thay cho cá nhân chưa có mã số thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế. Tương tự, việc đăng ký thuế cho người phụ thuộc cũng phải được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc từ khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh.

3. Chậm đăng ký mã số thuế cá nhân bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:

"Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
.....
5. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này".

Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

"Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
.....
4. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền
a) Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức.
Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.
....."

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn đăng ký thuế; thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh; thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn như sau:

"Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn đăng ký thuế; thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh; thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi đăng ký thuế; thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh; thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Đăng ký thuế; thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh quá thời hạn quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này;
c) Không thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh.
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với hành vi đăng ký thuế; thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày.
4. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Đăng ký thuế; thông báo tiếp tục hoạt động kinh doanh trước thời hạn đã thông báo quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên;
b) Không thông báo tiếp tục hoạt động kinh doanh trước thời hạn đã thông báo nhưng không phát sinh số thuế phải nộp";

Như vậy, hành vi chậm đăng ký mã số thuế cá nhân là hành vi đăng ký thuế không đúng thời hạn theo quy định pháp luật, cụ thể như sau:

• Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.
• Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ và chưa quá 10 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với tổ chức; từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với cá nhân.
• Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày: Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức; từ 1.500.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân.
• Đăng ký thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đồng đối với tổ chức; từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân.

4. Công ty có bắt buộc phải đăng ký mã số thuế TNCN không?

Theo khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế năm 2019, tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân nhận thu nhập làm việc tại đơn vị của mình.

Vì vậy, công ty bắt buộc phải thực hiện đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công tại công ty.

5. Hướng dẫn 03 cách đăng ký mã số thuế cá nhân đơn giản, mới nhất

Cách 1: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Căn cứ pháp lý: Điểm b khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định địa điểm nộp và hồ sơ đăng ký thuế lần đầu như sau:

Đối tượng đăng ký tại cơ quan thuế

• Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả đăng ký thuế.

Địa điểm và hồ sơ đăng ký:

• [1] Cá nhân cư trú có thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chưa thực hiện khấu trừ thuế:

  • Nộp hồ sơ tại: Cục Thuế nơi cá nhân làm việc.
  • Hồ sơ gồm:
    • Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 05-ĐK-TCT).
    • Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực (với cá nhân quốc tịch Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (với cá nhân quốc tịch nước ngoài).

• [2] Cá nhân làm việc cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ nước ngoài:

  • Hồ sơ gồm:
    • Các giấy tờ tại mục [1].
    • Bản sao văn bản bổ nhiệm của tổ chức sử dụng lao động (trường hợp người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam nhận thu nhập từ nước ngoài).

• [3] Cá nhân phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (VD: thuế đất, chuyển nhượng bất động sản chưa có mã số thuế):

  • Hồ sơ gồm:
    • Tờ khai đăng ký thuế hoặc khai thuế theo quy định tại khoản 3 Điều 31 Luật Quản lý thuế 2019.
    • Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu.
    • Các giấy tờ khác liên quan (nếu có).

• [4] Cá nhân thuộc trường hợp khác, đăng ký thuế tại nơi cư trú:

  • Hồ sơ gồm: Tương tự mục [1].

Cách 2: Đăng ký qua nơi chi trả thu nhập

Căn cứ pháp lý: Điểm a khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC.

• Địa điểm nộp hồ sơ: Cơ quan chi trả thu nhập (VD: doanh nghiệp, cơ quan, hợp tác xã).
• Hồ sơ gồm:
  • Văn bản ủy quyền.
  • Bản sao CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

Các bước thực hiện:

• Nộp hồ sơ: Cá nhân nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập.
• Xử lý hồ sơ: Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin vào tờ khai mẫu 05-ĐK-TH-TCT, gửi cơ quan thuế.
• Cấp mã số thuế: Cơ quan thuế cấp mã số thuế cá nhân.

Cách 3: Đăng ký mã số thuế cá nhân online

Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống.

• Chọn mục “Doanh nghiệp”.
• Điền thông tin: Tên đăng nhập, mật khẩu, đối tượng “Người nộp thuế”.

Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”.

• Chọn “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT”.
• Điền mẫu hồ sơ 05-ĐK-TH-TCT.

Bước 4: Điền thông tin và nộp hồ sơ.

• Kê khai trực tuyến thông tin chính xác theo CMND/CCCD.
• Nếu đăng ký nhiều người, nhấn “Thêm dòng”.
• Nhập ngày ký, thông tin người đại diện pháp luật, chọn “Hoàn thành kê khai” và “Nộp hồ sơ”.

Bước 5: Tra cứu kết quả.

• Kiểm tra kết quả tại mục “Tra cứu hồ sơ” sau khoảng 20 phút.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Ai có trách nhiệm đăng ký mã số thuế cá nhân?

Người lao động có thể tự đăng ký mã số thuế cá nhân hoặc thông qua đơn vị chi trả thu nhập (công ty, tổ chức) để đăng ký mã số thuế cho mình.

6.2 Có thể đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến không?

Có. Người lao động hoặc doanh nghiệp có thể đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là cách thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian và nhanh chóng có được mã số thuế.

6.3 Lợi ích của việc có mã số thuế cá nhân là gì?

Khi có mã số thuế cá nhân, người lao động sẽ được hưởng các quyền lợi như giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, hoàn thuế nếu có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, và dễ dàng tra cứu thông tin thuế của mình.

6.4 Nếu chuyển công ty, mã số thuế cá nhân có thay đổi không?

Không. Mã số thuế cá nhân là mã số duy nhất và không thay đổi dù người lao động chuyển công ty. Người lao động chỉ cần thông báo mã số thuế này cho công ty mới để tiếp tục được kê khai và đóng thuế thu nhập cá nhân.