Hướng dẫn tài khoản 242 (chi phí trả trước) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa chi tiết nhất

1. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 242 - Chi phí trả trước trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo quy định khoản 1 Điều 38 Thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên tắc kế toán đối với Tài khoản 242 - Chi phí trả trước trong doanh nghiệp vừa và nhỏ được quy định như sau:

• Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh: Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau.
• Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, gồm:
  • Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động tài sản cố định (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và tài sản cố định khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
  • Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động có giá trị lớn được phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,...) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán.
  • Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
  • Lãi tiền vay trả trước cho nhiều kỳ kế toán.
  • Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu được phân bổ dần theo quy định của pháp luật hiện hành.
  • Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
• Căn cứ của việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán: Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
• Theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước: Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.

2. Thế nào là doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Căn cứ vào Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP tiêu chí xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ được quy định như sau:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng. Doanh nghiệp siêu nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 3 tỷ đồng.
• Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 20 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP. Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 50 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 200 người và tổng doanh thu của năm không quá 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP.

Doanh nghiệp vừa trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 242 - Chi phí trả trước trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 242 - Chi phí trả trước trong doanh nghiệp nhỏ và vừa được quy định như sau:

• Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
• Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
• Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Bài viết sẽ đem lại cho bạn đọc những kiến thức bổ ích về chủ đề Hướng dẫn tài khoản 242 (chi phí trả trước) trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Công ty cho thuê tòa nhà từ tháng 01/01/2024 và trả trước cho bên cho thuê nhà là 2 năm và bên cho thuê đã xuất hóa đơn giá trị 480.000.000 đồng (thuế GTGT 10%: 48.000.000 đồng), tổng tiền thanh toán là 528.000.000 đồng. Vậy, doanh nghiệp sẽ ghi nhận và hạch toán chi phí vào năm 2024 như thế nào?

• Kế toán dựa vào hóa đơn nhận được tiến hành hạch toán như sau:
  • Nợ TK 242: 480.000.000 đồng;
  • Nợ TK 1331: 48.000.000 đồng;
  • Có TK 112: 528.000.000 đồng.
• Hàng tháng kế toán sẽ ghi nhận chi phí trả trước vào chi phí :
  • Nợ TK 642 : 20.000.000 đồng ((480.000.000 / 2) / 12 x 1);
  • Có TK 242: 20.000.000 đồng.

Tổng chi phí ghi nhận vào năm 2021: 20.000.000 x 12 tháng = 240.000.000 đồng.

4.2. Trường hợp doanh nghiệp đang tạm ngưng nguyên năm thì các khoản chi phí trả trước có được tính là chi phí của doanh nghiệp không?

Khi doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động đồng nghĩa là doanh nghiệp không có phát sinh bất cứ chi phí cũng như doanh thu nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, trường hợp có phát sinh sẽ không được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp.

4.3. Chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là những khoản chi đã được thanh toán trong một kỳ kế toán cụ thể nhưng phục vụ cho hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán sau. Đây là các chi phí được ghi nhận trước và sẽ được phân bổ dần vào các kỳ sau để phù hợp với thời gian hưởng lợi.