Quy định về tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi)

Theo quy định tại khoản 1 Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc kế toán của tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) được hướng dẫn như sau:

“Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số dư hiện có, cũng như tình hình tăng và giảm của quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty trong doanh nghiệp. Quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp để phục vụ cho công tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, cũng như đáp ứng nhu cầu phúc lợi công cộng, từ đó cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.

Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải tuân theo chính sách tài chính hiện hành.

Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty cần được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ.

Đối với tài sản cố định được đầu tư và mua sắm từ quỹ phúc lợi, khi hoàn thành và đưa vào sử dụng cho sản xuất kinh doanh, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định và đồng thời tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, giảm quỹ phúc lợi.

Đối với tài sản cố định được đầu tư và mua sắm từ quỹ phúc lợi, khi hoàn thành và phục vụ cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định và kết chuyển từ quỹ phúc lợi (tài khoản 3532) sang quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (tài khoản 3533). Những tài sản cố định này sẽ không được trích khấu hao hàng tháng vào chi phí, mà sẽ được tính hao mòn một lần vào cuối niên độ kế toán để ghi giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định.”

Theo quy định trên, tài khoản 353 được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC để ghi nhận và quản lý quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp. Quỹ này được hình thành từ một phần lợi nhuận sau thuế và được sử dụng để khen thưởng, cải thiện đời sống cho người lao động.

Việc sử dụng quỹ phải tuân thủ chính sách tài chính của doanh nghiệp và được hạch toán chi tiết. Khi doanh nghiệp sử dụng quỹ để đầu tư vào tài sản cố định, cách hạch toán sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng của tài sản đó:

Nếu dùng cho sản xuất, kinh doanh: Giá trị của tài sản sẽ được ghi nhận vào tài sản cố định và vốn chủ sở hữu, đồng thời giảm tương ứng trong quỹ phúc lợi.

Nếu dùng cho văn hóa, phúc lợi: Giá trị của tài sản sẽ được ghi nhận vào tài sản cố định và chuyển sang một quỹ con của quỹ phúc lợi là "quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định". Tài sản này sẽ không được trích khấu hao hàng tháng mà chỉ tính hao mòn vào cuối năm để giảm giá trị của quỹ con này.

2. Cấu trúc và nội dung ghi chép của tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi)

Theo quy định tại khoản 2 Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung ghi chép của tài khoản 353 (quỹ khen thưởng, phúc lợi) được hướng dẫn như sau:

Bên Nợ:

Chi tiêu từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định khi tính hao mòn tài sản cố định, nhượng bán, thanh lý, hoặc phát hiện thiếu sót trong quá trình kiểm kê tài sản cố định.

Đầu tư và mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành nhằm phục vụ nhu cầu văn hóa và phúc lợi.

Cấp quỹ khen thưởng và phúc lợi cho cấp dưới.

Bên Có:

Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế TNDN.

Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp từ cấp trên.

Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định tăng do đầu tư và mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi.

Số dư bên Có: Số quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.

Tài khoản 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi, bao gồm 4 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 3531 - Quỹ khen thưởng: Ghi nhận số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.

Tài khoản 3532 - Quỹ phúc lợi: Ghi nhận số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.

Tài khoản 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định: Ghi nhận số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp.

Tài khoản 3534 - Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Ghi nhận số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

3. Khoản tiền thưởng, phúc lợi có được tính thuế thu nhập cá nhân hay không?

Tại điểm e Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

“Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế
Theo Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân và Điều 3 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công
...
e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc hiện vật dưới mọi hình thức, bao gồm cả thưởng bằng chứng khoán, trừ những khoản tiền thưởng sau đây:

e.1) Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu được Nhà nước phong tặng, bao gồm tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua và các hình thức khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng, cụ thể:

e.1.1) Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua như Chiến sĩ thi đua toàn quốc; Chiến sĩ thi đua cấp Bộ, ngành, đoàn thể Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chiến sĩ thi đua cơ sở; Lao động tiên tiến; Chiến sĩ tiên tiến.

e.1.2) Tiền thưởng kèm theo các hình thức khen thưởng.

e.1.3) Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu do Nhà nước phong tặng.

e.1.4) Tiền thưởng kèm theo các giải thưởng do các Hội, tổ chức thuộc các Tổ chức chính trị, Tổ chức chính trị - xã hội, Tổ chức xã hội, và Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của Trung ương và địa phương trao tặng, phù hợp với điều lệ của tổ chức và quy định của Luật Thi đua, Khen thưởng.

e.1.5) Tiền thưởng kèm theo Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước.

e.1.6) Tiền thưởng kèm theo Kỷ niệm chương và Huy hiệu.

e.1.7) Tiền thưởng kèm theo Bằng khen và Giấy khen.

Thẩm quyền quyết định khen thưởng và mức tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng nêu trên phải tuân thủ quy định của Luật Thi đua khen thưởng.

e.2) Tiền thưởng kèm theo các giải thưởng quốc gia, giải thưởng quốc tế được Nhà nước Việt Nam thừa nhận.

e.3) Tiền thưởng cho các cải tiến kỹ thuật, sáng chế, phát minh được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền công nhận.

e.4) Tiền thưởng cho việc phát hiện và khai báo hành vi vi phạm pháp luật với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.”

Như vậy, chỉ những khoản tiền thưởng được quy định tại điểm e Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC nêu trên mới không bị tính thuế thu nhập cá nhân. Các khoản tiền thưởng khác cho người lao động vẫn phải chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Có giới hạn nào cho việc trích lập tài khoản 353 không?

Việc trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi phải tuân theo quy định của doanh nghiệp và các quy định pháp luật liên quan đến phân phối lợi nhuận sau thuế. Thông tư 200 không quy định mức giới hạn cụ thể, nhưng doanh nghiệp phải có chính sách rõ ràng và công khai.

4.2. Quỹ khen thưởng, phúc lợi có thể được sử dụng để chi thưởng cho thành viên Hội đồng quản trị không?

Thông thường, quỹ khen thưởng được dành cho người lao động. Việc chi thưởng cho thành viên Hội đồng quản trị cần tuân thủ điều lệ của doanh nghiệp và các quy định về phân phối lợi nhuận, không trực tiếp lấy từ quỹ 353 nếu không có quy định rõ ràng.

4.3. Có cần báo cáo riêng về quỹ khen thưởng, phúc lợi không?

Các doanh nghiệp cần theo dõi và báo cáo riêng từng loại quỹ để đảm bảo minh bạch. Việc này cũng hỗ trợ trong công tác kiểm toán, quyết toán lợi nhuận sau thuế và phân phối quỹ.

4.4. Có thể sử dụng quỹ 353 vào hoạt động sản xuất kinh doanh không?

Không nên. Quỹ khen thưởng, phúc lợi chỉ được sử dụng vào mục đích khen thưởng và phúc lợi cho người lao động, không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư tài chính của doanh nghiệp.