Xin bản sao giấy khai sinh mất bao lâu mới nhất 2025?

1. Xin bản sao giấy khai sinh mất bao lâu

Thời gian xin cấp bản sao giấy khai sinh vào năm 2025 phụ thuộc vào phương thức nộp hồ sơ và tình trạng lưu trữ thông tin tại cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể:

1.1 Thời gian cấp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch

• Nếu thông tin khai sinh đã được số hóa: Trong ngày làm việc.
• Nếu cần xác minh hoặc sổ hộ tịch không được số hóa: Không quá 3 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ.

1.2 Thời gian cấp khi nộp hồ sơ trực tuyến

• Nhận kết quả online (file PDF): Có thể tải về trong 1-3 ngày làm việc sau khi được duyệt.
• Nhận kết quả qua bưu điện: Phụ thuộc vào thời gian giao nhận, thường từ 3-7 ngày làm việc

2. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh

2.1 Đối tượng được yêu cầu cấp bản sao giấy tờ khai sinh

Người được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sổ gốc phải đáp ứng điều kiện tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tức là bao gồm các đối tượng sau:

• Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

2.2 Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).
• Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý:

- Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định;

- Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

2.3 Trình tự tiến hành thủ tục xin cấp giấy khai sinh bản sao trực tiếp

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người có nhu cầu cấp bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị hồ sơ để xin cấp bản sao giấy khai sinh. Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc được quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
• Bước 2: Nộp hồ sơ
  • Sau khi hoàn tất hồ sơ và cung cấp đầy đủ những giấy tờ liên quan, người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền về quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cụ thể là tại Ủy ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn nơi đăng ký thường trú.
  • Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao khai sinh từ bản gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
• Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
  • Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông tin ghi trong Tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.
  • Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và ghi rõ nội dung bản sao khai sinh theo đúng nội dung đã ghi nhận trong sổ gốc. Sau đó sẽ báo cáo lên Thủ trưởng cơ quan quản lý về cơ sở dữ liệu hộ tịch và ký xác nhận về việc cấp trích lục cho người yêu cầu.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ theo quy định cho người đến nộp. Sau khi được hướng dẫn mà vẫn không được hoàn thiện, bổ sung đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và việc từ chối này phải được thể hiện qua văn bản và ghi rõ lý do từ chối.

2.4. Trình tự tiến hành thủ tục xin cấp giấy khai sinh bản sao online

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công quốc gia

Địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

Bước 2: Đăng nhập cổng dịch vụ công quốc gia

Nếu chưa có tài khoản thì đăng ký theo hướng dẫn sau đó đăng nhập.

Bước 3: Tìm kiếm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trên thanh tìm kiếm

Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

Bước 5: Điền thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên hồ sơ

Mẫu tờ khai có sẵn để tải

Bước 6: Rà soát lại thông tin và nộp hồ sơ.

3. Bản sao Giấy khai sinh có giá trị pháp lý như bản gốc không?

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực cụ thể như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Lưu ý: Bản sao Giấy khai sinh khi photo phải được chứng thực từ bản gốc thì mới có giá trị.

4. Xin cấp bản sao Giấy khai sinh thì phải khai báo những thông tin nào?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP trên thì người xin cấp bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm:

• Tên giấy tờ hộ tịch;
• Số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin này thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Cụ thể, Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP như sau:

Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

2. Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu tại Khoản 1

Điều này, thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Ví dụ:

• Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.
• Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.
• Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

5. Không có bản sao Giấy khai sinh thì đăng ký lại khai sinh được không?

Không có bản sao Giấy khai sinh thì vẫn được đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, căn cứ khoản 5 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Thủ tục đăng ký lại khai sinh

...

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này.

Vì vậy, có thể đăng ký lại khai sinh nếu:

• Không còn lưu trữ sổ hộ tịch gốc (cả bản chính lẫn bản sao).
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin, giấy tờ chứng minh về nhân thân (nếu có).
• Nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh (theo mẫu).
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh về nhân thân:
• Bản sao sổ hộ khẩu, CCCD/CMND, hoặc Hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con (nếu có).
• Giấy tờ khác liên quan (nếu có).

Thời gian giải quyết: Không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Nếu không có đủ giấy tờ, cơ quan hộ tịch có thể hướng dẫn thực hiện xác minh bổ sung trước khi quyết định cấp lại Giấy khai sinh.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Bản sao Giấy khai sinh là gì?

Bản sao Giấy khai sinh là tài liệu được cấp từ Sổ hộ tịch hoặc chứng thực từ bản chính Giấy khai sinh, có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch dân sự và hành chính.

6.2 . Nếu sổ hộ tịch bị mất, phải làm thế nào?

Trong trường hợp Sổ hộ tịch không còn lưu trữ thông tin, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Thủ tục này áp dụng khi cả Giấy khai sinh bản chính lẫn bản sao không còn.

6.3. Điều kiện để đăng ký lại khai sinh là gì?

• Không còn lưu trữ được thông tin khai sinh trong Sổ hộ tịch.
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin cơ bản và giấy tờ liên quan đến nhân thân (như CCCD, giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con).

6.4. Có phải xác minh khi đăng ký lại khai sinh không?

Có thể. Cơ quan hộ tịch sẽ tiến hành xác minh nếu hồ sơ không đủ cơ sở chứng minh thông tin nhân thân. Quá trình này đảm bảo thông tin đăng ký lại là chính xác.

6.5. Đăng ký lại khai sinh có phải làm ở nơi đăng ký ban đầu không?

Không bắt buộc. Bạn có thể đăng ký lại tại UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.

6.6 Có thể ủy quyền người khác đi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

Có. Bạn cần cung cấp giấy ủy quyền hợp pháp, kèm giấy tờ tùy thân của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.

6.7 Phải làm gì nếu thông tin trên Giấy khai sinh cũ bị sai sót?

Bạn cần thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú hiện tại.

6.8. Có lệ phí khi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

• Xin bản sao Giấy khai sinh: Thường có phí (theo quy định địa phương).
• Đăng ký lại khai sinh: Thường miễn phí, nhưng có thể mất phí nếu cần bản sao hoặc sao y.