Xin cấp bản sao giấy khai sinh online mới nhất 2025?

1. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh online

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công quốc gia

Địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

Bước 2: Đăng nhập cổng dịch vụ công quốc gia

Nếu chưa có tài khoản thì đăng ký theo hướng dẫn sau đó đăng nhập.

Bước 3: Tìm kiếm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trên thanh tìm kiếm

Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

Bước 5: Điền thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên hồ sơ

Mẫu tờ khai có sẵn để tải

Bước 6: Rà soát lại thông tin và nộp hồ sơ.

2. Thời gian cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến là khi nào?

Hồ sơ được xử lý trong ngày làm việc nếu thông tin đăng ký khai sinh đã được số hóa và lưu trữ đầy đủ trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Căn cứ Điều 64 Luật hộ tịch 2014 quy định về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

Điều 64. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Theo đó, ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Trên thực tế, tùy thuộc vào số lượng hồ sơ phải giải quyết, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể sẽ xử lý yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến của công dân trong vài ngày.

3. Bản sao Giấy khai sinh có giá trị pháp lý như bản gốc không?

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực cụ thể như sau:

Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Lưu ý: Bản sao Giấy khai sinh khi photo phải được chứng thực từ bản gốc thì mới có giá trị.

4. Xin cấp bản sao Giấy khai sinh thì phải khai báo những thông tin nào?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP trên thì người xin cấp bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm:

• Tên giấy tờ hộ tịch;
• Số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin này thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Cụ thể, Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP như sau:

Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

2. Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu tại Khoản 1

Điều này, thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Ví dụ:

• Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.
• Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.
• Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

5. Không có bản sao Giấy khai sinh thì đăng ký lại khai sinh được không?

Không có bản sao Giấy khai sinh thì vẫn được đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, căn cứ khoản 5 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Thủ tục đăng ký lại khai sinh

...

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này.

Vì vậy, có thể đăng ký lại khai sinh nếu:

• Không còn lưu trữ sổ hộ tịch gốc (cả bản chính lẫn bản sao).
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin, giấy tờ chứng minh về nhân thân (nếu có).
• Nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh (theo mẫu).
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh về nhân thân:
• Bản sao sổ hộ khẩu, CCCD/CMND, hoặc Hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con (nếu có).
• Giấy tờ khác liên quan (nếu có).

Thời gian giải quyết: Không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Nếu không có đủ giấy tờ, cơ quan hộ tịch có thể hướng dẫn thực hiện xác minh bổ sung trước khi quyết định cấp lại Giấy khai sinh.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Nếu sổ hộ tịch bị mất, phải làm thế nào?

Trong trường hợp Sổ hộ tịch không còn lưu trữ thông tin, bạn cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Thủ tục này áp dụng khi cả Giấy khai sinh bản chính lẫn bản sao không còn.

6.2 Điều kiện để đăng ký lại khai sinh là gì?

• Không còn lưu trữ được thông tin khai sinh trong Sổ hộ tịch.
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin cơ bản và giấy tờ liên quan đến nhân thân (như CCCD, giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con).

6.3 Có thể ủy quyền người khác đi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

Có. Bạn cần cung cấp giấy ủy quyền hợp pháp, kèm giấy tờ tùy thân của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.

6.4 Phải làm gì nếu thông tin trên Giấy khai sinh cũ bị sai sót?

Bạn cần thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch tại UBND nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú hiện tại.