Làm bản sao giấy khai sinh như thế nào mới nhất 2025?

1. Làm bản sao giấy khai sinh như thế nào?

1.1 Đối tượng được yêu cầu cấp bản sao giấy tờ khai sinh

Người được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sổ gốc phải đáp ứng điều kiện tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tức là bao gồm các đối tượng sau:

• Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

1.2 Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).
• Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý:

- Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định;

- Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

1.3 Trình tự tiến hành thủ tục xin cấp giấy khai sinh bản sao trực tiếp

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người có nhu cầu cấp bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị hồ sơ để xin cấp bản sao giấy khai sinh. Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc được quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
• Bước 2: Nộp hồ sơ
  • Sau khi hoàn tất hồ sơ và cung cấp đầy đủ những giấy tờ liên quan, người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền về quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cụ thể là tại Ủy ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn nơi đăng ký thường trú.
  • Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao khai sinh từ bản gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
• Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
  • Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông tin ghi trong Tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.
  • Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và ghi rõ nội dung bản sao khai sinh theo đúng nội dung đã ghi nhận trong sổ gốc. Sau đó sẽ báo cáo lên Thủ trưởng cơ quan quản lý về cơ sở dữ liệu hộ tịch và ký xác nhận về việc cấp trích lục cho người yêu cầu.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ theo quy định cho người đến nộp. Sau khi được hướng dẫn mà vẫn không được hoàn thiện, bổ sung đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và việc từ chối này phải được thể hiện qua văn bản và ghi rõ lý do từ chối.

1.4. Trình tự tiến hành thủ tục xin cấp giấy khai sinh bản sao online

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công quốc gia

Địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

Bước 2: Đăng nhập cổng dịch vụ công quốc gia

Nếu chưa có tài khoản thì đăng ký theo hướng dẫn sau đó đăng nhập.

Bước 3: Tìm kiếm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trên thanh tìm kiếm

Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

Bước 5: Điền thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên hồ sơ

Mẫu tờ khai có sẵn để tải

Bước 6: Rà soát lại thông tin và nộp hồ sơ.

2. Làm bản sao khai sinh mất bao lâu?

Thời gian làm bản sao giấy khai sinh vào năm 2025 phụ thuộc vào nơi bạn nộp hồ sơ và cách thực hiện. Theo quy định hiện hành:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch:
  • Thời gian xử lý thường là trong ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và sổ hộ tịch có sẵn thông tin.
  • Trường hợp phức tạp, có thể kéo dài nhưng không quá 3 ngày làm việc.
• Nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến: Thời gian xử lý có thể tương đương, nhưng cần thêm thời gian để chuyển phát hồ sơ qua đường bưu điện nếu bạn yêu cầu nhận kết quả tại nhà.

3. Không có bản sao Giấy khai sinh thì đăng ký lại khai sinh được không?

Không có bản sao Giấy khai sinh thì vẫn được đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, căn cứ khoản 5 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Thủ tục đăng ký lại khai sinh

...

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này.

Vì vậy, có thể đăng ký lại khai sinh nếu:

• Không còn lưu trữ sổ hộ tịch gốc (cả bản chính lẫn bản sao).
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin, giấy tờ chứng minh về nhân thân (nếu có).
• Nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh (theo mẫu).
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh về nhân thân:
• Bản sao sổ hộ khẩu, CCCD/CMND, hoặc Hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con (nếu có).
• Giấy tờ khác liên quan (nếu có).

Thời gian giải quyết: Không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Nếu không có đủ giấy tờ, cơ quan hộ tịch có thể hướng dẫn thực hiện xác minh bổ sung trước khi quyết định cấp lại Giấy khai sinh.

4. Giấy khai sinh có giá trị pháp lý thế nào?

Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh được quy định cụ thể tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

• Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
• Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
• Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

5.Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu được quy định sẵn.
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục).
• Sổ hộ khẩu của chủ thể là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và các chủ thể muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, các chủ thể đó cũng sẽ cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá thực tế sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện các chủ thể đó lựa chọn sử dụng.

Lưu ý:

- Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định;

- Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Đối tượng được yêu cầu cấp bản sao giấy tờ khai sinh

Người được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sổ gốc phải đáp ứng điều kiện tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tức là bao gồm các đối tượng sau:

• Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

6.2 Có phải xác minh khi đăng ký lại khai sinh không?

Có thể. Cơ quan hộ tịch sẽ tiến hành xác minh nếu hồ sơ không đủ cơ sở chứng minh thông tin nhân thân. Quá trình này đảm bảo thông tin đăng ký lại là chính xác.

6.3 Đăng ký lại khai sinh có phải làm ở nơi đăng ký ban đầu không?

Không bắt buộc. Bạn có thể đăng ký lại tại UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.

6.4 Có thể ủy quyền người khác đi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

Có. Bạn cần cung cấp giấy ủy quyền hợp pháp, kèm giấy tờ tùy thân của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.