Làm lại bản sao giấy khai sinh cần những gì mới nhất 2025?

1. Làm lại bản sao giấy khai sinh cần những gì?

Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thành phần hồ sơ cấp bản sao giấy khai sinh hay bản sao trích lục khai sinh bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh trực tiếp

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người có nhu cầu cấp bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị hồ sơ để xin cấp bản sao giấy khai sinh. Hồ sơ để cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc được quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
• Bước 2: Nộp hồ sơ
  • Sau khi hoàn tất hồ sơ và cung cấp đầy đủ những giấy tờ liên quan, người có yêu cầu xin cấp trích lục giấy khai sinh sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền về quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cụ thể là tại Ủy ban nhân dân cấp xã/ phường/ thị trấn nơi đăng ký thường trú.
  • Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao khai sinh từ bản gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
• Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
  • Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các thông tin ghi trong Tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.
  • Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và ghi rõ nội dung bản sao khai sinh theo đúng nội dung đã ghi nhận trong sổ gốc. Sau đó sẽ báo cáo lên Thủ trưởng cơ quan quản lý về cơ sở dữ liệu hộ tịch và ký xác nhận về việc cấp trích lục cho người yêu cầu.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ theo quy định cho người đến nộp. Sau khi được hướng dẫn mà vẫn không được hoàn thiện, bổ sung đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ và việc từ chối này phải được thể hiện qua văn bản và ghi rõ lý do từ chối.

3. Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh trực tuyến (online)

Hiện nay, người dân đã có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh ngay tại nhà thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh trực tuyến được thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập website của Cổng dịch vụ công trực tuyến

• Truy cập vào website của Cổng dịch vụ công trực tuyến. Link: https://dichvucong.gov.vn.

• Đăng nhập tài khoản hoặc đăng ký mới nếu chưa có tài khoản

Bước 2: Tìm kiếm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trên thanh tìm kiếm

Bước 3: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

Bước 4: Điền thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên hồ sơ

Mẫu tờ khai có sẵn để tải

Bước 6: Rà soát lại thông tin và nộp hồ sơ.

Bước 7: Nộp lệ phí

• Nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
• Phí: 8.000 đồng/bản sao

Bước 8: Tiếp nhận hồ sơ

• Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, bạn sẽ được nhận Phiếu hẹn trả kết quả qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký
• Nếu không giải quyết được ngay, bạn sẽ được nhận Phiếu xin lỗi và giấy hẹn lại có ngày giờ cụ thể.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho bạn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, trong thông báo sẽ có nêu rõ cần bổ sung giấy tờ gì.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đúng quy định, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua email hoặc số điện thoại di động đã đăng ký.

Bước 9: Nhận kết quả

Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

• Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó
• Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin
• Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính
• Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch

4. Xin cấp bản sao Giấy khai sinh thì phải khai báo những thông tin nào?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP trên thì người xin cấp bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm:

• Tên giấy tờ hộ tịch;
• Số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin này thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Cụ thể, Điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP như sau:

Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.

2. Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin nêu tại Khoản 1

Điều này, thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

Ví dụ:

• Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.
• Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.
• Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

5. Không có bản sao Giấy khai sinh thì đăng ký lại khai sinh được không?

Không có bản sao Giấy khai sinh thì vẫn được đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, căn cứ khoản 5 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh như sau:

Thủ tục đăng ký lại khai sinh

...

4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.

5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này.

Vì vậy, có thể đăng ký lại khai sinh nếu:

• Không còn lưu trữ sổ hộ tịch gốc (cả bản chính lẫn bản sao).
• Người yêu cầu cung cấp đủ thông tin, giấy tờ chứng minh về nhân thân (nếu có).
• Nếu hồ sơ, giấy tờ cá nhân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh (theo mẫu).
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh về nhân thân:
• Bản sao sổ hộ khẩu, CCCD/CMND, hoặc Hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con (nếu có).
• Giấy tờ khác liên quan (nếu có).

Thời gian giải quyết: Không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Nếu không có đủ giấy tờ, cơ quan hộ tịch có thể hướng dẫn thực hiện xác minh bổ sung trước khi quyết định cấp lại Giấy khai sinh.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Đối tượng được yêu cầu cấp bản sao giấy tờ khai sinh

Người được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh sổ gốc phải đáp ứng điều kiện tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tức là bao gồm các đối tượng sau:

• Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính
• Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

6.2 Có lệ phí khi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

• Xin bản sao Giấy khai sinh: Thường có phí (theo quy định địa phương).
• Đăng ký lại khai sinh: Thường miễn phí, nhưng có thể mất phí nếu cần bản sao hoặc sao y.

6.3 Đăng ký lại khai sinh có phải làm ở nơi đăng ký ban đầu không?

Không bắt buộc. Bạn có thể đăng ký lại tại UBND cấp xã nơi cư trú hiện tại hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.

6.4 Có thể ủy quyền người khác đi xin bản sao hoặc đăng ký lại khai sinh không?

Có. Bạn cần cung cấp giấy ủy quyền hợp pháp, kèm giấy tờ tùy thân của cả người ủy quyền và người được ủy quyền.