Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản xử phạt vi phạm hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

Theo Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 118/2021/NĐ-CP, theo đó quy định về mẫu Biên bản vi phạm hành chính như sau:

2. Các trường hợp xử lý vi phạm hành chính có lập biên bản?

Căn cứ vào quy định tại Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, theo đó việc xử phạt hành chính có lập biên bản được áp dụng với các hành vi sau:

“Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính

1. Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không thuộc trường hợp quy định tại đoạn 1 khoản 1 Điều 56 của Luật này.

2. Việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”

Như vậy, các hành vi trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản theo quy định.

3. Những nội dung cơ bản của biên bản vi phạm hành chính

Biên bản vi phạm hành chính phải bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

• Ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản;
• Họ và tên, chức vụ người lập biên bản;
• Thông tin về cá nhân, tổ chức vi phạm và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan;
• Giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm;
• Mô tả cụ thể, đầy đủ vụ việc, hành vi vi phạm;
• Biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính;
• Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm (đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền);
• Lời khai của người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại (nếu có); ý kiến của cha mẹ hoặc của người giám hộ trong trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính (nếu có);
• Quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm, cơ quan của người có thẩm quyền tiếp nhận giải trình; trường hợp cá nhân, tổ chức không yêu cầu giải trình, thì phải ghi rõ ý kiến vào biên bản;
• Thời gian, địa điểm người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm phải có mặt để giải quyết vụ việc;
• Họ và tên người nhận, thời gian nhận biên bản trong trường hợp biên bản được giao trực tiếp.

4. Ai có quyền lập biên bản vi phạm hành chính?

• Căn cứ khoản 1 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi bởi Luật Xử lý vi phạm hành chính 2020) quy định thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính như sau:
• Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản quy định tại khoản 1 Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012.
• Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.
• Cụ thể hơn tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 118/2021/NĐ-CP có quy định rõ người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính gồm:
  • Người có thẩm quyền xử phạt, công chức, viên chức.
  • Người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân.
  • Người làm công tác cơ yếu đang thi hành công vụ, nhiệm vụ.
  • Người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản.
• Các chức danh có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính được quy định cụ thể tại các nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước.

5. Biên bản vi phạm hành chính lập tại đâu?

Căn cứ vào quy định về lập biên bản vi phạm hành chính theo Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi 2020) như sau:

• Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản quy định tại khoản 1 Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012.
• Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.
• Biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính. Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

6. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính được quy định ra sao?

Căn cứ vào quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định:

“2. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:

a) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

b) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

c) Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;

d) Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;

đ) Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.”

“2. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:

a) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

b) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

c) Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan;

d) Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga;

đ) Trường hợp một vụ việc có nhiều hành vi vi phạm hành chính khác nhau, trong đó có hành vi được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan, thì biên bản vi phạm hành chính được lập đối với các hành vi trong vụ việc đó trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được đầy đủ kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm và xác minh tình tiết liên quan.”

Theo đó, biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính.

Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính.

7. Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính gồm những văn bản nào?

Căn cứ vào quy định tại các khoản 14, 15 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì hồ sơ được hiểu là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hoạt động lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Bên cạnh đó, theo Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì người có thẩm quyền xử phạt phải lập hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp có lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, khi hành vi vi phạm bị lập biên bản xử phạt vi phạm hành chính thì phải lập hồ sơ xử phạt. Và hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính sẽ bao gồm: Biên bản vi phạm hành chính; Quyết định xử phạt hành chính; Các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

Trong đó, các tài liệu khác có thể là:

• Biên bản làm việc:
  • Loại tài liệu này được quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP ngày 23 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính. Theo đó, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, khi thuộc một trong hai trường hợp dưới đây thì sẽ phải lập biên bản làm việc thay cho biên bản vi phạm hành chính, cụ thể:
  • Trong trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.
  • Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.
• Biên bản giải trình:
  • Theo Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, sửa đổi bổ sung năm 2020 thì việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.
• Biên bản xác minh tình tiết vi phạm hành chính:
  • Theo khoản 6 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 được sửa đổi, bổ sung năm 2020 thì trong trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định pháp luật thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 59 của Luật này để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.
  • Theo Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính hiện hành thì khi xem xét ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết sau đây: Có hay không có vi phạm hành chính; Cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính, lỗi, nhân thân của cá nhân vi phạm hành chính; Tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; Tính chất, mức độ thiệt hại do vi phạm hành chính gây ra; Trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 65 của Luật Xử lý vi phạm hành chính; Tình tiết khác có ý nghĩa đối với việc xem xét, quyết định xử phạt.
  • Trong quá trình xem xét, ra quyết định xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt có thể trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định được thực hiện theo quy định của pháp luật về giám định.

Như vậy, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính bắt buộc phải có biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan ở đây gồm: Biên bản bàn giao biên bản vi phạm hành chính, biên bản bàn giao quyết định xử phạt hành chính, quyết định cưỡng chế, biên bản bàn giao quyết định cưỡng chế, biên bản làm việc, biên bản xác minh tình tiết vi phạm, biên bản bàn giao biên bản xác minh…

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1. Lập biên bản vi phạm hành chính trong bao lâu?

Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính: Nghị định 118/2021/NĐ-CP đã quy định cụ thể thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính là 02 ngày làm việc, kể từ khi phạt hiện hành vi vi phạm hành chính.

8.2. Khi nào thì được coi là chưa bị xử phạt hành chính?

Cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính, nếu trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt cảnh cáo hoặc 01 năm, kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt hành chính khác mà không tái phạm thì được coi là chưa bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

8.3. Bao lâu thì có quyết định xử phạt vi phạm giao thông?

Thông thường đối với những trường hợp bị xử phạt vi phạm giao thông thì thời hạn ra quyết định xử phạt là 07 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính. Trong thời hạn này, người có thẩm quyền xử phạt như là CSGT sẽ ra quyết định xử phạt.

8.4. Lập biên bản vi phạm hành chính ở đâu?

Biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính. Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

8.5. Thời hiệu xử lý vi phạm hành chính là bao lâu?

Thời hiệu thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính là 01 năm, kể từ ngày ra quyết định, quá thời hạn này thì không thi hành quyết định đó nữa, trừ trường hợp quyết định xử phạt có áp dụng hình thức xử phạt tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, biện pháp khắc phục hậu quả thì vẫn phải tịch thu tang vật, phương tiện, áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức bị xử phạt cố tình trốn tránh, trì hoãn thì thời hiệu nói trên được tính kể từ thời điểm chấm dứt hành vi trốn tránh, trì hoãn.