Sơ đồ thể thức văn bản hành chính chuẩn quy định mới nhất 2025

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Văn bản của Đảng gồm những loại văn bản nào?

Danh sách các văn bản của Đảng theo Điều 4 Mục II Quy định 66/QĐ/TW ngày 06/02/2017:

• Cương lĩnh chính trị
• Điều lệ Đảng
• Chiến lược
• Nghị quyết
• Quyết định
• Chỉ thị
• Kết luận
• Quy chế
• Quy định
• Thông tri
• Hướng dẫn
• Thông báo
• Thông cáo
• Tuyên bố
• Lời kêu gọi
• Báo cáo
• Kế hoạch
• Quy hoạch
• Chương trình
• Đề án
• Phương án
• Dự án
• Tờ trình
• Công văn
• Biên bản

4.2. Thẩm quyền sao văn bản hành chính thuộc về ai?

Thẩm quyền sao văn bản hành chính theo Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
• Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

4.3. Hiệu lực của văn bản hành chính có từ thời điểm nào?

Thông thường, các văn bản hành chính có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký ban hành, trừ trường hợp trong văn bản có quy định một thời điểm khác. Nghĩa là, nếu trong văn bản đã ghi rõ “hiệu lực kể từ ngày...” thì sẽ theo đúng ngày đó. Nếu không ghi, mặc định là có hiệu lực ngay từ ngày ký.

Về thời điểm hết hiệu lực, nếu văn bản không quy định cụ thể, thì thời điểm hết hiệu lực được xác định là khi nội dung công việc liên quan đã được hoàn thành hoặc nhiệm vụ trong văn bản đã thực hiện xong.

Như vậy, có thể hiểu rằng:

• Thời điểm bắt đầu có hiệu lực: Ngày ký ban hành hoặc ngày được quy định trong văn bản.
• Thời điểm hết hiệu lực: Là ngày hoàn thành nội dung công việc mà văn bản đề ra, nếu không có quy định cụ thể khác.

4.4. Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm những phần nào?

Văn bản hành chính thường có cấu trúc gồm các phần chính: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan ban hành; (3) Số và ký hiệu văn bản; (4) Địa danh và ngày tháng ban hành; (5) Tên văn bản và trích yếu nội dung; (6) Phần nội dung cụ thể; (7) Phần ký tên, ghi chức vụ và đóng dấu. Một số văn bản có thể kèm theo phụ lục hoặc nơi nhận ở cuối.

4.5. Công văn dùng để làm gì?

Công văn là loại văn bản dùng để liên lạc chính thức giữa các cơ quan, tổ chức. Nó được sử dụng để chỉ đạo, đề nghị, đôn đốc, giải thích hoặc trả lời các vấn đề phát sinh trong quá trình công tác. Công văn phải thể hiện rõ nội dung, yêu cầu và đối tượng tiếp nhận.

4.6. Quyết định là gì và khi nào ban hành?

Quyết định là văn bản thể hiện ý chí của người có thẩm quyền nhằm giải quyết công việc cụ thể, đưa ra quy định có tính bắt buộc thực hiện đối với một hoặc nhiều đối tượng. Quyết định thường được ban hành khi cần giải quyết vấn đề quan trọng như bổ nhiệm nhân sự, khen thưởng, xử lý kỷ luật hoặc ban hành quy chế.

4.7. Biên bản được lập trong trường hợp nào và mục đích ra sao?

Biên bản được lập để ghi chép lại đầy đủ, chính xác các sự kiện, sự việc, cuộc họp, kiểm tra, nghiệm thu, sự cố… Biên bản là căn cứ quan trọng để làm minh chứng và đối chiếu khi cần giải quyết tranh chấp hoặc xác minh sự việc sau này.