Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu? Xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những gì mới nhất 2025
Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu? Xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những gì mới nhất 2025

1. Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu?

Theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có định nghĩa một số thuật ngữ như sau:

  • Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
  • Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Đồng thời, theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực cụ thể như sau:

“Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”

Theo đó, thời hạn sử dụng bản sao giấy khai sinh cho đến hiện nay vẫn chưa có văn bản pháp luật nào quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao giấy khai sinh. Tuy nhiên, từ quy định trên, có thể hiểu bản sao giấy khai sinh không có thời hạn sử dụng và khi đã xuất trình bản sao giấy khai sinh thì không cần phải xuất trình thêm bản chính để đối chiếu trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những gì mới nhất 2025

Theo quy định Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 13 Nghị định 104/2022/NĐ-CP quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

“Quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.

2. Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch; đăng ký khai tử phải nộp bản chính Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại Khoản 1 Điều 34 của Luật Hộ tịch và tại Khoản 2 Điều 4 của Nghị định này; đăng ký kết hôn phải nộp bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Mục 3 Chương III của Nghị định này.

...”

Theo đó, xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau đây:

  • Người yêu cầu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ sau:
    • Hộ chiếu.
    • Chứng minh nhân dân.
    • Thẻ căn cước công dân
    • Hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân.
  • Trong giai đoạn chuyển tiếp, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú.

3. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy khai sinh trực tiếp

Căn cứ vào Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định, cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Như vậy, khi có nhu cầu cần cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh, cá nhân không cần phải về lại nơi cấp Giấy khai sinh cho mình để thực hiện thủ tục này mà chỉ cần đến Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND xã) nơi mình đang cư trú để xin cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh.

Theo đó, thủ tục, trình tự xin cấp trích lục bản sao Giấy khai sinh được quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 như sau:

  • Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
  • Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
  • Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Như vậy, việc xin cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh của chính mình được thực hiện khá đơn giản khi cá nhân có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện (cha, mẹ) gửi tờ khai cho UBND xã, sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì UBND xã sẽ cấp bản sao trích lục hộ tịch ngay trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu không giải quyết được ngay.

Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu? Xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những gì mới nhất 2025
Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu? Xin trích lục bản sao giấy khai sinh cần phải chuẩn bị những gì mới nhất 2025

4. Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy khai sinh trực tuyến

4.1. Thành phần hồ sơ

Theo quy định Điều 64 Luật Hộ tịch và khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thành phần hồ sơ cấp bản sao giấy khai sinh hay bản sao trích lục khai sinh trực tuyến bao gồm:

  • Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh, trích lục hộ tịch;
  • Giấy tờ tùy thân có ảnh còn giá trị sử dụng như Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu;
  • Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

4.2. Hướng dẫn thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công quốc gia

Địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html


Bước 2: Đăng nhập cổng dịch vụ công quốc gia

Nếu chưa có tài khoản thì đăng ký theo hướng dẫn sau đó đăng nhập.

Bước 3: Tìm kiếm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch trên thanh tìm kiếm

Bước 4: Chọn cơ quan giải quyết thủ tục

Bước 5: Điền thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử tương tác và tải lên hồ sơ

Bước 6: Rà soát lại thông tin và nộp hồ sơ.

4.3. Thời gian cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến

Căn cứ vào Điều 64 Luật hộ tịch, ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Trên thực tế, tùy thuộc vào số lượng hồ sơ phải giải quyết, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể sẽ xử lý yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh trực tuyến của công dân trong vài ngày.

4.4. Lệ phí cấp bản sao giấy khai sinh

Lệ phí xin cấp trích lục bản sao giấy khai sinh là 8.000 đồng/bản sao theo Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC.

5. Xin trích lục Giấy khai sinh có phải về nơi đã đăng ký ban đầu không?

Căn cứ vào Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

“Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Và theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, căn cứ vào khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:

“Giải thích từ ngữ

Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục. Bởi vì, cá nhân muốn cấp bản sao trích lục hộ tịch sẽ "không phụ thuộc vào nơi cư trú.

6. Giá trị bản sao trích lục Giấy khai sinh?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc như sau:

“Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch."

Như vậy, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, ví dụ trong trường hợp mang đi công chứng, chứng thực.

7. Bản sao trích lục Giấy khai sinh là gì?

Căn cứ vào khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân.

Theo đó, xin Giấy khai sinh bản sao không phải là xin bản photo của Giấy khai sinh mà là việc thực hiện thủ tục yêu cầu cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao trích lục Giấy khai sinh được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014.

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1. Mất giấy khai sinh trích lục ở đâu?

Để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục. Bởi vì, cá nhân muốn cấp bản sao trích lục hộ tịch sẽ " không phụ thuộc vào nơi cư trú.

8.2. Làm lại giấy khai sinh bản gốc mất bao lâu?

Thời gian làm lại giấy khai sinh khi mất bản gốc là 05 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày.

8.3. Xin trích lục giấy khai sinh mất bao lâu?

Bạn có thể nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hoặc đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Thời gian cấp bản sao trích lục khai sinh là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

8.4. Chỉnh sửa giấy khai sinh cần những giấy tờ gì?

Chỉnh sửa giấy khai sinh cần những giấy tờ sau:

  • Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/ Hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cải chính giấy khai sinh.
  • Đơn xin cải chính Giấy khai sinh theo mẫu.

8.5. Hộ tịch là gì?

Hộ tịch là những sự kiện xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết như: Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử.