Tiền thuê nhà cho nhân viên ở có được tính là chi phí hợp lý và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN?

1. Về chi phí được trừ

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định về các khoản chi phí được khấu trừ và không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp có thể khấu trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Chi phí thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt, thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Về các khoản chi phí không được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó có chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động. Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó quy định rõ khoản chi tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động và khoản chi này có tính chất là tiền lương, tiền công, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, thì khoản chi đó sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Do đó, để tiền thuê nhà mà công ty trả cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, công ty cần đảm bảo các hồ sơ và chứng từ sau đây:

• • Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên.
  • Quy chế và thỏa ước lao động tập thể.
  • Quy chế tài chính của công ty, tập đoàn lao động.
  • Quy chế thưởng phạt do chủ doanh nghiệp, hội đồng quản trị, hoặc giám đốc quy định.
  • Đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan, bao gồm:
• Hợp đồng thuê nhà.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà.
• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho chủ nhà (nếu có).

Bằng cách tuân thủ đầy đủ các yêu cầu này, doanh nghiệp có thể hợp pháp hóa việc khấu trừ chi phí thuê nhà cho nhân viên vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Về thuế TNCN của nhân viên

Theo quy định tại Tiết đ.1 Điểm đ Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC, các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công bao gồm:

• Các khoản lợi ích, dù bằng tiền hay không bằng tiền, ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả, mà người nộp thuế được hưởng dưới bất kỳ hình thức nào. Cụ thể, tiền thuê nhà, điện, nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có) được xem là thu nhập chịu thuế, ngoại trừ các trường hợp:
  • Nhà ở, điện, nước, và dịch vụ kèm theo (nếu có) được miễn thuế đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp.
  • Nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại các khu kinh tế, vùng có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, được cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại đó.
• Nếu cá nhân sử dụng nhà ở tại trụ sở làm việc, thu nhập chịu thuế sẽ được tính dựa trên tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước, và các dịch vụ khác, dựa trên tỷ lệ diện tích cá nhân sử dụng so với diện tích trụ sở làm việc.

Khoản tiền thuê nhà, điện nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do người sử dụng lao động trả thay cho nhân viên sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên theo số thực tế chi trả, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị (chưa bao gồm khoản tiền thuê nhà, điện nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có)).

Cụ thể như sau:

• Khoản tiền thuê nhà mà công ty trả thay cho nhân viên, nếu không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà), sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.
• Phần tiền vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.

3. Thu nhập chịu thuế là gì?

Thu nhập chịu thuế là toàn bộ các khoản thu nhập của cá nhân phát sinh trong kỳ tính thuế, thuộc đối tượng phải nộp thuế theo quy định của pháp luật. Đối với người lao động làm việc trong doanh nghiệp, thu nhập chịu thuế bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất thường xuyên hoặc không thường xuyên (nếu không thuộc diện miễn thuế), tiền thưởng, hoa hồng, tiền làm thêm giờ (vượt mức miễn thuế), và các khoản lợi ích khác bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động trả. Ngoài ra, thu nhập chịu thuế còn có thể đến từ các nguồn khác như: kinh doanh, đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng bất động sản, bản quyền, trúng thưởng, nhận quà tặng hay thừa kế. Đây là cơ sở đầu tiên để tính toán thu nhập tính thuế, từ đó xác định số thuế thu nhập cá nhân mà cá nhân đó phải nộp cho ngân sách nhà nước.

4. Phân biệt thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế

Thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế là 2 thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn nếu không hiểu rõ.

Thu nhập tính thuế là tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân từ tiền công, tiền lương và các khoản thu nhập khác trừ đi các khoản giảm trừ theo quy định.

Từ định nghĩa trên có thể thấy thu nhập chịu thuế là cơ sở để xác định thu nhập tính thuế

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Trong công ty, những khoản thu nhập nào của người lao động được tính là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định mới nhất?

Câu hỏi này nhằm giúp cả người lao động và doanh nghiệp hiểu rõ phạm vi các khoản thu nhập sẽ bị tính thuế. Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế bao gồm: tiền lương, tiền công; thu nhập từ kinh doanh; đầu tư vốn; chuyển nhượng vốn; chuyển nhượng bất động sản; thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại; trúng thưởng; nhận thừa kế và quà tặng… Đối với người lao động làm việc trong công ty, các khoản như lương hàng tháng, tiền làm thêm giờ (vượt mức miễn thuế), thưởng Tết, hoa hồng bán hàng, phụ cấp không được miễn thuế… đều có thể được tính là thu nhập chịu thuế và cần kê khai đầy đủ khi tính thuế TNCN.

5.2. Các khoản hỗ trợ, phụ cấp như tiền ăn giữa ca, điện thoại, xăng xe, nhà ở… công ty trả cho nhân viên có bị tính thuế thu nhập cá nhân không?

Đây là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Theo quy định, một số khoản phúc lợi do doanh nghiệp chi trả có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế, trừ khi có quy định miễn thuế cụ thể. Ví dụ: tiền ăn giữa ca được miễn thuế nếu không vượt quá 730.000 đồng/tháng; tiền điện thoại, xăng xe nếu trả khoán theo quy chế nội bộ có thể được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế; hỗ trợ nhà ở có thể bị tính thuế nếu vượt mức 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền nhà). Việc hiểu rõ từng khoản phụ cấp và điều kiện miễn thuế sẽ giúp doanh nghiệp kê khai đúng và người lao động không bị khấu trừ sai.