Tiền thuê nhà cho nhân viên ở có được tính là chi phí hợp lý và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN?

Trong bối cảnh quản lý chi phí doanh nghiệp và thu nhập cá nhân, câu hỏi về việc liệu tiền thuê nhà cho nhân viên ở có được coi là chi phí hợp lý hay không, và liệu khoản này có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã trở thành một vấn đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp và người lao động. Việc xác định chính xác cách thức xử lý các khoản chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn có tác động trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của người lao động. Bài viết dưới đây sẽ phân tích rõ hơn các quy định pháp lý liên quan và cung cấp cái nhìn toàn diện về vấn đề này.

1. Về chi phí được trừ

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, quy định về các khoản chi phí được khấu trừ và không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp có thể khấu trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Chi phí thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt, thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Về các khoản chi phí không được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó có chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động. Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó quy định rõ khoản chi tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động và khoản chi này có tính chất là tiền lương, tiền công, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, thì khoản chi đó sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Do đó, để tiền thuê nhà mà công ty trả cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ, công ty cần đảm bảo các hồ sơ và chứng từ sau đây:

- Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên.

- Quy chế và thỏa ước lao động tập thể.

- Quy chế tài chính của công ty, tập đoàn lao động.

- Quy chế thưởng phạt do chủ doanh nghiệp, hội đồng quản trị, hoặc giám đốc quy định.

- Đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan, bao gồm:

+ Hợp đồng thuê nhà.

+ Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà.

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho chủ nhà (nếu có).

Bằng cách tuân thủ đầy đủ các yêu cầu này, doanh nghiệp có thể hợp pháp hóa việc khấu trừ chi phí thuê nhà cho nhân viên vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Về thuế TNCN của nhân viên

Theo quy định tại Tiết đ.1 Điểm đ Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC, các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công bao gồm:

- Các khoản lợi ích, dù bằng tiền hay không bằng tiền, ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động chi trả, mà người nộp thuế được hưởng dưới bất kỳ hình thức nào. Cụ thể, tiền thuê nhà, điện, nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có) được xem là thu nhập chịu thuế, ngoại trừ các trường hợp:

+ Nhà ở, điện, nước, và dịch vụ kèm theo (nếu có) được miễn thuế đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp.

+ Nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại các khu kinh tế, vùng có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, được cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại đó.

- Nếu cá nhân sử dụng nhà ở tại trụ sở làm việc, thu nhập chịu thuế sẽ được tính dựa trên tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước, và các dịch vụ khác, dựa trên tỷ lệ diện tích cá nhân sử dụng so với diện tích trụ sở làm việc.

Khoản tiền thuê nhà, điện nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do người sử dụng lao động trả thay cho nhân viên sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên theo số thực tế chi trả, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị (chưa bao gồm khoản tiền thuê nhà, điện nước, và các dịch vụ kèm theo (nếu có)).

Cụ thể như sau:

- Khoản tiền thuê nhà mà công ty trả thay cho nhân viên, nếu không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà), sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.

- Phần tiền vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.