Lập hóa đơn xuất sai thời điểm thì có được đưa vào chi phí hợp lý được trừ không mới nhất 2025?

1. Lập hóa đơn xuất sai thời điểm thì có được đưa vào chi phí hợp lý được trừ không mới nhất 2025?

Hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

..."

Ngoài ra, Công văn 2866/CT-TTHT năm 2019 về tính vào chi phí được trừ với hóa đơn xuất sai thời điểm do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành cũng đề cập rõ:

"- Trường hợp Công ty mua hàng hóa, dịch vụ mà bên bán lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; đúng thực tế; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ; Công ty có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên) thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên.

Trường hợp qua xác minh nếu cơ quan thuế phát hiện Công ty không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên thì Công ty không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn này.

- Đối với bên bán hàng hóa, dịch vụ: Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bị xử phạt vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC

Do đó, đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Mặt khác bên bán sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau.

2. Quy trình xử lý khi xuất hoá đơn sai thời điểm

Quy định về quy trình xử lý hóa đơn sai sót được trình bày trong Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), cụ thể như sau:

"1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký sốgửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

...

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theoMẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định nàyđể người bán kiểm tra sai sót.

...

4. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu."

Tóm lại, quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được như sau:

3. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT không?

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

"a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt."

Như vậy, trường hợp các hoá đơn dịch vụ GTGT xuất sai thời điểm nhưng vẫn đủ điều kiện được khấu trừ theo quy định thì vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT. Điều kiện được khấu trừ bao gồm hhoá đơn giao dịch có thật, hoá đơn được xử lý đúng quy định, hoá đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của người mua và hoá đơn đúng mẫu. Tuy nhiên, doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm thì vẫn sẽ bị xử phạt vi phạm theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Ví dụ: Công ty A (người bán) cung cấp hàng hóa cho Công ty B (người mua) vào ngày 15/02/2025. Tuy nhiên, Công ty A lại xuất hóa đơn cho Công ty B vào ngày 01/03/2025 (sai thời điểm vì phải xuất vào ngày 15/02/2025). Khi đó, Công ty A phát hiện sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh đúng thời điểm (15/02/2025). Đồng thời, công ty A thông báo với Cơ quan Thuế và gửi hóa đơn điều chỉnh cho Công ty B. Do đó, khi công ty B sử dụng hóa đơn điều chỉnh này để kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào, Công ty B vẫn được khấu trừ thuế GTGT do đảm bảo điều kiện quy định pháp luật cho phép.

4. Thời hiệu xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định như thế nào?

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế như sau

"a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:

Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.

Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

c) Hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn đang được thực hiện là các hành vi quy định tại khoản 4 Điều 21; điểm b khoản 2 và khoản 3 Điều 23; khoản 2, khoản 5 Điều 24; điểm b khoản 3 Điều 25; điểm b khoản 2 và điểm b, c, d khoản 3 Điều 27; điểm b khoản 5 Điều 29; điểm b khoản 3 Điều 30 Nghị định này.

d) Hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn không thuộc trường hợp quy định tại điểm c khoản này là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày thực hiện hành vi vi phạm đó."

Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm theo quy định của pháp luật. Trong đó, thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
• Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm?

Xuất hóa đơn sai thời điểm xảy ra khi hóa đơn được lập không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền, trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

5.2. Hóa đơn sai thời điểm có cần hủy không?

Không cần hủy, chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh (đối với hóa đơn điện tử) hoặc biên bản điều chỉnh (đối với hóa đơn giấy) để điều chỉnh lại thông tin sai.

5.3. Nếu hóa đơn đã khai thuế, có phải điều chỉnh tờ khai thuế không?

Không cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT, nếu việc sai sót chỉ liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn mà không ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp.

5.4. Nếu hóa đơn sai thời điểm nhưng khách hàng đã thanh toán đầy đủ thì xử lý thế nào?

Cả hai bên (người bán và người mua) lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

5.5. Hóa đơn đã kê khai thuế và đã hạch toán vào sổ sách nhưng phát hiện sai thời điểm, phải làm gì?

• Không điều chỉnh tờ khai thuế GTGT nếu không ảnh hưởng số thuế phải nộp.

• Lập hóa đơn điều chỉnh và hạch toán bút toán điều chỉnh trong sổ kế toán.

5.6. Nếu hóa đơn ghi sai thời điểm nhưng bên mua không đồng ý điều chỉnh thì sao?

• Doanh nghiệp cần gửi văn bản giải trình với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

• Lưu trữ văn bản trao đổi với bên mua để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.

5.7. Hóa đơn sai thời điểm nhưng hàng hóa, dịch vụ đã được giao đủ cho khách hàng có ảnh hưởng đến hợp đồng không?

• Hóa đơn sai thời điểm không ảnh hưởng đến tính pháp lý của hợp đồng.

• Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn đúng quy định để tránh bị xử phạt hành chính.