Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm mới nhất 2025

2. Xuất hóa đơn sai thời điểm phạt bao nhiêu tiền mới nhất 2025?

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức xử phạt hành vi về xuất hóa đơn sai như sau:

"1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

...

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

...

5. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu."

Thực chất, mức phạt cụ thể phụ thuộc vào mức độ vi phạm và tình tiết liên quan, cụ thể:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ.

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ các trường hợp nêu trên.

3. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT không?

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đã quy định trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

"a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt."

Như vậy, trường hợp các hoá đơn dịch vụ GTGT xuất sai thời điểm nhưng vẫn đủ điều kiện được khấu trừ theo quy định thì vẫn được kê khai khấu trừ thuế GTGT. Điều kiện được khấu trừ bao gồm hhoá đơn giao dịch có thật, hoá đơn được xử lý đúng quy định, hoá đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của người mua và hoá đơn đúng mẫu. Tuy nhiên, doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm thì vẫn sẽ bị xử phạt vi phạm theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Ví dụ: Công ty A (người bán) cung cấp hàng hóa cho Công ty B (người mua) vào ngày 15/02/2025. Tuy nhiên, Công ty A lại xuất hóa đơn cho Công ty B vào ngày 01/03/2025 (sai thời điểm vì phải xuất vào ngày 15/02/2025). Khi đó, Công ty A phát hiện sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh đúng thời điểm (15/02/2025). Đồng thời, công ty A thông báo với Cơ quan Thuế và gửi hóa đơn điều chỉnh cho Công ty B. Do đó, khi công ty B sử dụng hóa đơn điều chỉnh này để kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào, Công ty B vẫn được khấu trừ thuế GTGT do đảm bảo điều kiện quy định pháp luật cho phép.

4. Thời hiệu xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm được quy định như thế nào?

Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế như sau

"a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:

Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.

Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

c) Hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn đang được thực hiện là các hành vi quy định tại khoản 4 Điều 21; điểm b khoản 2 và khoản 3 Điều 23; khoản 2, khoản 5 Điều 24; điểm b khoản 3 Điều 25; điểm b khoản 2 và điểm b, c, d khoản 3 Điều 27; điểm b khoản 5 Điều 29; điểm b khoản 3 Điều 30 Nghị định này.

d) Hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn không thuộc trường hợp quy định tại điểm c khoản này là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày thực hiện hành vi vi phạm đó."

Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm theo quy định của pháp luật. Trong đó, thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
• Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm?

Xuất hóa đơn sai thời điểm xảy ra khi hóa đơn được lập không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền, trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

5.2. Hóa đơn sai thời điểm có cần hủy không?

Không cần hủy, chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh (đối với hóa đơn điện tử) hoặc biên bản điều chỉnh (đối với hóa đơn giấy) để điều chỉnh lại thông tin sai.

5.3. Nếu hóa đơn đã khai thuế, có phải điều chỉnh tờ khai thuế không?

Không cần điều chỉnh tờ khai thuế GTGT, nếu việc sai sót chỉ liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn mà không ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp.

5.4. Nếu hóa đơn sai thời điểm nhưng khách hàng đã thanh toán đầy đủ thì xử lý thế nào?

Cả hai bên (người bán và người mua) lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

5.5. Hóa đơn đã kê khai thuế và đã hạch toán vào sổ sách nhưng phát hiện sai thời điểm, phải làm gì?

• Không điều chỉnh tờ khai thuế GTGT nếu không ảnh hưởng số thuế phải nộp.

• Lập hóa đơn điều chỉnh và hạch toán bút toán điều chỉnh trong sổ kế toán.

5.6. Nếu hóa đơn ghi sai thời điểm nhưng bên mua không đồng ý điều chỉnh thì sao?

• Doanh nghiệp cần gửi văn bản giải trình với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

• Lưu trữ văn bản trao đổi với bên mua để làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.

5.7. Hóa đơn sai thời điểm nhưng hàng hóa, dịch vụ đã được giao đủ cho khách hàng có ảnh hưởng đến hợp đồng không?

• Hóa đơn sai thời điểm không ảnh hưởng đến tính pháp lý của hợp đồng.

• Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn đúng quy định để tránh bị xử phạt hành chính.