Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

1. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Theo quy định tại Điều 3 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng địa diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Theo đó, các chức năng chính của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

• Xúc tiến thương mại: Hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, kết nối đối tác tại Việt Nam.
• Nghiên cứu thị trường: Cung cấp thông tin về thị trường Việt Nam để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư hoặc kinh doanh.
• Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư.
• Tham gia sự kiện: Tham gia các hội chợ, triển lãm, hội thảo để quảng bá sản phẩm và dịch vụ.

Bên cạnh đó, căn cứ vào Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về việc thương nhân nước ngoài muốn mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng điều kiện sau đây:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

2. Điều kiện mở văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì thương nhân nước ngoài muốn mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng điều kiện sau đây:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ vào Điều 18 Luật thương mại 2005 thì văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có những nghĩa vụ sau đây:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại 2005 cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 Luật thương mại 2005.
• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Thời gian cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là bao lâu?

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4.2. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế suất, khu kinh tế, khu công nghệ cao cấp đối với những trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế suất, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành.

4.3. Cách đặt tên Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.
• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.