Tải về Mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Tải về Mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót chuẩn quy định mới nhất 2025

Có thể tham khảo cách ghi mẫu số 04/SS-HĐĐT như sau:

• Tên người nộp thuế: Điền tên doanh nghiệp thực hiện chỉnh sửa hóa đơn sai sót.
• Mã số thuế: Điền mã số thuế doanh nghiệp.
• Các thông tin về hóa đơn: Điền các thông tin của hóa đơn cũng như lý do, các điều chỉnh thực hiện trên hóa đơn đó.

Lưu ý: Khi điền mẫu 04/SS-HĐĐT, mã CQT cấp thì mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì để trống.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng luật mới nhất 2025

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót	Căn cứ tại
I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Mẫu số 04/SS-HĐĐT	Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.	Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Cách xử lý khi hóa đơn thay thế vẫn có những sai sót?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại phát hiện có sai sót, việc điều chỉnh sẽ phải tuân thủ theo quy trình cụ thể sau:

• Không được huỷ hóa đơn thay thế: Trong trường hợp hóa đơn thay thế đã lập tiếp tục có sai sót, bên bán không được thực hiện việc huỷ hóa đơn này.
• Xuất hóa đơn mới thay thế: Bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn thay thế đã có sai sót. Hóa đơn mới này phải được lập theo quy định tương tự như hóa đơn thay thế lần đầu.
• Ghi chú rõ ràng: Hóa đơn điện tử mới thay thế cũng cần có dòng chữ ghi chú rõ ràng để chỉ rõ đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó có sai sót.

Như vậy, khi đã lập hóa đơn điện tử thay thế và phát hiện sai sót, bên bán cần thực hiện việc lập hóa đơn mới thay thế mà không được phép huỷ bỏ hóa đơn trước đó. Quy trình này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong quản lý hóa đơn điện tử.

3.2. Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về việc xử lý hóa đơn có sai sót ra sao?

Theo hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định cụ thể như sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu người bán chọn phương thức điều chỉnh, họ phải thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin liên quan đến dòng hàng hóa bị sai, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền chưa thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Lập hóa đơn thay thế. Nếu người bán chọn phương thức thay thế, họ cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và tất cả nội dung của hóa đơn cần thay thế.
• Hóa đơn thay thế cũng phải ghi thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Xử lý hóa đơn có sai sót tiếp theo. Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại phát hiện sai sót, người bán sẽ tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu:
• Điều chỉnh: Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn gốc).
• Thay thế: Lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế lần đầu).

Thông báo với cơ quan thuế. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

3.3. Hóa đơn sai địa chỉ người bán, người mua xử lý nhanh chóng ra sao?

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT