Cách xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính mới nhất 2025

1. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai đơn vị tính mới nhất 2025

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót thì khi hóa đơn điện tử lập có sai sót về đơn vị tính thì xử lý như sau:

• Một, đối với trường hợp gười bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:

Bước 1: Người bán gửi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót;

Bước 2: Người bán lập háo đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua;

Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

• Hai, trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót về đơn vị tính, có thể chọn 01 trong 02 cách sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử sai đơn vị tính:

• • Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện trước có sai sót về đơn vị tính.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• • Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn điện tử sai đơn vị tính:

• • Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điện tử thay thế

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• • Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Ba, trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính:
  • Bước 1: Cơ quan thuế gửi thông báo đến cho người bán về việc hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính
  • Bước 2: Người bán kiểm tra lại hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính theo thời hạn chỉ định trên thông báo của cơ quan thuế

Lưu ý: Nếu sau 02 lần cơ quan thuế thông báo người bán kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót về đơn vị tính nhưng người bán không gửi lại thông báo cho cơ quan thuế về việc kiểm tra lại hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra việc sử dụng hóa đơn của người bán.

2. Tải về Mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót chuẩn quy định mới nhất 2025

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Cách xử lý khi hóa đơn thay thế vẫn có những sai sót?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại phát hiện có sai sót, việc điều chỉnh sẽ phải tuân thủ theo quy trình cụ thể sau:

• Không được huỷ hóa đơn thay thế: Trong trường hợp hóa đơn thay thế đã lập tiếp tục có sai sót, bên bán không được thực hiện việc huỷ hóa đơn này.
• Xuất hóa đơn mới thay thế: Bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn thay thế đã có sai sót. Hóa đơn mới này phải được lập theo quy định tương tự như hóa đơn thay thế lần đầu.
• Ghi chú rõ ràng: Hóa đơn điện tử mới thay thế cũng cần có dòng chữ ghi chú rõ ràng để chỉ rõ đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó có sai sót.

Như vậy, khi đã lập hóa đơn điện tử thay thế và phát hiện sai sót, bên bán cần thực hiện việc lập hóa đơn mới thay thế mà không được phép huỷ bỏ hóa đơn trước đó. Quy trình này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong quản lý hóa đơn điện tử.

3.2. Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về việc xử lý hóa đơn có sai sót ra sao?

Theo hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định cụ thể như sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu người bán chọn phương thức điều chỉnh, họ phải thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin liên quan đến dòng hàng hóa bị sai, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền chưa thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Lập hóa đơn thay thế. Nếu người bán chọn phương thức thay thế, họ cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và tất cả nội dung của hóa đơn cần thay thế.
• Hóa đơn thay thế cũng phải ghi thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
• Xử lý hóa đơn có sai sót tiếp theo. Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại phát hiện sai sót, người bán sẽ tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu:
• Điều chỉnh: Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn gốc).
• Thay thế: Lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế lần đầu).

Thông báo với cơ quan thuế. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3.3. Hóa đơn sai địa chỉ người bán, người mua xử lý nhanh chóng ra sao?

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.