Hóa đơn điện tử sai tên công ty xử lý ra sao nhanh chóng chính xác nhất? (ảnh 1)
Hóa đơn điện tử sai tên công ty xử lý ra sao nhanh chóng chính xác nhất?

1. Hóa đơn điện tử sai tên công ty xử lý ra sao nhanh chóng chính xác nhất?

Căn cứ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn liên quan, cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty tương ứng với từng trường hợp cụ thể như sau:

  • Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:

    • Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
      Mẫu số 04/SS-HĐĐT
    • Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
  • Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
    • (1) Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT
    • (2) Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
      • Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Bước 1: Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

Bước 2: Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

Bước 3: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 4: Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Bước 5: Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT
      • Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT
  • Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

    • Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

    • Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót - thực hiện làm theo cách 1):

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

  • Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Có thể tham khảo cách ghi mẫu số 04/SS-HĐĐT như sau:

  • Tên người nộp thuế: Điền tên doanh nghiệp thực hiện chỉnh sửa hóa đơn sai sót.
  • Mã số thuế: Điền mã số thuế doanh nghiệp.
  • Các thông tin về hóa đơn: Điền các thông tin của hóa đơn cũng như lý do, các điều chỉnh thực hiện trên hóa đơn đó.

Lưu ý: Khi điền mẫu 04/SS-HĐĐT, mã CQT cấp thì mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì để trống.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng luật mới nhất 2025

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót

Nguyên tắc xử lý sai sót

Căn cứ tại

I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế

Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót

Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót

Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót

Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)

Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.

II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử

Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123

Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Cách xử lý khi hóa đơn thay thế vẫn có những sai sót?

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập thay thế cho hóa đơn cũ nhưng lại phát hiện có sai sót, việc điều chỉnh sẽ phải tuân thủ theo quy trình cụ thể sau:

  • Không được huỷ hóa đơn thay thế: Trong trường hợp hóa đơn thay thế đã lập tiếp tục có sai sót, bên bán không được thực hiện việc huỷ hóa đơn này.
  • Xuất hóa đơn mới thay thế: Bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn thay thế đã có sai sót. Hóa đơn mới này phải được lập theo quy định tương tự như hóa đơn thay thế lần đầu.
  • Ghi chú rõ ràng: Hóa đơn điện tử mới thay thế cũng cần có dòng chữ ghi chú rõ ràng để chỉ rõ đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó có sai sót.

Như vậy, khi đã lập hóa đơn điện tử thay thế và phát hiện sai sót, bên bán cần thực hiện việc lập hóa đơn mới thay thế mà không được phép huỷ bỏ hóa đơn trước đó. Quy trình này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong quản lý hóa đơn điện tử.

3.2. Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về việc xử lý hóa đơn có sai sót ra sao?

Theo hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được quy định cụ thể như sau:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu người bán chọn phương thức điều chỉnh, họ phải thực hiện điều chỉnh toàn bộ thông tin liên quan đến dòng hàng hóa bị sai, bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền chưa thuế.
  • Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
  • Lập hóa đơn thay thế. Nếu người bán chọn phương thức thay thế, họ cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và tất cả nội dung của hóa đơn cần thay thế.
  • Hóa đơn thay thế cũng phải ghi thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
  • Xử lý hóa đơn có sai sót tiếp theo. Nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế nhưng lại phát hiện sai sót, người bán sẽ tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu:
  • Điều chỉnh: Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn gốc).
  • Thay thế: Lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế lần đầu).

Thông báo với cơ quan thuế. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT

3.3. Hóa đơn sai địa chỉ người bán, người mua xử lý nhanh chóng ra sao?

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Mẫu số 04/SS-HĐĐT