Tại sao phải thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở?

1. Tại sao phải thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở?

Việc thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật thuế. Cụ thể:

Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Khi thay đổi trụ sở, thông tin về địa chỉ của doanh nghiệp sẽ thay đổi. Việc cập nhật thông tin này giúp cơ quan thuế có thông tin chính xác nhất về nơi kinh doanh của doanh nghiệp, thuận tiện cho việc quản lý thuế và liên lạc.

Phục vụ công tác quản lý thuế: Cơ quan thuế sẽ dựa trên thông tin đăng ký thuế để xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp, từ đó tiến hành các hoạt động quản lý thuế như: kiểm tra, thanh tra, thông báo quyết toán, thu hồi nợ thuế,... Việc cập nhật thông tin kịp thời giúp quá trình quản lý thuế diễn ra hiệu quả hơn.

Tránh các rủi ro pháp lý: Nếu không cập nhật thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính. Ngoài ra, việc chậm trễ trong việc cập nhật thông tin có thể gây khó khăn trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế khác của doanh nghiệp.

Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Việc cập nhật thông tin đăng ký thuế giúp doanh nghiệp nhận được các thông báo, quyết định của cơ quan thuế một cách kịp thời, từ đó chủ động thực hiện các nghĩa vụ thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

2. Thông tin đăng ký thuế là gì?

Thông tin đăng ký thuế là tập hợp các thông tin cơ bản mà người nộp thuế (cá nhân hoặc tổ chức) cung cấp cho cơ quan thuế để xác định danh tính, hoạt động kinh doanh và các thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của mình.

3. Hướng dẫn thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở

Cụ thể các bước thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính:

Doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Nghị định Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, trước khi đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế và thực hiện các thủ tục liên quan.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

Doanh nghiệp nộp Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định Luật doanh nghiệp và các nghị định liên quan.

Xử lý hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi thay đổi địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác.

Cơ quan thuế kiểm tra nghĩa vụ và lập thông báo chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST).

Thời gian xử lý: không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Cập nhật thông tin đăng ký thuế trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để tiếp tục quản lý doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh nhưng khác quận/huyện:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

Thực hiện đối chiếu nghĩa vụ thuế và lập thông báo chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST).

Thời gian xử lý: không quá 10 ngày làm việc.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Cập nhật thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp trên hệ thống và tiếp tục quản lý.

Xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ:

Đóng dấu địa chỉ mới trên hóa đơn chưa sử dụng:

Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn mới nếu thay đổi địa chỉ.

Trường hợp không thay đổi mã số thuế, có thể đóng dấu tên, địa chỉ mới lên hóa đơn để tiếp tục sử dụng.

Thủ tục khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý:

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng cùng thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế nơi chuyển đến để tiếp tục sử dụng.

4. Thời hạn đăng ký thuế lần đầu

Thời hạn đăng ký thuế lần đầu theo Điều 33 của Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:

Nếu người nộp thuế đăng ký thuế cùng lúc với đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc đăng ký kinh doanh, thì thời hạn đăng ký thuế sẽ tuân theo thời hạn đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh như pháp luật quy định.

Nếu người nộp thuế đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế, thời hạn để hoàn thành việc đăng ký thuế là 10 ngày làm việc, tính từ một trong các mốc thời gian sau:

• Ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc quyết định thành lập.
• Ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với tổ chức không thuộc diện phải đăng ký kinh doanh, hoặc đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện phải đăng ký nhưng chưa nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Ngày phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thay thuế cho cá nhân, hoặc khi tổ chức có trách nhiệm nộp thay cho cá nhân theo thỏa thuận hợp đồng, văn bản hợp tác kinh doanh.
• Ngày ký hợp đồng thầu đối với nhà thầu nước ngoài hoặc nhà thầu phụ nước ngoài kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế, hoặc ngày ký hợp đồng, hiệp định dầu khí.
• Ngày phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân.
• Ngày phát sinh yêu cầu hoàn thuế.
• Ngày phát sinh bất kỳ nghĩa vụ nào khác với ngân sách nhà nước.

Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập phải đăng ký thuế thay cho cá nhân nhận thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, nếu cá nhân đó chưa có mã số thuế. Đối với người phụ thuộc của người nộp thuế, việc đăng ký thuế thay phải được thực hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định, nếu người phụ thuộc chưa có mã số thuế.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở có cần thông báo với cơ quan thuế không?

Có. Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính, địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế quản lý để thay đổi thông tin đăng ký thuế.

5.2. Thời hạn nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế là bao lâu?

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với địa chỉ mới.

5.3. Nếu doanh nghiệp không thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở thì sao?

Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký thuế khi thay đổi trụ sở theo quy định, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Mức phạt phụ thuộc vào thời gian chậm nộp hoặc không thực hiện nghĩa vụ khai báo.

5.4. Nếu thay đổi trụ sở khác quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố, có cần thay đổi cơ quan thuế quản lý không?

Có. Khi thay đổi trụ sở sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển nơi quản lý thuế. Cơ quan thuế cũ sẽ hoàn tất thủ tục chuyển đi, và doanh nghiệp sẽ phải đăng ký lại với cơ quan thuế tại địa chỉ mới.