Mẫu tờ khai hải quan tiếng Anh chuẩn pháp lý mới nhất 2025
Mẫu tờ khai hải quan tiếng Anh chuẩn pháp lý mới nhất 2025

1. Mẫu tờ khai hải quan tiếng Anh chuẩn pháp lý mới nhất 2025

Tờ khai hải quan, trong tiếng Anh gọi là Customs Declaration hoặc Customs Entry, là một loại chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Người thực hiện khai báo – có thể là chủ hàng, chủ phương tiện vận chuyển hoặc người được ủy quyền – phải kê khai đầy đủ thông tin và nộp tờ khai cho cơ quan hải quan khi hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua Việt Nam. Mục đích của việc khai báo là để cơ quan chức năng quản lý hàng hóa theo đúng quy định pháp luật, xác định chính xác các nghĩa vụ thuế và đảm bảo tuân thủ các chính sách liên quan đến thương mại, kiểm dịch, và tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật.

Tải về
Sửa/In biểu mẫu

CUSTOMS DECLARATION FORM

1. Exporter/Importer Information:

  • Name: _______________________________________
  • Company Name: ______________________________
  • Address: ____________________________________
  • Country: _____________________________________
  • Phone Number: _______________________________
  • Email: ______________________________________

2. Shipment Details:

  • Type of Shipment: [ ] Import [ ] Export
  • Mode of Transport: [ ] Air [ ] Sea [ ] Land
  • Carrier Name: ________________________________
  • Bill of Lading/AWB No.: ________________________
  • Port of Loading: ______________________________
  • Port of Discharge: ____________________________
  • Expected Arrival Date: _________________________

3. Goods Description:

Item No.

Description of Goods

HS Code

Quantity

Unit

Unit Price

Total Value (USD)

1

2

3

4. Total Declared Value (USD): ___________________

5. Customs Duties & Taxes (if applicable):

  • Duty Rate (%): __________________
  • Total Duty Amount (USD): ____________
  • VAT/GST (%): ____________________
  • Total VAT/GST Amount (USD): ____________

6. Supporting Documents Attached: [ ] Commercial Invoice [ ] Packing List [ ] Bill of Lading/AWB [ ] Import/Export License
[ ] Certificate of Origin [ ] Other (Specify): ______________________

7. Declaration: I hereby declare that the information provided in this form is accurate and complete to the best of my knowledge. I understand that providing false or misleading information may result in penalties under customs regulations.

Signature: _____________________________
Name: __________________________________
Date: ___________________________________

For Customs Use Only:

  • Customs Declaration Number: _______________________
  • Inspection Required: [ ] Yes [ ] No
  • Customs Officer’s Name: __________________________
  • Date of Clearance: _______________________________
  • Remarks: _______________________________________

Official Customs Stamp & Signature

Nội dung tờ khai hải quan tiếng Anh
Nội dung tờ khai hải quan tiếng Anh

2. Nội dung tờ khai hải quan tiếng Anh

Nội dung trên tờ khai hải quan có thể thay đổi tùy theo quốc gia và loại hình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, thông tin chung thường được yêu cầu bao gồm:

A. Thông tin chung về tờ khai (Declaration Information)

  • Loại tờ khai (Type of Declaration): Xuất khẩu (Export), nhập khẩu (Import), quá cảnh (Transit)…
  • Chế độ hải quan (Customs Procedure): Nhập khẩu thông thường (Import for Home Use), tạm nhập tái xuất (Temporary Import),…
  • Mã số tờ khai (Declaration Number): Do hệ thống tự động cấp.
  • Ngày khai hải quan (Date of Declaration): Ngày người khai hải quan gửi tờ khai cho cơ quan hải quan.

B. Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu (Exporter/Importer Information)

  • Tên đầy đủ (Full Name):
  • Mã số thuế (Tax Identification Number):
  • Địa chỉ (Address):
  • Quốc gia (Country):

C. Thông tin người khai hải quan (Declarant Information)

  • Tên đầy đủ (Full Name):
  • Mã số thuế (Tax Identification Number):
  • Địa chỉ (Address):
  • Quốc gia (Country):
  • Mối quan hệ với chủ hàng (Relationship with the owner of the goods): Chủ hàng (Owner), Đại lý hải quan (Customs Broker),…

D. Thông tin về lô hàng (Goods Information)

  • Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Tên gọi, chủng loại, công dụng, quy cách,…
  • Mã số HS (Harmonized System Code): 6 chữ số đầu tiên là chung cho tất cả các nước, các chữ số tiếp theo do từng quốc gia quy định.
  • Số lượng (Quantity): Kèm theo đơn vị tính (Unit of Measurement).
  • Trọng lượng (Weight): Trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng tổng (Gross Weight).
  • Giá trị (Value): Giá FOB (Free on Board), giá CIF (Cost, Insurance and Freight)…
  • Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin): Nơi sản xuất hoặc chế biến hàng hóa.
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms): EXW, FOB, CIF,…
  • Thông tin về bao bì (Packaging Information): Loại bao bì (Type of packaging), số lượng kiện (Number of packages),…

E. Thông tin vận tải (Transportation Information)

  • Phương tiện vận tải (Mode of Transport): Đường biển (Sea), đường hàng không (Air), đường bộ (Road),…
  • Tên phương tiện vận tải (Name of Conveyance):
  • Số hiệu chuyến bay/chuyến tàu (Flight/Vessel Number):
  • Cảng xếp hàng (Port of Loading):
  • Cảng dỡ hàng (Port of Discharge):
  • Nơi đến (Place of Destination):

F. Thông tin khác (Other Information)

  • Mục đích nhập khẩu (Purpose of Importation): Kinh doanh, sử dụng nội bộ,…
  • Hồ sơ đính kèm (Supporting Documents): Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (Bill of Lading),…
  • Cam kết của người khai hải quan (Declaration Statement): Xác nhận tính chính xác và trung thực của thông tin đã khai báo.
Hồ sơ, thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu năm 2025
Hồ sơ, thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu năm 2025

3. Hồ sơ, thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu năm 2025

Tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

  • Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
  • Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
  • Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
  • Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:
    • Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính;
    • Nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
  • Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp.

Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

  • Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
  • Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

Các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Những lỗi phổ biến khi khai báo hải quan là gì?

Một số lỗi thường gặp gồm:

  • Khai sai mã HS

  • Khai sai trị giá hàng hóa

  • Thiếu hoặc sai chứng từ

  • Đính kèm file sai định dạng

  • Không cập nhật chính sách mới
    Những lỗi này có thể gây chậm thông quan hoặc bị xử phạt.

4.2. Làm thế nào để sửa tờ khai hải quan sau khi đã nộp?

Nếu chưa thông quan, có thể sửa bằng nghiệp vụ EDB trên phần mềm.
Nếu đã thông quan, doanh nghiệp cần gửi công văn giải trình và hồ sơ bổ sung để xin sửa đổi sau thông quan. Việc sửa đổi phải được hải quan chấp thuận.

4.3. Doanh nghiệp có thể tự khai báo hải quan không, hay phải thuê dịch vụ?

Doanh nghiệp có thể tự khai báo hải quan nếu có nhân sự am hiểu nghiệp vụ và sử dụng được phần mềm khai báo điện tử. Tuy nhiên, với doanh nghiệp nhỏ hoặc không có bộ phận chuyên trách, việc thuê dịch vụ khai thuê hải quan là lựa chọn phù hợp để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

4.4. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi khai báo hải quan không?

Có. Chữ ký số (USB Token) là bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử. Đây là công cụ xác thực giúp đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của tờ khai trong hệ thống VNACCS/VCIS.