Hướng dẫn khai hải quan điện tử nhanh chóng đúng luật mới nhất 2025

1. Hướng dẫn khai hải quan điện tử nhanh chóng đúng luật mới nhất 2025

Hiện nay, khai báo hải quan điện tử là quy định bắt buộc đối với các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Quy trình đăng ký khai hải trên phần mềm hải quan điện tử Ecus

1.1. Bước 1 - Đăng nhập phần mềm Ecus

Đầu tiên cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS hiện hành.

• Đăng nhập phần mềm ECUS.

• Chọn hệ thống.

• Chọn mục “Doanh nghiệp xuất nhập khẩu”.

• Nhập đầy đủ các thông tin về tài khoản khai báo.

• Sau đó nhấn nút “Ghi” để hoàn tất.

1.2. Bước 2 - Thiết lập hệ thống trước khi khai báo tờ kê khai hải quan nhập khẩu

Khi tiến hành các bước khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần thiết lập các thông số cần thiết để có thể kết nối đến hệ thống của cục Hải quan.

• Chọn mục “Hệ thống”.

• Chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS.

• Nhập các thông số VNACS đã lấy được từ hệ thống đăng ký người sử dụng

• Chọn “Ghi”.

• Chọn “Kiểm tra kết nối” để kiểm tra kết nối tới hệ thống hải quan.

1.3. Bước 3 - Chọn tờ khai báo

Doanh nghiệp muốn đăng ký mới tờ khai báo nhập khẩu có thể tiến hành các thao tác sau:

• Chọn từ menu mục “Tờ khai hải quan”.

• Chọn Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).

1.4. Bước 4 - Nhập thông tin tại Tab thông tin chung

Doanh nghiệp tiếp tục nhập các thông tin như: loại hình khai báo, mã khai báo hải quan… Lưu ý những mục có dấu (*) đỏ doanh nghiệp bắt buộc phải nhập thông tin, những mục có màu xám doanh nghiệp không cần phải nhập thông tin vì hệ thống ECUS sẽ tự động trả thông tin về hoặc chương trình tự tính.

• Mã loại hình: Doanh nghiệp nhập mã loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp.

• Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị khai báo hải quan.

• Phân loại cá nhân / tổ chức có thể chọn 1 trong những ý sau:

  • Hàng hóa từ cá nhân đến cá nhân khác.

  • Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân.

  • Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức.

  • Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức.

  • Loại khác…

• Mã bộ phận xử lý: Doanh nghiệp chọn mã bộ phần xử lý nhằm mục chỉ rõ tờ khai báo hải quan được gửi đến bộ phận cấp đội thủ tục nào. Vì cục Hải quan có nhiều đội ngũ khác nhau.

• Mã hiệu phương thức vận chuyển: Doanh nghiệp chọn mã hiệu phù hợp với phương thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường hàng không, đường bộ…

• *Đối với thông tin đơn vị xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp cần nhập thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.

• • Người nhập khẩu là thông tin người đang khai báo hải quan nhập khẩu, chỉ cần nhập các thông tin như mã số thuế.

  • Người xuất khẩu cần nhập đầy đủ và chính xác thông tin đối tác.

• *Thông tin vận đơn:

Cần nhập các thông tin sau:

• • Số vận đơn: Nhập thông tin số vận đơn và ngày phát hành vận đơn (Bill Of Lading).

  • Số lượng kiện: Điền số lượng kiện hàng hóa.

  • Tổng trọng lượng hàng: Người khai điền tổng trọng lượng của hàng hóa và đơn vị tính trọng lượng theo đơn vị.

  • Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Bạn cần điền mã địa điểm lưu kho dự kiến của hàng hóa đang chờ thông quan.

  • Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp điền phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên.

  • Ngày hàng đến: ngày tàu / hàng hóa đến.

  • Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery.

  • Địa điểm xếp hàng: Port of Loading.

  • Số lượng container: Số container nếu có.

1.5. Bước 5 - Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2

Hóa đơn thương mại

Nhập những thông tin trên hóa đơn như số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng.

• Phân loại hình thức hóa đơn gồm:

A: Hóa đơn thương mại.

B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại.

D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA.

• Số hóa đơn: Điền thông tin số hóa đơn.

• Ngày phát hành: Ngày phát hành hóa đơn.

• Mã phân loại hóa đơn:

A: Giá hóa đơn của hàng hóa phải trả tiền.

B: Giá hóa đơn của hàng hóa không phải trả tiền.

C: Giá hóa đơn của hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền.

D: Các trường hợp khác.

• Phương thức thanh toán: Điền hình thức thanh toán đã ký kết.

• Điều kiện giá hóa đơn: Chọn điều kiện giao hàng doanh nghiệp muốn.

• Mã đồng tiền của hóa đơn: Chọn mã đồng tiền theo hóa đơn.

• Tổng giá trị hóa đơn: Tổng giá trị của hàng hóa

Tờ khai trị giá

Đây là nơi thiết lập các khoản khai trị giá, doanh nghiệp cần nhập: mã phân loại khai giá trị, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có, các điều khoản đi kèm.

Thông tin khác: Các thông tin về số hợp đồng, hóa đơn, CO…

1.6. Bước 6 - Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”

Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ và chính xác những thông tin như tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT, các loại thuế suất khác.

1.7. Bước 7 - Truyền tờ kê khai hải quan

Doanh nghiệp có 2 phương án lựa chọn như sau:

• Nếu thông tin hệ thống trả về có thiếu sót cần bổ sung và sửa đổi thì doanh nghiệp sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai báo và sửa lại. Sau đó tiến hành thực hiện nghiệp vụ IDA đến khi thông tin được chính xác.

• Nếu thông tin hệ thống trả về đã chính xác doanh nghiệp chỉ chọn mã nghiệp vụ “Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai báo với cơ quan hải quan. Khi thành công tờ khai báo này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.

1.8. Bước 8 - Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi doanh nghiệp đã khai báo thành công tờ khai báo hải quan sẽ được tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp chọn “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này giống với chức năng “Lấy phản hồi từ Hải quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế, in tờ khai báo và tiến hành các bước tiếp theo.

2. Những lưu ý khi thực hiện khai báo hải quan điện tử

Để đảm bảo quá trình khai báo hải quan điện tử được thực hiện thuận lợi, chính xác và không bị gián đoạn, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

1. Sử dụng mã HS code chính xác

Mã HS (Harmonized System) là cơ sở để xác định thuế suất, chính sách quản lý và điều kiện nhập khẩu đối với từng loại hàng hóa. Khai sai mã HS có thể dẫn đến:

• Áp sai thuế suất, gây thiệt hại tài chính.

• Bị phân vào luồng đỏ, kéo dài thời gian thông quan.

• Nguy cơ bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên tra cứu kỹ thông tin mã HS hoặc nhờ tư vấn từ đơn vị có chuyên môn để đảm bảo độ chính xác cao nhất khi khai báo.

2. Định dạng và đặt tên tệp đính kèm đúng quy chuẩn

Các loại chứng từ đính kèm như hóa đơn thương mại, vận đơn, hợp đồng, packing list,... cần:

• Được định dạng theo đúng chuẩn: PDF, Word, Excel hoặc XML tùy theo yêu cầu của hệ thống.

• Tên file nên ngắn gọn, rõ ràng, không chứa ký tự đặc biệt, đặt theo thứ tự logic để dễ kiểm tra và đối chiếu.

Lưu ý: Việc gửi file sai định dạng hoặc đặt tên file không rõ ràng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gây chậm trễ xử lý.

3. Lưu trữ dữ liệu khai báo một cách có hệ thống

Tất cả các tờ khai điện tử, chứng từ liên quan, và biên lai nộp thuế cần được:

• Sao lưu thường xuyên trên cả thiết bị nội bộ (máy tính, ổ cứng) và hệ thống lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox…).

• Lưu trữ ít nhất trong thời gian quy định để phục vụ thanh tra, hậu kiểm hoặc giải trình sau thông quan.

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin khi cần và hạn chế rủi ro mất dữ liệu.

4. Theo dõi trạng thái hệ thống VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS có thể được bảo trì định kỳ hoặc gặp lỗi kỹ thuật đột xuất. Doanh nghiệp nên:

• Tránh khai báo vào thời điểm hệ thống đang bảo trì hoặc mất kết nối.

• Thường xuyên kiểm tra thông báo từ website Tổng cục Hải quan hoặc phần mềm khai báo để nắm rõ lịch trình hoạt động của hệ thống.

• Đảm bảo thiết bị và kết nối mạng ổn định khi thao tác khai báo để tránh bị gián đoạn.

5. Cập nhật thường xuyên các chính sách và quy định mới

Chính sách hải quan, biểu thuế và quy trình khai báo có thể thay đổi theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp cần:

• Theo dõi thường xuyên thông tin từ Cổng thông tin Hải quan, các văn bản pháp luật mới, hoặc các công văn hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan.

• Chủ động cập nhật hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.

3. Hồ sơ, thủ tục khai hải quan cho hàng hóa xuất, nhập khẩu mới nhất 2025

3. 1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

Tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

• Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:
  • Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính;
  • Nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
• Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp.

Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

• Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

Các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

3.2. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

• Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.
• Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp.
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về ngoại thương và thương mại đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu:
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính.
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
• Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời: 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT-BTC trong trường hợp nhập khẩu nhiều lần;
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư, pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, pháp luật về quản lý ngoại thương mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;
• Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng: 01 bản chụp.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Khai báo hải quan điện tử là gì và có bắt buộc không?

Khai báo hải quan điện tử là việc thực hiện thủ tục khai báo qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Hiện nay, hình thức này là bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam nhằm rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính minh bạch.

4.2. Mã HS code là gì và tại sao quan trọng trong khai báo hải quan?

Mã HS (Harmonized System) là mã số phân loại hàng hóa quốc tế. Việc khai đúng mã HS giúp xác định đúng thuế suất, chính sách quản lý, và kiểm tra chuyên ngành. Khai sai mã HS có thể dẫn đến bị phạt, truy thu thuế, hoặc hàng bị giữ lại.

4.3. Có bao nhiêu loại hình khai báo hải quan phổ biến?

Một số loại hình khai báo phổ biến gồm:

• Xuất khẩu chính ngạch (E62)

• Nhập khẩu kinh doanh (A11)

• Tạm nhập tái xuất (G12)

• Tạm xuất tái nhập (C12)

• Phi mậu dịch (H11)

• Khai báo tại chỗ (E31)

4.4. Hàng hóa bị phân luồng hải quan là gì?

Sau khi khai báo, hệ thống phân luồng để kiểm tra mức độ rủi ro:

• Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra.

• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.

• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.
  Việc phân luồng dựa trên lịch sử doanh nghiệp, loại hàng và độ rủi ro.