Thủ tục, hồ sơ khai hải quan cho hàng hóa xuất, nhập khẩu mới nhất 2025
Thủ tục, hồ sơ khai hải quan cho hàng hóa xuất, nhập khẩu mới nhất 2025

1. Thủ tục, hồ sơ khai hải quan cho hàng hóa xuất, nhập khẩu mới nhất 2025

1. 1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

Tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

  • Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
  • Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
  • Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
  • Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:
    • Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính;
    • Nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
  • Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp.

Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

  • Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
  • Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

Các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

1.2. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

  • Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
  • Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.
  • Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp.
  • Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
  • Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về ngoại thương và thương mại đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu:
  • Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính.
  • Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
  • Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời: 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT-BTC trong trường hợp nhập khẩu nhiều lần;
  • Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư, pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, pháp luật về quản lý ngoại thương mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;
  • Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng: 01 bản chụp.
Các loại hình khai báo hải quan phổ biến
Các loại hình khai báo hải quan phổ biến

2. Các loại hình khai báo hải quan phổ biến

Các hình thức khai báo hải quan phổ biến

  • Xuất khẩu chính ngạch: Dành cho hàng hóa xuất khẩu theo các hợp đồng thương mại thông thường, với đầy đủ hóa đơn và vận đơn hợp lệ.

  • Nhập khẩu kinh doanh: Áp dụng cho các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa phục vụ cho tiêu dùng hoặc phân phối trong nước.

  • Tạm nhập tái xuất / Tạm xuất tái nhập: Áp dụng cho các loại hàng hóa có thời gian lưu trú tạm thời tại Việt Nam, ví dụ như hàng hóa triển lãm, cho thuê, hoặc để bảo hành.

  • Phi mậu dịch: Bao gồm các mặt hàng viện trợ, quà biếu, quà tặng không phục vụ mục đích thương mại.

  • Khai báo tại chỗ: Dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, hoặc các giao dịch hàng hóa nội địa có hóa đơn VAT.

Những lỗi phổ biến khi khai báo và cách xử lý
Những lỗi phổ biến khi khai báo và cách xử lý

3. Những lỗi phổ biến khi khai báo và cách xử lý

Những lỗi phổ biến khi khai báo và cách xử lý

  1. Sai mã HS (Harmonized System Code)
    Hậu quả: Việc khai báo sai mã HS sẽ dẫn đến việc hàng hóa bị áp sai thuế suất, điều này có thể gây ra tình trạng truy thu thuế không đúng mức hoặc bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định. Mã HS là yếu tố quan trọng trong việc xác định thuế xuất nhập khẩu của hàng hóa, nếu sai sót sẽ làm sai lệch số tiền thuế phải nộp.

    Cách xử lý: Nếu phát hiện lỗi mã HS trước khi thông quan, doanh nghiệp có thể thực hiện khai lại mã HS chính xác để tránh bị áp dụng thuế sai. Trong trường hợp phát hiện sau khi thông quan, doanh nghiệp cần gửi công văn điều chỉnh kèm theo chứng từ chứng minh mã HS đúng để xin xem xét lại và điều chỉnh thuế. Điều này giúp tránh được các hậu quả nặng nề như bị truy thu thuế hoặc bị phạt.

  2. Khai sai trị giá hải quan
    Hậu quả: Khai sai trị giá hải quan sẽ khiến cơ quan hải quan nghi ngờ về tính trung thực của doanh nghiệp, gây ra các cuộc điều tra kéo dài về trị giá khai báo. Điều này có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại để làm rõ, gây chậm trễ trong quá trình thông quan, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và làm tăng chi phí lưu kho. Hơn nữa, sự nghi ngờ về gian lận có thể làm doanh nghiệp gặp khó khăn trong các thủ tục hải quan sau này.

    Cách xử lý: Để tránh sai sót trong việc khai trị giá hải quan, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng trị giá khai báo đúng theo các điều kiện CIF (Cost, Insurance, and Freight) hoặc FOB (Free On Board), tùy vào hợp đồng và thỏa thuận với đối tác. Nếu phát hiện sai, doanh nghiệp cần làm văn bản giải trình kèm theo các chứng từ hỗ trợ để chứng minh trị giá khai báo là chính xác. Việc giải trình rõ ràng và minh bạch giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc điều tra.

  3. Lỗi phần mềm hoặc hệ thống
    Nguyên nhân: Lỗi phần mềm khai báo hải quan thường do file XML sai cấu trúc, kết nối mạng không ổn định, hoặc các vấn đề về hệ thống của cơ quan hải quan. Những lỗi này có thể khiến dữ liệu không được gửi đi đúng cách, gây tắc nghẽn trong quá trình khai báo hoặc thông quan hàng hóa.

    Cách xử lý: Khi gặp sự cố về phần mềm hoặc hệ thống, doanh nghiệp nên chuyển sang chế độ offline để tạo lại file XML hợp lệ và gửi lại qua công cụ hỗ trợ của cơ quan hải quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo rằng phần mềm khai báo hải quan đang sử dụng phiên bản mới nhất để tránh gặp phải lỗi không đáng có.

  4. Thiếu giấy phép chuyên ngành
    Hậu quả: Nếu hàng hóa nhập khẩu thiếu giấy phép chuyên ngành (ví dụ giấy phép an toàn thực phẩm, giấy phép y tế, giấy phép kiểm dịch động thực vật…), cơ quan hải quan sẽ giữ hàng hóa lại và không cho phép thông quan. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí lưu kho mà còn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các mặt hàng có tính thời vụ hoặc yêu cầu nhập khẩu khẩn cấp.

    Giải pháp: Trong trường hợp thiếu giấy phép chuyên ngành, doanh nghiệp cần nộp bổ sung các giấy phép cần thiết cho cơ quan hải quan để hàng hóa có thể thông quan. Nếu giấy phép không thể có ngay lập tức, doanh nghiệp có thể làm công văn xin phép thông quan tạm thời, với điều kiện các giấy phép sẽ được cung cấp trong thời gian sớm nhất. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt và cần được cơ quan hải quan chấp thuận.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Tại sao phải thực hiện khai báo hải quan?

Khai báo hải quan giúp cơ quan nhà nước kiểm soát việc xuất nhập khẩu hàng hóa, ngăn ngừa hành vi gian lận thương mại, bảo vệ lợi ích quốc gia, đồng thời đảm bảo rằng hàng hóa tuân thủ các quy định về thuế, an toàn, và môi trường.

4.2. Các loại hình khai báo hải quan phổ biến là gì?

Các loại hình khai báo hải quan phổ biến bao gồm:

  • Xuất khẩu chính ngạch: Hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng thương mại thông thường.

  • Nhập khẩu kinh doanh: Nhập khẩu hàng hóa phục vụ tiêu dùng hoặc phân phối trong nước.

  • Tạm nhập tái xuất / Tạm xuất tái nhập: Hàng hóa lưu trú tạm thời tại Việt Nam.

  • Phi mậu dịch: Hàng viện trợ, quà biếu, quà tặng không nhằm mục đích thương mại.

  • Khai báo tại chỗ: Dành cho các doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu, hoặc giao hàng nội địa.

4.3. Khi nào doanh nghiệp cần khai báo hải quan?

Doanh nghiệp cần khai báo hải quan khi thực hiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, hoặc khi hàng hóa có các hoạt động tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập. Việc khai báo cần được thực hiện trước khi hàng hóa được vận chuyển qua biên giới hoặc thông qua cửa khẩu hải quan.

4.4. Hóa đơn và vận đơn có cần thiết khi khai báo hải quan không?

Có, hóa đơn và vận đơn là những giấy tờ quan trọng trong quá trình khai báo hải quan. Hóa đơn giúp xác định giá trị của hàng hóa, còn vận đơn chứng minh quyền sở hữu và việc vận chuyển hàng hóa.