Hướng dẫn tra cứu thông tin tờ khai hải quan mới nhất 2025 nhanh chóng thuận tiện

1. Hướng dẫn tra cứu thông tin tờ khai hải quan mới nhất 2025 nhanh chóng thuận tiện

Hiện nay, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện tra cứu tờ khai hải quan trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Quy trình tra cứu tờ khai hải quan bao gồm 03 bước sau:

Bước 1: Truy cập trang “Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan” tại link: https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=136&cid=93.

Bước 2: Trên giao diện tra cứu thông tin tờ khai hải quan, nhập các thông tin sau: Số tờ khai; Mã doanh nghiệp; Số chứng minh thư; Mã Captcha.

Bước 3: Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, nhấn “Lấy thông tin.” Hệ thông sẽ hiển thị các thông tin và trạng thái của tờ khai mà bạn cần tra cứu.

2. Hồ sơ, thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

Tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

• Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:
  • Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính;
  • Nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
• Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp.

Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

• Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

Các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

3. Hồ sơ, thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC có quy định về hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu như sau:

• Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.
• Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.
• Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp.
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về ngoại thương và thương mại đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu:
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính.
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
• Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời: 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT-BTC trong trường hợp nhập khẩu nhiều lần;
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư, pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, pháp luật về quản lý ngoại thương mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;
• Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng: 01 bản chụp.

4. Có phải chịu trách nhiệm hình sự khi khai sai tờ khai hải quan hay không?

Căn cứ khoản 1 và 5 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 47 Điều 1 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự 2017), gồm những nội dung sau đây:

• Đối với cá nhân có hành vi khai sai tờ khai hải quan sẽ bị xử phạt tiền 100 triệu đến 500 triệu đồng.
• Đối với pháp nhân có hành vi khai sai tờ khai hải quan sẽ bị xử phạt tiền từ 300 triệu đồng đến 1 tỷ đồng mà không bị phạt tù.
• Trường hợp cá nhân, pháp nhân đã từng bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án sẽ bị phạt tù từ 03 tháng đến 01 năm.

Lưu ý: Mức phạt sẽ được quyết định tùy vào mức độ vi phạm của người thực hiện hành vi. Ngoài việc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015, cá nhân và pháp nhân khi vi phạm quy định khai tờ khai hải quan sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 8 Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Như vậy, theo quy định trên các cá nhân và pháp nhân nếu có hành vi khai sai tờ khai hải quan mà không khai bổ sung sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Ai là người chịu trách nhiệm lập tờ khai hải quan?

Người có trách nhiệm lập tờ khai hải quan có thể là:

• Chủ hàng hóa

• Chủ phương tiện vận chuyển hàng

• Người được ủy quyền hợp pháp (ví dụ: công ty dịch vụ logistics, đại lý hải quan)
  Trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp thuê đơn vị khai thuê hải quan để đảm bảo chuyên môn và tiết kiệm thời gian.

5.2. Tờ khai hải quan được nộp ở đâu?

Tờ khai hải quan được nộp trực tuyến thông qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Sau khi gửi, tờ khai sẽ được cơ quan hải quan tiếp nhận, xử lý và phân luồng tự động. Một số chứng từ đi kèm có thể cần nộp bản giấy trong một số trường hợp kiểm tra hồ sơ.

5.3. Khi nào cần khai tờ khai hải quan bổ sung hoặc điều chỉnh?

Doanh nghiệp cần khai bổ sung hoặc điều chỉnh tờ khai hải quan trong các trường hợp như:

• Phát hiện sai sót về mã HS, trị giá, số lượng sau khi đăng ký tờ khai.

• Có thay đổi về thông tin hợp đồng, điều kiện giao hàng.

• Có sự khác biệt giữa khai báo và thực tế kiểm tra.
  Việc sửa đổi cần kèm theo công văn giải trình và được hải quan phê duyệt.

5.4. Có bao nhiêu bản tờ khai hải quan cần in ra trong thực tế?

Tùy vào yêu cầu của từng lô hàng và cơ quan chức năng, doanh nghiệp có thể cần in từ 1 đến 3 bản tờ khai để lưu hồ sơ, xuất trình khi lấy hàng tại cảng/kho, hoặc nộp kèm các hồ sơ thanh toán, kiểm toán. Tuy nhiên, nhiều thủ tục hiện nay được số hóa hoàn toàn nên việc in tờ khai không còn bắt buộc trong mọi trường hợp.