Mẫu kèm hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp công ty chi tiết mới nhất 2025

1. Mẫu kèm hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp công ty chi tiết mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu biên bản cuộc họp công ty:

2. Thế nào là biên bản cuộc họp? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Trong cuộc họp thường sử dụng văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Văn bản đó được gọi là biên bản cuộc họp.

Vai trò:

• Biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi chép những sự việc đã và đang xảy ra tại cuộc họp, do vậy, biên bản cuộc họp được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ để chứng minh các sự kiện thực tế đã và đang xảy ra.
• Dựa vào biên bản cuộc họp, mội người có thể một lần nữa xem lại được những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,... Từ đó có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể.
• Trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp khi ký tên vào Biên bản cuộc họp tức là đã xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Biên bản cuộc họp lúc này đóng vai trò như một lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.
• Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

3. Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chính xác?

Một biên bản cuộc họp dù không có quy định cụ thể, song cần phải tuân thủ những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể như sau:

(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp

(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.

(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.

(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.

(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)

(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

4. Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?

(1) Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp

Việc chu đáo chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản cuộc họp theo yêu cầu và quy định là một trong số những việc cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng lắng nghe, nắm bắt và hiểu kịp mọi thông tin trong cuộc họp đang diễn ra.

Do vậy, việc chuẩn bị một biên bản cuộc họp và ghi chép nhanh chóng nội dung cuộc họp là một điều cần thiết

Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng những nội dung sau:

• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
• Thành phần tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận cuộc họp.

(2) Ghi nhanh và ghi đủ

Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là một người có tốc độ ghi nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Do đó, người ghi biên bản cuộc họp cần phải chuẩn bị sẵn sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.

(3) Nội dung biên bản phải có trọng tâm

Một biên bản cuộc họp cần phải có trọng tâm để người những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lan man những vấn đề không cần thiết.

(4) Thông tin trong biên bản cuộc họp phải chính xác

Một biên bản cuộc họp cần phải được đảm bảo sự khách quan, độ trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được ghi thêm, ghi bớt, không được bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp cần phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

5. Bố cục của một biên bản cuộc hợp thường là như thế nào?

Một biên bản cuộc hợp thường thường có bố cục bao gồm các phần sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản
• Thời gian lập biên bản
• Thành phần tham dự cuộc họp
• Diễn biến chính của buổi họp
• Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…
• Thủ tục ký xác nhận.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Người ghi biên bản cuộc họp có vai trò gì? Có được là người chủ trì cuộc họp không?

Người ghi biên bản là người chịu trách nhiệm ghi chép trung thực, đầy đủ và khách quan toàn bộ diễn biến cuộc họp. Vai trò này rất quan trọng vì biên bản là văn bản pháp lý ghi nhận ý chí và quyết định tập thể. Trong nhiều trường hợp, người ghi biên bản được chỉ định từ trước hoặc do người chủ trì mời trong cuộc họp.

Về nguyên tắc, người ghi biên bản không bắt buộc phải là người khác với người chủ trì, nhưng trong thực tế nên phân biệt rõ vai trò để đảm bảo tính khách quan. Biên bản cuộc họp thường yêu cầu có chữ ký của cả người chủ trì và người ghi biên bản để tăng tính xác thực, đặc biệt khi có tranh chấp về nội dung hoặc biểu quyết.

6.2. Biên bản cuộc họp có giá trị thay thế nghị quyết không? Phân biệt như thế nào giữa biên bản và nghị quyết công ty?

Biên bản cuộc họp và nghị quyết là hai loại văn bản khác nhau về hình thức và mục đích:

• Biên bản ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, ý kiến các thành viên và kết quả biểu quyết.
• Nghị quyết là văn bản thể hiện kết quả cuối cùng, tức là quyết định đã được thông qua tại cuộc họp, được trích từ nội dung biên bản.

Về giá trị pháp lý, biên bản không thay thế nghị quyết. Trong nhiều trường hợp (như thay đổi đăng ký doanh nghiệp, quyết định chia lợi nhuận, tăng vốn…), cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu nộp bản sao nghị quyết hoặc quyết định, không chấp nhận chỉ có biên bản. Do đó, sau mỗi cuộc họp quan trọng, doanh nghiệp cần lập cả biên bản và nghị quyết tương ứng.