Mẫu biên bản làm việc theo Nghị định 118 mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản làm việc theo Nghị định 118 mới nhất 2025

Mẫu Biên bản làm việc theo Nghị định 118 là Mẫu MBB02 tại Phụ lục ban hành kèm Nghị định 118/2021/NĐ-CP:

2. Hướng dẫn ghi Biên bản làm việc theo Nghị định 118 chi tiết nhất?

Cách ghi Biên bản làm việc - Mẫu MBB02 tại Phụ lục ban hành kèm Nghị định 118/2021/NĐ-CP có hướng dẫn cụ thể như sau:

• Mẫu này được sử dụng để lập biên bản ghi nhận sự việc và ghi lời khai của những cá nhân/tổ chức có liên quan đến vụ việc quy định tại điểm d khoản 3 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (được sửa đổi bởi khoản 29 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020)
• Lưu ý lựa chọn và ghi thông tin cho phù hợp với thực tế của vụ việc.
• Áp dụng đối với trường hợp biên bản được giao trực tiếp cho cá nhân/người đại diện của tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc.
  • (1) Ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản theo hướng dẫn về thể thức của Chính phủ.
  • (2) Ghi địa chỉ nơi lập biên bản.
  • (3) Ghi họ và tên của người bị thiệt hại/họ và tên, chức vụ của người đại diện và tên của tổ chức bị thiệt hại.
  • (4) Ghi họ và tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.
  • (5) Ghi chức danh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.
  • (6) Ghi họ và tên của cá nhân/người đại diện của tổ chức có liên quan trực tiếp đến vụ việc.

3. Biên bản làm việc là gì?

• Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.
• Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
• Mẫu Biên bản làm việc được sử dụng trong các trường hợp sau:
  • Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp - doanh nghiệp);
  • Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động;
  • Buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân;
  • Buổi làm việc giữa Ban giám hiệu nhà trường và đại diện Hội cha mẹ học sinh;
  • Buổi làm việc trong nội bộ cơ quan nhà nước...

4. Mục đích của biên bản làm việc

Biên bản làm việc được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại diễn biến của buổi làm việc với đầy đủ những diễn biến, ý kiến nêu ra, thỏa thuận và kết quả của buổi làm việc để phục vụ cho một số thủ tục như: ban hành quy chế mới trong tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi một số nội dung đang thực hiện... và còn là căn cứ trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc đó.

5. Phải lập biên bản làm việc trong trường hợp nào?

Theo quy định Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định về lập biên bản vi phạm hành chính như sau:

“Lập biên bản vi phạm hành chính

1. Lập và chuyển biên bản vi phạm hành chính:

a) Người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ khi phát hiện vi phạm hành chính phải lập biên bản vi phạm hành chính.

Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền;

b) Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.

Biên bản làm việc quy định tại các điểm a và b khoản này là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính;

c) Trường hợp phát hiện vi phạm hành chính bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ, thì địa điểm lập biên bản vi phạm hành chính thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính;

d) Việc chuyển kết quả thu thập được bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính để lập biên bản vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thực hiện theo quy định của Chính phủ về danh mục, việc quản lý, sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ và thu thập, sử dụng dữ liệu thu được từ phương tiện, thiết bị kỹ thuật do cá nhân tổ chức cung cấp để phát hiện vi phạm hành chính.

2. Thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính:

a) Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

b) Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính;

...”

Theo đó, trong trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.

Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc.

Lưu ý: Biên bản làm việc trong các trường hợp nêu trên là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Biên bản ghi lại những sự việc gì?

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

6.2. Biên bản làm việc gồm những nội dung gì?

Hiện nay, biên bản làm việc không có quy chuẩn bắt buộc nào cần phải theo, tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ nội dung, biên bản làm việc thường bao gồm các nội dung chính sau đây:

• Thời gian, địa điểm làm việc.
• Thành phần tham dự buổi làm việc.
• Nội dung chính, kết luận buổi làm việc.

6.3. Biên bản bao gồm những gì?

Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thểm thêm các chữ ký của người tham dự. Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt và chữ ký của người bị lập biên bản (nếu người bị lập biên bản không ký thì người ghi biên bản phải ghi vào)

6.4. Biên bản thỏa thuận làm việc là gì?

Biên bản thỏa thuận công việc là một văn bản pháp lý được lập giữa các bên liên quan nhằm ghi nhận các thỏa thuận về công việc cụ thể mà các bên sẽ thực hiện. Văn bản này thường được sử dụng trong các trường hợp như hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức, hoặc trong các dự án, hợp đồng lao động, hoặc các thỏa thuận dịch vụ.

6.5. Viết biên bản để làm gì?

Biên bản này thường được dùng để ghi chép lại những sự việc, thông tin đã và đang xảy ra trong cuộc họp. Vậy nên biên bản cuộc họp được xem là loại tài liệu có hiệu lực pháp lý rất cao. Biên bản cũng chính là căn cứ để chứng minh các sự kiện đã diễn ra trong thực tế.