Yêu cầu đối với Biên bản làm việc gồm những gì?

1. Yêu cầu đối với Biên bản làm việc gồm những gì?

Để đảm bảo giá trị cho biên bản làm việc, thì lập Biên bản làm việc cần đáp ứng một số yêu cầu sau:

• Nội dung và phạm vi làm việc phải hợp pháp, không trái quy định của pháp luật, không thỏa thuận, trao đổi các ngành nghề bị pháp luật cấm;
• Các sự việc, sự kiện, số liệu phải chính xác;
• Việc ghi chép phải được thực hiện đầy đủ, trung thực, khách quan;
• Cần nêu rõ trọng điểm cuộc họp. Cần ghi lại nguyên văn những lời nói quan trọng của đại diện các bên để người đọc nắm bắt được;
• Trình bày theo đúng trình tự diễn biến của buổi làm việc để Biên bản được logic;
• Ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;
• Phần kết luận cần xác định rõ tất cả các vấn đề đã được thống nhất và thông qua để các bên có thể dựa vào đó và thực hiện chính xác;
• Vào cuối buổi làm việc, người ghi chép lại Biên bản làm việc sẽ đọc biên bản làm việc để mọi người tham gia cùng nghe và xác nhận lại thông tin;
• Sau đó, cần có chữ ký của người đại diện của mỗi bên để làm bằng chứng các bên đã xác nhận kết quả làm việc và làm căn cứ để thực hiện và ràng buộc trách nhiệm giữa các bên.

Ví dụ:

• Buổi làm việc giữa hai đối tác kinh doanh với nhau thì cần thiết phải có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật. Trường hợp người tham gia làm việc là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện hợp pháp và được ghi vào nội dung biên bản.
• Buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và tập thể lao động trong doanh nghiệp thì về phía người sử dụng lao động phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; về phía người lao động phải có chữ ký của đại diện tập thể lao động hoặc tổ trưởng các tổ sản xuất…

2. 03 mẫu biên bản làm việc chi tiết thường dùng mới nhất 2025

2.1. Mẫu biên bản làm việc số 1

2.2. Mẫu biên bản làm việc số 2

2.2. Mẫu biên bản làm việc số 3

3. Hướng dẫn viết Biên bản làm việc chi tiết

• (1) Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc.

Ví dụ:

• Về việc xây dựng nhà ăn xã hội hóa;
• Về việc thay đổi phương thức vận chuyển hàng hóa
• ……
• (2) Ghi đầy đủ thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc.
  • Trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, Số CMND hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ.
  • Trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động và người lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất,…
• (3) Nội dung làm việc nên ghi chi tiết theo trình tự diễn biến thời gian của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu.
  • Nếu buổi làm việc có đưa ra nhiều phương án để giải quyết vấn đề thì các phương án này đều phải được ghi vào biên bản, và đương nhiên, không thể thiếu phương án được các bên thống nhất quyết định thực hiện.
  • Ngoài ra, không được bỏ qua các ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân có liên quan tham gia buổi làm việc.
• (4) Biên bản làm việc phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì người viết biên bản cũng phải ghi và nêu rõ lý do.

4. Biên bản làm việc là gì?

• Tại các buổi làm việc, trao đổi, giải quyết vấn đề, biên bản làm việc (hay nhật ký cuộc họp) là công cụ phổ biến nhất ghi lại nội dung cũng như quá trình làm việc giữa các bên, các thành phần tham gia.
• Biên bản làm việc ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong quá trình trao đổi, họp bàn giữa hai hay nhiều người với nhau. Biên bản này không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ chứng minh các sự việc đã diễn ra. Khi xem lại biên bản, người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình của buổi làm việc đã diễn ra.
• Mẫu Biên bản làm việc được sử dụng trong các trường hợp sau:
  • Buổi làm việc giữa các đối tác với nhau (doanh nghiệp - doanh nghiệp);
  • Buổi làm việc giữa đại diện doanh nghiệp và đại diện người lao động;
  • Buổi làm việc giữa đại diện cơ quan nhà nước và người dân;
  • Buổi làm việc giữa Ban giám hiệu nhà trường và đại diện Hội cha mẹ học sinh;
  • Buổi làm việc trong nội bộ cơ quan nhà nước...

5. Mục đích của biên bản làm việc

Biên bản làm việc được lập ra nhằm mục đích ghi chép lại diễn biến của buổi làm việc với đầy đủ những diễn biến, ý kiến nêu ra, thỏa thuận và kết quả của buổi làm việc để phục vụ cho một số thủ tục như: ban hành quy chế mới trong tổ chức, doanh nghiệp; thay đổi một số nội dung đang thực hiện... và còn là căn cứ trách nhiệm của các bên sau này khi hiện thực hóa thỏa thuận đã đạt được trong buổi làm việc đó.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Biên bản ghi lại những sự việc gì?

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

6.2. Biên bản làm việc gồm những nội dung gì?

Hiện nay, biên bản làm việc không có quy chuẩn bắt buộc nào cần phải theo, tuy nhiên, để đảm bảo đầy đủ nội dung, biên bản làm việc thường bao gồm các nội dung chính sau đây:

• Thời gian, địa điểm làm việc.
• Thành phần tham dự buổi làm việc.
• Nội dung chính, kết luận buổi làm việc.

6.3. Biên bản bao gồm những gì?

Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thểm thêm các chữ ký của người tham dự. Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt và chữ ký của người bị lập biên bản (nếu người bị lập biên bản không ký thì người ghi biên bản phải ghi vào)

6.4. Biên bản thỏa thuận làm việc là gì?

Biên bản thỏa thuận công việc là một văn bản pháp lý được lập giữa các bên liên quan nhằm ghi nhận các thỏa thuận về công việc cụ thể mà các bên sẽ thực hiện. Văn bản này thường được sử dụng trong các trường hợp như hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức, hoặc trong các dự án, hợp đồng lao động, hoặc các thỏa thuận dịch vụ.

6.5. Viết biên bản để làm gì?

Biên bản này thường được dùng để ghi chép lại những sự việc, thông tin đã và đang xảy ra trong cuộc họp. Vậy nên biên bản cuộc họp được xem là loại tài liệu có hiệu lực pháp lý rất cao. Biên bản cũng chính là căn cứ để chứng minh các sự kiện đã diễn ra trong thực tế.