Hướng dẫn tài khoản 335 (chi phí phải trả) chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Hướng dẫn tài khoản 335 (chi phí phải trả) chuẩn quy định mới nhất 2025

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC về Tài khoản 335 – Chi phí phải trả: dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.

Tài khoản 335 còn phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ như phải trả về tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo phải trích trước, như:

• Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất. Kế toán tiến hành tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất, kinh doanh.
• Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (khi trái phiếu đáo hạn).
• Trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng hóa, thành phẩm bất động sản đã bán.

2. Kế toán có phải phân biệt các khoản chi phí phải trả với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 không?

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC về Tài khoản 335 – Chi phí phải trả:

Theo đó, kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:

• Các khoản dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại nhưng thường chưa xác định được thời gian thanh toán cụ thể; Các khoản chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại chắc chắn về thời gian phải thanh toán;
• Các khoản dự phòng phải trả thường được ước tính và có thể chưa xác định được chắc chắn số sẽ phải trả (ví dụ khoản chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng); Các khoản chi phí phải trả xác định được chắc chắn số sẽ phải trả;
• Trên Báo cáo tài chính, các khoản dự phòng phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả khác trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả thương mại hoặc phải trả khác.
• Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Các khoản phải trả chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này để đảm bảo khi phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh được phản ánh là dự phòng phải trả.

Lưu ý: Căn cứ tại điểm c khoản 1 Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản trích trước không được phản ánh vào tài khoản 335 mà được phản ánh là dự phòng phải trả, như:

• Chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo;
• Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng, tái cơ cấu;
• Các khoản dự phòng phải trả khác (quy định trong TK 352).

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335 – Chi phí phải trả ra sao?

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335 – Chi phí phải trả được quy định tại khoản 2 Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Bên Nợ:
  • Các khoản chi trả thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả;
  • Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.
• Bên Có: Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Số dư bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.

Lưu ý: Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Hạch toán là gì?

Hạch toán là quá trình ghi chép, phân loại, tổng hợp và phân tích các thông tin kinh tế tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân. Mục tiêu chính của hạch toán là cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời để hỗ trợ việc quản lý, ra quyết định, lập kế hoạch, và kiểm tra tài chính.

4.2. Quá trình hạch toán bao gồm các bước nào?

• Ghi chép: Lưu giữ các thông tin về các giao dịch tài chính vào sổ sách hoặc hệ thống kế toán.
• Phân loại: Sắp xếp các giao dịch tài chính theo các loại tài khoản khác nhau, như tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, v.v.
• Tổng hợp: Tính toán tổng số các giao dịch tài chính trong mỗi loại tài khoản để có được các số liệu tổng hợp.
• Phân tích: Đánh giá và so sánh các số liệu tài chính để đưa ra các kết luận và khuyến nghị quản lý.

Việc hạch toán có thể được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau, như hạch toán theo dõi sổ sách đơn, sổ sách kép, hay sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại.

4.3. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán là gì?

Tại Điều 11 Luật Kế toán 2015 có quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán, cụ thể như sau:

• (1) Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
• (2) Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,).

Lưu ý: Doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoặc của tổ chức nước ngoài phải chuyển báo cáo tài chính về công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài hoặc sử dụng chung phần mềm quản lý, thanh toán giao dịch với công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài được sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị được đặt dấu chấm (.) và phải chú thích trong tài liệu, sổ kế toán, báo cáo tài chính.

Trong trường hợp này, báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác phải thực hiện theo quy định tại khoản (2) nêu trên.

4.4. Nguyên tắc kế toán theo Luật Kế toán được quy định ra sao?

Nguyên tắc kế toán được quy định tại Điều 6 Luật Kế toán 2015, cụ thể như sau:

• (1) Giá trị tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau ghi nhận ban đầu, đối với một số loại tài sản hoặc nợ phải trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường và giá trị của chúng có thể xác định lại một cách đáng tin cậy thì được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính.
• (2) Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm; trường hợp thay đổi các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
• (3) Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• (4) Báo cáo tài chính phải được lập và gửi cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 của Luật Kế toán 2015.
• (5) Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
• (6) Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất của giao dịch hơn là hình thức, tên gọi của giao dịch.
• (7) Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện quy định tại các khoản (1), (2), (3), (4), (5) và (6) còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.

4.5. Bảng hệ thống tài khoản kế toán là gì?

Hiện chưa có văn bản pháp luật nào định nghĩa chính xác bảng hệ thống tài khoản kế toán là gì nhưng có thể hiểu như sau:

Bảng hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng trong việc ghi chép, phản ánh tình trạng, sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán

Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán tại Việt Nam sử dụng ký hiệu bằng chữ số và được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Cụ thể:

• Số đầu tiên trong ký hiệu tài khoản: Là loại tài khoản.
• Hai số đầu tiên chính: Là nhóm tài khoản. Ví dụ: TK 11xx là tài khoản thuộc nhóm TK “Tiền mặt”
• Số thứ ba: Là tài khoản cấp 1 thuộc nhóm được phản ánh. Ví dụ: TK 155 là “Thành phẩm”
• Số thứ 4 (nếu có): Là tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản được phản ánh ở 3 số đầu. Ví dụ: TK 1111 “Tiền Việt Nam”.

4.6. Cách hạch toán kế toán như thế nào?

Hạch toán kế toán là một quá trình phức tạp nhưng rất quan trọng để quản lý tài chính của một tổ chức. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện hạch toán kế toán:

• Thu thập chứng từ: Bước đầu tiên là thu thập tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, v.v.
• Ghi sổ sách kế toán: Ghi nhận các giao dịch tài chính vào sổ sách kế toán, như sổ cái, sổ nhật ký, và các sổ chi tiết khác. Thường thì các công ty sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện việc này.
• Phân loại và tổng hợp: Phân loại các giao dịch theo các loại tài khoản như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, v.v. Sau đó, tổng hợp các giao dịch để tính toán số dư của từng tài khoản.
• Lập báo cáo tài chính: Dựa trên các số liệu tổng hợp, lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và các báo cáo khác theo yêu cầu của quản lý và cơ quan quản lý nhà nước.
• Phân tích và kiểm tra: Phân tích các số liệu tài chính để đưa ra các kết luận và khuyến nghị quản lý. Đồng thời, kiểm tra các số liệu để đảm bảo tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính.
• Lưu trữ hồ sơ: Cuối cùng, lưu trữ các chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật và nội bộ công ty.

Cách hạch toán có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quy mô, và ngành nghề. Việc tuân thủ các quy định về hạch toán và báo cáo tài chính là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và trung thực của tài chính doanh nghiệp.