Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản không?

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là một hình thức hợp đồng lao động được thiết lập, ký kết và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại, internet... Thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống, các bên tham gia hợp đồng sử dụng chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác thực điện tử khác để xác nhận thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về công việc, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

3. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản không?

Theo quy định tại khoản 2, khoản 4, khoản 16 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, một số khái niệm quan trọng được giải thích như sau:

• Phương tiện điện tử là những thiết bị phần cứng, phần mềm hoặc hệ thống thông tin hoạt động dựa trên công nghệ hiện đại như công nghệ thông tin, điện tử, kỹ thuật số, sóng từ, truyền dẫn không dây, quang học… Nói đơn giản, đây là các công cụ công nghệ giúp tạo lập, gửi và nhận dữ liệu.

• Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận về hoặc lưu trữ thông qua phương tiện điện tử.

• Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu – tức là hợp đồng không cần in ra giấy mà được tạo lập và thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử.

Bên cạnh đó, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định rằng:

• Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và mỗi bên giữ một bản. Tuy nhiên, nếu hợp đồng được ký qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu thì vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng giấy.

• Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng (trừ một vài ngoại lệ cụ thể), các bên có thể thỏa thuận bằng lời nói.

Như vậy, theo quy định pháp luật hiện hành, hợp đồng lao động được ký kết dưới hình thức điện tử – miễn là đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử – vẫn được công nhận và có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy.

3. 2 yêu cầu để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp theo quy định mới nhất

Ngoài các yêu cầu về nội dung hợp đồng và nguyên tắc ký kết, nếu người lao động và người sử dụng lao động lựa chọn ký hợp đồng lao động bằng phương tiện điện tử, thì cần đảm bảo hợp đồng này đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan đến văn bản điện tử và chữ ký số theo quy định pháp luật.

Cụ thể, theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, để một thông điệp dữ liệu (như hợp đồng điện tử) được công nhận có giá trị pháp lý như bản gốc, cần đáp ứng hai điều kiện sau:

• Tính toàn vẹn của nội dung: Nội dung hợp đồng điện tử phải được giữ nguyên vẹn từ thời điểm nó được tạo ra lần đầu dưới dạng hoàn chỉnh. Điều này có nghĩa là nội dung không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức (như định dạng hiển thị) trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.

• Khả năng truy cập và sử dụng: Hợp đồng điện tử phải có thể được truy cập và sử dụng dưới dạng đầy đủ, nguyên vẹn bất cứ khi nào cần thiết.

Tóm lại, để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, cần đảm bảo rằng nội dung không bị chỉnh sửa và có thể dễ dàng truy cập, sử dụng khi cần.

4. Khi ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử, cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023, khi các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Các bên có thể tự thỏa thuận về việc sử dụng thông điệp dữ liệu và các phương tiện điện tử trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng. Việc sử dụng này có thể áp dụng cho một phần hoặc toàn bộ nội dung của hợp đồng, tùy vào nhu cầu và sự thống nhất giữa các bên.

• Trong quá trình làm việc với hợp đồng điện tử, các bên được quyền thỏa thuận thêm về các yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo mật, cũng như các yếu tố nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin – tức là làm sao để dữ liệu trong hợp đồng không bị thay đổi hay giả mạo.

• Cuối cùng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ đúng theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, đồng thời phù hợp với các luật liên quan khác của Việt Nam.

Nói cách khác, các bên có quyền linh hoạt thỏa thuận trong khuôn khổ pháp luật, miễn là đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Chữ ký điện tử là gì? Có cần phải mua thiết bị riêng không?

Chữ ký điện tử là một dạng xác nhận danh tính bằng công nghệ số, thay thế cho chữ ký tay. Tùy vào mức độ sử dụng, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số (được cấp phép bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số) hoặc chữ ký điện tử thông thường. Có thể dùng phần mềm, thiết bị USB token hoặc nền tảng ký số online tùy nhu cầu.

5.2 Có thể dùng hợp đồng điện tử cho mọi loại lao động không?

Gần như tất cả các loại hợp đồng lao động đều có thể ký điện tử, bao gồm hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, theo mùa vụ… Tuy nhiên, với hợp đồng dưới 1 tháng, các bên vẫn có thể giao kết bằng lời nói nếu không thuộc các trường hợp đặc biệt theo Bộ luật Lao động 2019.

5.3 Hợp đồng điện tử lưu trữ ở đâu để hợp pháp?

Hợp đồng điện tử cần được lưu trữ ở dạng có thể truy cập và sử dụng lại khi cần, thường là trên hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ, máy chủ doanh nghiệp hoặc nền tảng điện toán đám mây có bảo mật cao. Việc lưu trữ cần đảm bảo không bị chỉnh sửa và có thể đối chiếu trong trường hợp xảy ra tranh chấp.