Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào? Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa mới nhất 2025?

1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào? Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa mới nhất 2025?

1.1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi nào?

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

Tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ như sau:

Điều 29. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

............................

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Như vậy, hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

1.2. Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa mới nhất 2025?

Hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng tùy hành vi cụ thể.

Tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021 có quy định về mức phạt đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

Như vậy, hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Bên cạnh đó còn buộc phải nộp báo cáo tình sử dụng hóa đơn.

2. 2 trường hợp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất 2025

Hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• • Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

• • Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.

Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu số BC26/HĐG

• Trường hợp 2: Khi chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể

Tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.

Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:

• • Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
  • Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

Trước đây, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.

Lưu ý:

• ­Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Như vậy, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ một số trường hợp nêu trên.

3. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn quy định mới nhất 2025

Tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Có bắt buộc phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế không?

Tại khoản 4 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

4. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này.

Như vậy, khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế.

4.2. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là khi nào?

Theo quy định khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

.....

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

......

Như vậy, thời điểm xuất hơn dịch vụ được xác định như sau:

• Đối với cung cấp dịch vụ:
  • Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
  • Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.
• Đối với bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm mỗi lần bàn giao khối lượng, giá trị dịch vụ.

4.3. Trường hợp nào thì doanh nghiệp được thực hiện giao dịch ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam?

Theo khoản 12 Điều 4 Thông tư 32/2013/TT-NNHN có quy định về các trường hợp được thực hiện giao dịch ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam như sau:

Các trường hợp được sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam

....

12. Người cư trú là doanh nghiệp chế xuất thực hiện theo quy định sau:

a) Được ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ và thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản khi mua hàng hóa từ thị trường nội địa để sản xuất, gia công, tái chế, lắp ráp hàng xuất khẩu hoặc để xuất khẩu, trừ hàng hóa thuộc diện cấm xuất khẩu. Doanh nghiệp trong nước được báo giá, định giá bằng ngoại tệ và nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản khi bán hàng hóa cho doanh nghiệp chế xuất;

b) Được báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ và thanh toán, nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản với doanh nghiệp chế xuất khác."

Như vậy, công ty bán hàng cho doanh nghiệp chế xuất để sản xuất, gia công, tái chế, lắp ráp hàng xuất khẩu hoặc để xuất khẩu thì được báo giá, định giá bằng ngoại tệ và nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản.

4.4. Những trường hợp nào hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử?

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

4.5. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như sau:

• Được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác;
• Được áp dụng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
• Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin;
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.