Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu là khi nào?

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu là khi nào?

Theo quy định khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn cụ thể như sau:

Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

.....

3. Quy định về áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý như sau:

......

b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

- Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

c) Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu.

.......

Thông qua quy định trên thời điểm xuất hóa đơn điện tử hàng hóa xuất khẩu được xác định như sau:

• (1) Ủy thác xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là thời điểm hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan.

• (2) Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là thời điểm khi người khai hải quan hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu.

Trong trường hợp này, cơ sở kinh doanh hàng hóa xuất khẩu nếu kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải sử dụng hóa đơn GTGT điện tử.

2. Quy định đồng tiền ghi trên hóa đơn xuất khẩu mới nhất 2025

Về hình thức đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng được quy định theo điểm c khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ bao gồm:

• (1) Hóa đơn thành tiền nhưng chưa có thuế GTGT.
• (2) Hóa đơn đã tính tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.
• (3) Hóa đơn đã tổng cộng tiền thuế GTGT.
• (4) Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.

Như vậy, mặc dù quy định ưu tiên sử dụng bằng đồng Việt Nam để dễ dàng thanh toán trong mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, hóa đơn vẫn có thể được ghi là đồng ngoại tệ trong trường hợp bán hàng có thu ngoại tệ sẽ không phải chuyển đổi sang đồng Việt Nam, điều này nhằm đơn giản thủ tục quy đổi tiền tệ cũng như phát triển kinh tế thị trường.

3. Doanh nghiệp có được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ theo hợp đồng không?

Hóa đơn vẫn có thể được ghi là đồng ngoại tệ trong trường hợp bán hàng có thu ngoại tệ sẽ không phải chuyển đổi sang đồng Việt Nam.

Căn cứ vào điểm c khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

....

13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam

Như vậy, hóa đơn vẫn có thể được ghi là đồng ngoại tệ trong trường hợp bán hàng có thu ngoại tệ sẽ không phải chuyển đổi sang đồng Việt Nam.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Hóa đơn bán hàng được sử dụng như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn bán hàng được các tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động như sau:

• Khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp đối với các hoạt động.
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
  • Hoạt động vận tải quốc tế.
  • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa trong khu phi thuế quan.
• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

4.2. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ là khi nào?

Theo quy định khoản 2, khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

.....

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

......

Như vậy, thời điểm xuất hơn dịch vụ được xác định như sau:

• Đối với cung cấp dịch vụ:
  • Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
  • Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền trong trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.
• Đối với bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm mỗi lần bàn giao khối lượng, giá trị dịch vụ.

4.3. Trường hợp nào thì doanh nghiệp được thực hiện giao dịch ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam?

Theo khoản 12 Điều 4 Thông tư 32/2013/TT-NNHN có quy định về các trường hợp được thực hiện giao dịch ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam như sau:

Các trường hợp được sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam

....

12. Người cư trú là doanh nghiệp chế xuất thực hiện theo quy định sau:

a) Được ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ và thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản khi mua hàng hóa từ thị trường nội địa để sản xuất, gia công, tái chế, lắp ráp hàng xuất khẩu hoặc để xuất khẩu, trừ hàng hóa thuộc diện cấm xuất khẩu. Doanh nghiệp trong nước được báo giá, định giá bằng ngoại tệ và nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản khi bán hàng hóa cho doanh nghiệp chế xuất;

b) Được báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ và thanh toán, nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản với doanh nghiệp chế xuất khác."

Như vậy, công ty bán hàng cho doanh nghiệp chế xuất để sản xuất, gia công, tái chế, lắp ráp hàng xuất khẩu hoặc để xuất khẩu thì được báo giá, định giá bằng ngoại tệ và nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản.

4.4. Những trường hợp nào hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử?

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

4.5. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như sau:

• Được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác;
• Được áp dụng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
• Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin;
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.