Thủ tục làm giấy khai sinh cho con mới nhất 2025
Thủ tục làm giấy khai sinh cho con mới nhất 2025

1. Hồ sơ làm giấy khai sinh cho con

1.1. Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài

Giấy tờ phải xuất trình:

  • Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
  • Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.
  • Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

Giấy tờ phải nộp:

  • Giấy chứng sinh. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

1.2. Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp có yếu tố nước ngoài

Giấy tờ phải xuất trình:

  • Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
  • Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm Giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.
  • Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.
  • Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

Giấy tờ phải nộp:

  • Giấy chứng sinh.
    • Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
    • Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con (nếu có).
  • Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó.

2. Thủ tục làm giấy khai sinh cho con

2.1. Làm giấy khai sinh cho con ở đâu?

Người có trách nhiệm (cha, mẹ; ông hoặc bà hoặc người thân thích khác; cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ) sẽ làm Giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ (Điều 13 Luật Hộ tịch 2014).

Theo Điều 11 Luật Cư trú 2020, nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Luật Cư trú 2020.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ (khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014).

  • Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau:
    • Trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch.
    • Trẻ có cha và mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch nhưng trẻ được sinh ra tại Việt Nam.

Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú (điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP).

2.2. Thủ tục đăng ký giấy khai sinh không có yếu tố nước ngoài

Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh cho con nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch .

  • Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh;

Nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;

  • Trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập;
  • Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.

Bước 2: Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ tại Bước 1, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 vào Sổ hộ tịch;

Sau đó, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

Bước 3: Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

2.3. Thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Bước 1: Người đi đăng ký khai sinh nộp giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014 cho cơ quan đăng ký hộ tịch

  • Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha và mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch cho con.
  • Trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì văn bản thỏa thuận phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài mà người đó là công dân.

Bước 2: Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại Bước 1, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung khai sinh theo quy định tại Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 vào Sổ hộ tịch;

Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cho con cùng ký tên vào Sổ hộ tịch.

Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

3. Nội dung khai sinh cho trẻ

Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 và quy định sau đây:

  • Họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ em được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ theo quy định của pháp luật dân sự và được thể hiện trong Tờ khai đăng ký khai sinh; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, thì xác định theo tập quán;
  • Quốc tịch của trẻ em được xác định theo quy định của pháp luật về quốc tịch;
  • Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh được cấp khi đăng ký khai sinh. Thủ tục cấp số định danh cá nhân được thực hiện theo quy định của Luật Căn cước công dân và Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Căn cước công dân, trên cơ sở bảo đảm đồng bộ với Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP;
  • Ngày, tháng, năm sinh được xác định theo Dương lịch. Nơi sinh, giới tính của trẻ em được xác định theo Giấy chứng sinh do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì xác định theo giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch.

Đối với trẻ em sinh tại cơ sở y tế thì nơi sinh phải ghi rõ tên của cơ sở y tế và tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi có cơ sở y tế đó; trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế thì ghi rõ tên đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh nơi trẻ em sinh ra.

Thủ tục làm giấy khai sinh cho con mới nhất 2025
Thủ tục làm giấy khai sinh cho con mới nhất 2025

4. Lệ phí khi làm giấy khai sinh cho con

Theo khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch 2014, miễn lệ phí đăng ký hộ tịch trong những trường hợp sau:

  • Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật;
  • Đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

Cá nhân yêu cầu đăng ký sự kiện hộ tịch khác ngoài các trường hợp trên phải nộp lệ phí.

Như vậy, khi làm giấy khai sinh (đăng ký khai sinh) cho con đúng hạn thì sẽ không tốn tiền, còn trường hợp đăng ký khai sinh khác như đăng ký khai sinh không đúng hạn, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân,… thì phải nộp lệ phí theo quy định của từng Hội đồng nhân dân mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ví dụ:

  • Tại TPHCM: Lệ phí đăng ký khai sinh (trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn) tại UBND cấp xã là 5.000 đồng/trường hợp, tại UBND cấp huyện là 50.000 đồng/trường hợp. (Theo Nghị quyết 124/2016/NQ-HĐND)
  • Tại Hà Nội: Lệ phí đăng ký khai sinh (trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn) tại UBND cấp xã là 5.000 đồng/trường hợp, tại UBND cấp huyện là 50.000 đồng/trường hợp. (Theo Nghị quyết 06/2020/NQ-HĐND)

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Làm giấy khai sinh cho con trễ thì có bị phạt không?

Theo Điều 37 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định các mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về đăng ký khai sinh bao gồm:

  • Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để làm thủ tục đăng ký khai sinh.
  • Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
    • Cam đoan, làm chứng sai sự thật về việc sinh;
    • Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về nội dung khai sinh;
    • Sử dụng giấy tờ của người khác để làm thủ tục đăng ký khai sinh.

Như vậy, việc cha, mẹ hoặc người có trách nhiệm đăng ký khai sinh trễ cho con sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính, tuy nhiên nếu đăng ký khai sinh không đúng hạn thì sẽ phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh.

5.2. Thời hạn là giấy khai sinh cho con là khi nào?

Theo khoản 1 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

5.3. Đăng ký khai sinh online ở đâu?

Để đăng ký khai sinh trực tuyến, người dân hiện nay có thể lựa chọn một trong ba cách sau:

Lưu ý: Hiện nay, thủ tục đăng ký khai sinh trực tuyến mới được tích hợp ở mức độ 3. Điều này có nghĩa là người dân vẫn phải đến cơ quan có thẩm quyền để thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả trực tiếp.