Thông tin trên Giấy khai sinh và sổ hộ khẩu sai thì phải thực hiện điều chỉnh thông tin trên loại giấy tờ nào trước mới nhất 2025?

1. Thông tin trên Giấy khai sinh và sổ hộ khẩu sai thì phải thực hiện điều chỉnh thông tin trên loại giấy tờ nào trước mới nhất 2025?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh như sau:

"Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh

1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh."

Và tại Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định về cải chính hộ tịch như sau:

"Điều 17. Cải chính hộ tịch

1. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

2. Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch."

Theo đó, giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân nên khi thông tin trên giấy khai sinh và sổ hộ khẩu sai cần thực hiện sửa đổi thông tin trên Giấy khai sinh trước.

2. Thủ tục cải chính thông tin trên Giấy khai sinh thực hiện như thế nào mới nhất 2025?

Theo quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch như sau:

“1. Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

3. Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.”

Theo đó, thủ tục cải chính giấy khai sinh cũng được thực hiện theo thủ tục cải chính hộ tịch theo các bước sau:

• Bước 1: Người yêu cầu đăng ký cải chính giấy khai sinh nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan có thẩm quyền.

Mẫu tờ khai yêu cầu cải chính giấy khai sinh

• Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, nếu thấy việc cải chính giấy khai sinh là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật thì người có thẩm quyền ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch.
• Bước 3: Người có thẩm quyền báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

3. Giấy tờ cần thiết khi tiến hành thủ tục cải chính giấy khai sinh

Việc tiến hành cải chính giấy khai sinh cũng như việc tiến hành cải chính hộ tịch, cụ thể:

• Giấy tờ phải xuất trình:
  • Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).
  • Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).
  • Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
• Lưu ý:
• Trường hợp người yêu cầu đăng ký có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.
• Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:
  • Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
  • Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.
  • Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
• Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:
  • Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
  • Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Trích lục thay đổi/cải chính/ bổ sung thông tin hộ tịch hoặc bản sao Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung thông tin hộ tịch), người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.
• Giấy tờ phải nộp:
  • Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc theo mẫu (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);
  • Mẫu hộ tịch điện tử tương tác thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc
  • Người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ cần thiết như xuất trình giấy tờ.

4. Điều kiện để được cải chính thông tin trên giấy khai sinh là gì?

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch như sau:

“Điều 7. Điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch

1. Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thi còn phải có sự đồng ý của người đó.

2. Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.”

Cũng theo quy định Điều 17 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định về cải chính hộ tịch như sau:

“Điều 17. Cải chính hộ tịch

1. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

2. Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch.”

Như vậy, vì giấy khai sinh chính là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân cho nên điều kiện cải chính giấy khai sinh cũng là điều kiện cải chính hộ tịch. Theo đó, việc cải chính giấy khai sinh chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

5. Thẩm quyền cải chính giấy khai sinh

Căn cứ vào khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về cải chính Giấy khai sinh như sau:

“Điều 7. Điều kiện thay đổi, cải chính hộ tịch

...

2. Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.”

Và theo Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 có quy định thẩm quyền chỉnh sửa giấy khai sinh như sau:

“Điều 7. Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

1. Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau:

a) Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại các điểm a, b, c, d và e khoản 1 Điều 3 của Luật này cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước;

b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước;

c) Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều 3 của Luật này;

d) Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này:

a) Đăng ký sự kiện hộ tịch quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật này có yếu tố nước ngoài;

b) Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc;

c) Thực hiện các việc hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật này.

…”

Đồng thời theo Điều 46 Luật Hộ tịch 2014 có quy định về nơi chỉnh sửa giấy khai sinh gốc như sau:

“Điều 46. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

3. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.”

Theo đó, giấy khai sinh sai thông tin do sai sót của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký làm giấy khai sinh thì mới được phép chỉnh sửa.

Và việc chỉnh sửa giấy khai sinh gốc sẽ được thực hiện tại:

• UBND xã: cho người chưa đủ 14 tuổi.
• UBND huyện: cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước.

Lưu ý: Đối với trường hợp có yếu tố nước ngoài thì đối chỉnh sửa giấy khai sinh gốc thực hiện tại UBND huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân.

6. Lệ phí cải chính giấy khai sinh

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 3 và Điểm c Khoản 2 Điều 5 Thông tư 85/2019/TT-BTC thì lệ phí cải chính hộ tịch sẽ thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Và theo Điểm c Khoản 2 Điều 5 Thông tư 85/2019/TT-BTC quy định:

• Lệ phí hộ tịch là khoản thu đối với người được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết các công việc về hộ tịch theo quy định của pháp luật, không bao gồm việc cấp bản sao trích lục hộ tịch (thu phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC).
• Lệ phí hộ tịch đối với việc đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, gồm: thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi cư trú ở trong nước.

Theo đó, mức thu lệ phí cải chính hộ tịch ở từng địa phương là khác nhau và căn cứ vào quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

7. Giá trị pháp lý của giấy khai sinh quy định như thế nào?

Theo quy định Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh như sau:

“Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh

1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.”

Theo đó, giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, mọi hồ sơ, giấy tờ tùy thân của cá nhân đều phải có nội dung phù hợp với Giấy khai sinh. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh thì cần phải điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung Giấy khai sinh.

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1. Chỉnh sửa giấy khai sinh cần những giấy tờ gì?

• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/ Hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cải chính giấy khai sinh.
• Đơn xin cải chính Giấy khai sinh theo mẫu.

8.2. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định gì?

Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót trong đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

8.3. Xin trích lục khai sinh mất bao lâu?

Bạn có thể nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hoặc đăng ký trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Thời gian cấp bản sao trích lục khai sinh là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

8.4. Trích lục khai sinh và giấy khai sinh khác gì nhau?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc phát sinh từ lúc một người được đăng ký khai sinh còn trích lục giấy khai sinh là bản sao chứng minh việc một người đã được đăng ký khai sinh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và có giá trị sử dụng thay giấy khai sinh bản gốc trong một số trường hợp cụ thể.

8.5. Muốn xin bản sao giấy khai sinh ở đâu?

Từ các quy định của pháp luật nêu trên, bạn không cần phải về nơi đăng ký ban đầu để trích lục bản sao giấy khai sinh. Bạn có thể đến UBND cấp xã nơi bạn đang ở để trích lục bản sao giấy khai sinh cho con theo quy định.