Chương II Thông tư 04/2020/TT-BTP: Hướng dẫn đăng ký một số việc hộ tịch
Số hiệu: | 04/2020/TT-BTP | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Tư pháp | Người ký: | Lê Thành Long |
Ngày ban hành: | 28/05/2020 | Ngày hiệu lực: | 16/07/2020 |
Ngày công báo: | 15/07/2020 | Số công báo: | Từ số 679 đến số 680 |
Lĩnh vực: | Quyền dân sự | Tình trạng: | Còn hiệu lực |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Mới: Không được đặt tên cho con quá dài, khó sử dụng
Ngày 28/5/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
Theo đó, nội dung khai sinh cho con được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
- Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
- Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.
Ngoài ra, Thông tư còn quy định chi tiết về việc Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài; Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân; Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh…
Thông tư 04/2020/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 16/7/2020 và thay thế Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015.
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
1. Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
2. Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.
1. Hồ sơ đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam, được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
a) Giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp và cư trú tại Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm: giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.
b) Việc xác định quốc tịch Việt Nam cho trẻ em khi đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam về quốc tịch.
2. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con khi đăng ký khai sinh, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó. Nếu cơ quan có thẩm quyền nước ngoài không xác nhận thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ, nhưng để trống phần ghi về quốc tịch trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh.
1. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hiện tại thực hiện việc đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam cư trú trong nước, sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, chưa đăng ký khai sinh nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (bản chính hoặc bản sao hợp lệ) như: giấy tờ tùy thân theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Sổ hộ khẩu; Sổ tạm trú; giấy tờ khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
2. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện việc đăng ký khai sinh cho người Việt Nam định cư tại nước ngoài, chưa đăng ký khai sinh, nếu có hồ sơ, giấy tờ cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó có ghi nơi sinh tại Việt Nam.
3. Hồ sơ đăng ký khai sinh đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này gồm có: Tờ khai đăng ký khai sinh, văn bản cam đoan về việc chưa đăng ký khai sinh; các giấy tờ theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
Trình tự giải quyết, nội dung đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 5 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 9 và Điều 10 Thông tư này.
Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:
1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:
a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.
4. Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.
Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
1. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 1, khoản 2 Điều 9 Thông tư này thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo giấy tờ đó.
2. Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu thông tin về cha, mẹ và của bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ tại khoản 1 Điều này, thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ hợp lệ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.
Trường hợp cha, mẹ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh đã chết thì mục “Nơi cư trú” trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh ghi: “Đã chết”.
Trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại; địa danh hành chính trước đây được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh.
1. Việc xác minh trong thủ tục đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 31 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện theo hướng dẫn sau đây:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tư pháp có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ đăng ký kết hôn. Trường hợp có khiếu nại, tố cáo việc kết hôn không đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình hoặc xét thấy có vấn đề cần làm rõ về nhân thân của bên nam, bên nữ hoặc giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kết hôn thì Phòng Tư pháp phối hợp với cơ quan có liên quan xác minh làm rõ.
Trong quá trình thẩm tra, xác minh hồ sơ, nếu thấy cần thiết, Phòng Tư pháp làm việc trực tiếp với các bên để làm rõ về nhân thân, sự tự nguyện kết hôn, mục đích kết hôn.
2. Trường hợp công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp giấy tờ cho phép cư trú, có yêu cầu kết hôn với nhau hoặc kết hôn với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì thẩm quyền đăng ký kết hôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định tại Điều 37 Luật hộ tịch.
3. Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó là công dân cấp.
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
1. Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này.
2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.
Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp ngày 03/02/2020 nhưng ngày 10/02/2020, người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã đăng ký kết hôn thì Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị sử dụng đến ngày 10/02/2020.
3. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.
Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh Nguyễn Việt K, sinh năm 1962, công dân Việt Nam, Hộ chiếu số: B123456 do Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức cấp ngày 01/02/2020; tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.
Giấy này được cấp để làm thủ tục đăng ký kết hôn với anh KIM JONG DOEK, sinh năm 1970, quốc tịch Hàn Quốc, Hộ chiếu số HQ12345 do cơ quan có thẩm quyền Hàn Quốc cấp ngày 02/02/2020; tại cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc, tại Hàn Quốc.
4. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu không phải đáp ứng điều kiện kết hôn; trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.
Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục mua bán nhà, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.
5. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.
Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II Luật hộ tịch và hướng dẫn sau đây:
1. Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.
2. Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.
Chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều 25 và khoản 1 Điều 44 của Luật hộ tịch gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:
1. Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.
2. Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều này thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 5 Thông tư này, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.
1. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em mà có người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ kết hợp giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh và thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Trường hợp đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con mà một bên có yêu cầu là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.
2. Hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con bao gồm:
a) Tờ khai đăng ký khai sinh, Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định;
b) Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay thế Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật hộ tịch;
c) Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 14 của Thông tư này.
3. Trình tự, thủ tục giải quyết việc đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 và Điều 25 Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 36 và Điều 44 Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Nội dung đăng ký khai sinh xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư này. Giấy khai sinh và Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con được cấp đồng thời cho người yêu cầu.
1. Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp; người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.
2. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh nhưng không có thông tin về người cha, nay vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục nhận cha, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.
3. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, con.
Trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cung cấp thông tin về người mẹ và lập văn bản thừa nhận con chung không đúng sự thật tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.
4. Trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì do Tòa án nhân dân xác định theo quy định pháp luật.
Trường hợp Tòa án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Tòa án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Thông tư này.
1. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.
2. Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.
3. Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch.
1. Giấy tờ hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật hộ tịch có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.
2. Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh.
Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, sau khi xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam.
3. Trường hợp cá nhân đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh không ghi ngày, tháng sinh thì được bổ sung ngày, tháng sinh theo Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi cá nhân sinh ra.
Trường hợp không có Giấy chứng sinh, không có văn bản xác nhận của cơ sở y tế thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:
a) Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó.
Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.
b) Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.
c) Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn tại điểm a, điểm b khoản này, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01 của năm sinh; trường hợp xác định được tháng sinh nhưng không xác định được ngày sinh thì ngày sinh là ngày 01 của tháng sinh.
4. Trường hợp cơ quan thực hiện việc bổ sung thông tin hộ tịch không phải cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây, thì sau khi giải quyết phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch; nếu cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì thông báo đến Bộ Ngoại giao.
1. Sau khi được giải quyết cho làm con nuôi, theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi hộ tịch theo quy định tại Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 46 Luật hộ tịch.
2. Trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, trẻ chưa xác định được cha, mẹ thì theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện bổ sung thông tin của cha, mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”.
3. Trường hợp con riêng được cha dượng, mẹ kế nhận làm con nuôi, nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh còn để trống phần khai về cha hoặc mẹ, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi bổ sung thông tin về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.
Nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh có đủ phần khai về cha và mẹ, thì theo yêu cầu của cha nuôi hoặc mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha hoặc mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.
1. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:
a) Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc;
b) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người đó thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.
c) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở của Sở Tư pháp đã đăng ký việc hộ tịch trước đây thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.
Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi chú vào Sổ hộ tịch theo quy định.
2. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc nhưng người yêu cầu không còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp nhận, giải quyết theo quy định.
Sau khi cấp Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch hoặc mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch theo quy định.
1. Cơ quan đăng ký hộ tịch nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định liên quan đến việc thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân có trách nhiệm ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật hộ tịch; trường hợp Sổ hộ tịch đã được chuyển lưu tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên thì gửi thông báo kèm theo bản chụp trích lục bản án, bản sao quyết định tới cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch để ghi tiếp vào Sổ hộ tịch.
2. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch chưa nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định, mà người có thông tin hộ tịch thay đổi cung cấp trích lục bản án, bản sao quyết định hợp lệ, đã có hiệu lực pháp luật thì cơ quan đăng ký hộ tịch cũng thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này, đồng thời ghi chú nội dung thay đổi vào mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Trường hợp cơ quan thực hiện ghi chú không phải là cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây thì ghi chú nội dung thay đổi vào mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch, đồng thời gửi bản chụp trích lục bản án, bản sao quyết định đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.
1. Công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch, cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh và bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.
2. Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn để làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đây hoặc nơi đăng ký kết hôn mới.
1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Những thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống.
2. Trường hợp Sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi thì cơ quan đăng ký hộ tịch xác định năm sinh tương ứng ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch, sau đó cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Ví dụ: Sổ đăng ký khai sinh năm 1975 ghi tuổi của cha là 25 tuổi, tuổi của mẹ là 23 tuổi thì xác định năm sinh của cha: 1950, năm sinh của mẹ: 1952.
3. Trường hợp thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì thông tin trong bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch là thông tin đã được cập nhật theo nội dung ghi trong mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.
Trường hợp yêu cầu cấp bản sao Trích lục kết hôn mà trong Sổ đăng ký kết hôn đã ghi chú việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì mục Ghi chú trong Trích lục kết hôn bản sao ghi rõ: Đã ly hôn theo Bản án/Quyết định số… ngày…tháng…năm … của Tòa án ….
1. Trường hợp trẻ em sinh ra mà cha mẹ bị khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký khai sinh cho con; cha mẹ bị bắt, tạm giam hoặc đang thi hành án phạt tù mà không còn ông bà nội, ngoại và người thân thích khác hoặc những người này không thể đi đăng ký khai sinh cho trẻ thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai sinh lưu động.
Trường hợp người chết không có người thân thích, người thân thích không sống cùng địa bàn xã hoặc là người già, yếu, khuyết tật không đi đăng ký khai tử được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai tử lưu động.
Trường hợp hai bên nam, nữ cùng thường trú trên địa bàn cấp xã mà một hoặc cả hai bên nam, nữ là người khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký kết hôn được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký kết hôn lưu động.
2. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, căn cứ điều kiện thực tế của địa phương, Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tổ chức đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn lưu động.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm bố trí thời gian, kinh phí, nhân lực để thực hiện đăng ký hộ tịch lưu động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này với hình thức phù hợp, bảo đảm mọi sự kiện sinh, tử, kết hôn của người dân được đăng ký đầy đủ.
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký khai sinh, khai tử lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các loại mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động tại nhà riêng hoặc tại địa điểm tổ chức đăng ký lưu động, bảo đảm thuận lợi cho người dân.
Tại địa điểm đăng ký hộ tịch lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn người yêu cầu điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai; kiểm tra các giấy tờ làm cơ sở cho việc đăng ký khai sinh, khai tử theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư này; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký khai sinh, khai tử lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký giấy tờ hộ tịch và ghi nội dung đăng ký vào Sổ hộ tịch tương ứng.
3. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch đem theo giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch để trả kết quả cho người có yêu cầu tại địa điểm đăng ký lưu động; hướng dẫn người dân ký, ghi rõ họ, tên trong Sổ hộ tịch theo quy định; tại mục Ghi chú trong Sổ hộ tịch ghi rõ “Đăng ký lưu động”.
4. Trường hợp người yêu cầu không biết chữ thì công chức tư pháp - hộ tịch trực tiếp ghi Tờ khai, sau đó đọc cho người yêu cầu nghe lại nội dung và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Tờ khai. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch phải đọc lại nội dung giấy tờ hộ tịch cho người yêu cầu nghe và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Sổ hộ tịch.
Quy định này cũng được áp dụng đối với thủ tục đăng ký kết hôn lưu động tại Điều 26 của Thông tư này.
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký kết hôn lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động. Tại địa điểm đăng ký lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh về điều kiện kết hôn của các bên; hướng dẫn người dân điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký kết hôn; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký kết hôn lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
2. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu xét thấy các bên có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, sau đó tiến hành trao Giấy chứng nhận kết hôn cho các bên tại địa điểm đăng ký lưu động.
GUIDELINES ON REGISTRATION OF SOME VITAL EVENTS
Article 6. Contents of birth registration
Contents of birth registration are provided for by regulations in Clause 1 Article 14 of the Law on Civil Status, Clause 1 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:
1. The last name, ethnicity and full name of the child must be determined in compliance with regulations of laws and in a manner that honors national identity and fine traditions and customs of Vietnam; the name shall not be too long or hard to use.
2. In case the parents fail to reach an agreement on the last name, ethnicity and native place of their child upon birth registration, the last name, ethnicity and native place of the child shall be determined according to customs but the child must take on the last name, ethnicity and native place of the mother or the father.
Article 7. Birth registration involving foreign elements
1. The contents of a birth registration application for a child born overseas to a Vietnamese father or mother or to Vietnamese father and mother, having no overseas birth registration and residing in Vietnam is provided for by regulations in Article 29 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:
a) Documentary evidences of the child’s lawful entry into Vietnam and residence in Vietnam per regulations in Clause 2 Article 29 of Decree No. 123/2015/ND-CP, including a documentary evidence of the child’s lawful entry into Vietnam (such as passport, documents enabling international travel bearing an entry stamp from an immigration authority) and a written confirmation from the competent public security authority that the child is living in Vietnam.
b) The child’s Vietnamese citizenship shall be determined as prescribed in Vietnam's laws on citizenship upon birth registration.
2. In case the child’s parent chooses a foreign citizenship for the child upon birth registration, besides the written consent to such choosing, a confirmation that such choosing conforms to the foreign country's law from the competent authority of the foreign country is required. If there is no confirmation from the competent foreign authority, the civil registration authority shall register the child’s birth but leave the nationality section in the birth certificate and birth register blank.
Article 8. Birth registration for persons possessing personal documents
1. Each commune-level People’s Committee shall handle birth registration of Vietnamese citizens living in its commune and born before January 01, 2016 with no birth registration but possessing personal documents (authentic copies or legitimate copies) such as identity documents provided for in Clause 1 Article 2 of Decree No. 123/2015/ND-CP; family registry; temporary residence registry; other documents issued by competent Vietnamese authorities and organizations.
2. The People's Committee of the district where an overseas Vietnamese lives before they go abroad shall handle their birth registration if they have no birth registration and possess the personal documents mentioned in Clause 1 herein and stating their place of birth as Vietnam.
3. A birth registration application for the cases provided for in Clauses 1 and 2 of this Article shall include a birth registration application, a confirmation that birth registration has not been done; and the documents listed in Points b and c Clause 1 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP.
Birth registration procedure and contents are provided for in Clause 2, Clause 3 and Clause 5 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 3 and 4 Article 9 and Article 10 of this Circular.
Article 9. Documents providing bases for birth re-registration
Documents providing bases for birth re-registration mentioned in Point b Clause 1 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP include:
1. A copy of the birth certificate lawfully issued by the competent Vietnamese authority.
2. The authentic copy or a copy of a replacement of the birth certificate issued before 1945 in the North and before 1975 in the South.
3. In case an applicant for birth re-registration does not have the documents mentioned in Clause 1 and Clause 2 of this Article, the following documents, lawfully issued by competent Vietnamese authorities, may provide the bases for birth re-registration:
a) Identity card or passport;
b) Family registry, temporary residence registry, documentary evidences of place of residence;
c) Degrees, certificates, school report book, school records issued or confirmed by competent authorities;
d) Other documents containing full name and date of birth of the applicant.
The applicant shall submit copies of all of the abovementioned documents (if any) and a confirmation that they have submitted all available documents; and take responsibilities and consequences arising if the confirmation is untruthful as per regulations in Article 5 of this Circular.
4. If documents submitted by an applicant for birth re-registration do not contain proof of parent-child relationship, the civil registration authority shall request the competent public security authority to confirm in writing.
If the public security authority has no information to provide, the civil registration authority shall request the applicant to draw up a written confirmation of accuracy of information on their parents according to regulations in Articles 4 and 5 of this Circular and determine the birth registration contents based on such confirmation.
Article 10. Determination of birth re-registration contents
1. In case an applicant for birth re-registration has the documents required according to Clause 4 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 1 and 2 Article 9 of this Circular, the birth re-registration contents shall be determined based on such documents.
2. At the time of birth re-registration, if there is any change to information on the applicant’s parent or the applicant themselves contained in the documents mentioned in Clause 1 herein, the applicant shall present valid documentary evidences of such change. If such change complies with regulations of laws, birth re-registration contents shall be determined based on the new information; and the outdated information shall be written on the back of the birth certificate and in the Remark section in the birth register.
If the mother or father of the applicant has passed away, “Deceased” shall be written in the Place of residence field in the birth register and birth certificate.
If the name of an administrative location written in issued documents has changed, the current name shall be used and the previous name shall be written on the back of the birth certificate and in the Remark section of the birth register.
Section 2. MARRIAGE REGISTRATION AND ISSUANCE OF MARITAL STATUS CERTIFICATE
Article 11. Marriage registration involving foreign elements
1. Applications for marriage registration shall be verified as per regulations in Clause 2 Article 38 of the Law on Civil Status and Clause 1 Article 31 of Decree No. 123/2015/ND-CP as follows:
Within 10 working days starting from the date of receipt of the adequate application, the district-level justice authority shall review and appraise the application for marriage registration. If there is any complaint or denunciation that the marriage conditions have not been fulfilled according to regulations in the Law on Marriage and Family or it is deemed that some issue concerning the record of the male or female partner or a document in the application needs to be clarified, the district-level justice authority shall cooperate with relevant authorities in verification.
During the investigation and verification process, if necessary, the district-level justice authority may meet the parties in person to clarify their records, whether they enter into the marriage voluntarily and the marriage purpose.
2. In case Vietnamese citizens granted a residence permit by the competent foreign authority wish to marry each other or marry Vietnamese citizens living in Vietnam, district-level People's Committees have the competence in handling their marriage registration as per Article 37 of the Law on Civil Status.
3. Documentary evidences of marital status of foreigners must be issued by competent authorities of their home countries.
Article 12. Issuance of marital status certificate
Issuance of the marital status certificate is provided for by regulations in Articles 21, 22 and 23 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:
1. If an applicant wishes to be reissued with the marital status certificate to get married but could not submit the old marital status certificate, the applicant shall provide the reason they could not submit it. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the civil registration authority shall verify with the authority of the locality where the applicant planned to register their marriage in writing. If the civil registration authority could not verify or receive the verification result, the civil registration authority shall allow the applicant to draw up a confirmation of their marital status according to regulations in Articles 4 and 5 herein.
2. The marital status certificate shall remain valid until the time at which the marital status is changed or for 06 months starting from the date of issuance, whichever comes first.
Example: a marital status certificate was issued on February 03, 2020 but, on February 10, 2020, the certificate holder registered their marriage, so the certificate was only valid until February 10, 2020.
3. In case an applicant wishes to use the marital status certificate for marriage purpose, the civil registration authority shall issue only one copy to the applicant. The marital status certificate shall contain the full name, year of birth, nationality and identity documents of the applicant, and the locality where the applicant plans to register their marriage.
Example: this certificate is issued for getting married to Mr. Nguyen Viet K, born in 1962, Vietnamese citizen, passport No. B123456 issued by Embassy of Vietnam in Germany on February 01, 2020; by the People’s Committee of Hoai Duc district, Hanoi.
This certificate is issued for getting married to Mr. KIM JONG DOEK, born in 1970, South Korean citizen, passport No. HQ12345 issued by the competent South Korean authority on February 02, 2020; at the premises of the competent South Korean authority in South Korea.
4. In case an applicant wishes to use the marital status certificate for a purpose besides marriage, the applicant is not required to meet the marriage conditions; the marital status certificate shall specify its use and that it may not be used for getting married. The certificate shall be issued in the amount requested by the applicant.
Example: this certificate is issued for house selling procedures and may not be used for marriage registration.
5. Civil registration authorities may reject applications for marital status certificates that are to be used for same-sex marriage or marriage to a foreigner on the premises of a foreign representative mission in Vietnam.
Section 3. DEATH REGISTRATION AND PARENT-CHILD RELATIONSHIP RECOGNITION
Article 13. Death registration
Death registration is provided for by Section 7 Chapter II of the Law on Civil Status and the following guidelines:
1. The applicant for registration of a death that happened a long time ago without a death notice or an equivalent document per regulations in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP shall provide documents/evidences issued by the competent authority or a valid confirmation of the death.
2. The civil registration authority may reject death registration applications that do not include any document or evidence required by Clause 1 of this Article or sufficient documents or evidences.
Article 14. Proof of parent-child relationship
Proof of parent-child relationship according to regulations in Clause 1 Article 25 and Clause 1 Article 44 of the Law on Civil Status includes one of the following documents:
1. Written confirmation of the father-child or mother-child relationship from a competent domestic or foreign regulatory body, organization, health authority or testing authority.
2. In case there is no proof of the parent-child relationship per regulations in Clause 1 herein, the parent and child shall draw up a confirmation of their parent-child relationship according to regulations in Article 5 herein with at least 2 witness of their parent-child relationship.
Article 15. Birth registration in combination with parent-child relationship recognition
1. If a birth registration is combined with parent-child relationship recognition, the People’s Committee of the commune where the mother or father lives shall handle the application.
In case a birth registration is combined with parent-child relationship recognition where one parent is a foreigner or an overseas Vietnamese, the People's Committee of the district where the Vietnamese parent lives shall handle the application.
2. An application for birth registration in combination with parent-child relationship recognition consists of:
a) A birth registration application and an application for parent-child relationship recognition made using the prescribed forms;
b) A certificate of live birth or an equivalent document per regulations in Clause 1 Article 16 of the Law on Civil Status;
c) Proof of parent-child relationship according to regulations in Article 14 of this Circular.
3. Commune-level People’s Committees shall handle applications for birth registration in combination with parent-child relationship recognition following the procedures prescribed in Clauses 1 and 2 Article 16 and Article 25 of the Law on Civil Status; and district-level People’s Committees shall handle applications for birth registration in combination with parent-child relationship recognition following the procedures prescribed in Clauses 1 and 2 Article 36 and Article 44 of the Law on Civil Status.
Contents of birth registration shall be determined according to regulations in Clause 1 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Article 6 of this Circular. The birth certificate and extract of the parent-child relationship recognition document shall be issued to the applicant concurrently.
Article 16. Parent-child relationship recognition and civil status revision in some special cases
1. In case a man and a woman cohabit and have a child without marriage registration and the child lives with the father, if the father cannot contact the mother upon application for father-child relationship recognition, the mother’s opinion may be excluded from the application for father-child relationship recognition.
If the certificate of live birth and personal documents of the mother are available, the mother field shall be filled out based on the certificate of live birth and personal documents of the mother. Otherwise, this field shall be filled out based on information provided by the father; and the father shall take responsibility for such information.
2. In case the wife gives birth to a child before marriage registration, the birth is registered without the father’s information and the couple have a document recognizing the child as their common child, an application for civil status revision shall be submitted instead of an application for father-child relationship recognition to add the father’s information to the birth register and birth certificate of the child.
3. In case the wife gives birth to a child before marriage registration without birth registration and, upon birth registration, the couple has a document recognizing the child as their common child, the father’s information shall be added to the child’s birth certificate immediately without applying for father-child relationship recognition.
Legal consequences and liabilities arising from provision of untruthful information on the mother and common child recognition document per Clauses 1, 2 and 3 of this Article are provided for in Article 5 of this Circular.
4. People’s Courts shall decide cases where the wife gives birth or is pregnant during the marriage period but the wife or husband does not recognize the child as their common child or another person wishes to recognize the child as their own as per the law.
If the People’s Court rejects such a case, the civil registration authority shall receive and handle the application for registration of the birth of a child with unknown father or application for father-child relationship recognition, which shall include a written rejection from the Court and proof of the father-child relationship mentioned in Clause 1 Article 14 of this Circular.
Section 4. CIVIL STATUS INFORMATION REVISION, CORRECTION AND CHANGE
Article 17. Civil status correction
1. Civil status shall be changed only upon detection of a mistake in civil registration; contents of a civil status document lawfully issued to officialize contents of another personal document shall not be corrected.
2. A mistake in civil registration must be attributed to the civil registration applicant or the civil registration authority.
3. The regulatory body where a death is registered has the power to correct death registration contents at the request of the person responsible for registering the death according to regulations in Article 33 of the Law on Civil Status.
Article 18. Civil status information revision
1. Civil status documents mentioned in Clause 2 Article 75 of the Law on Civil Status remain valid and do not need to be revised based on the existing civil status forms.
2. Civil status documents lawfully issued from January 01, 2016 may add missing civil status information if there are proofs lawfully issued by competent authorities/organizations.
Vietnamese citizenship shall be added to civil status documents issued from January 01, 2016 after it has been confirmed that the applicant has Vietnamese citizenship as per regulations of the Law on Vietnamese Citizenship.
3. In case a birth registered before January 01, 2016 lacks a date/month of birth in the birth certificate/birth register, the date/month of birth may be added based on the certificate of live birth or written confirmation of the healthcare establishment where the birth took place.
If there is no certificate of live birth or written confirmation of the healthcare establishment, the date/ month of birth shall be determined as follows:
a) If the individual’s personal documents have a consistent date/month of birth, this date/month shall be used.
If the individual’s personal documents have no consistent date/month of birth, the date/month on the document confirmed to be valid or issued first shall be chosen.
b) If the individual have no personal document or their personal documents contain no date/month of birth, they may draw up a confirmation of their date/month of birth according to regulations in Article 5 of this Circular.
c) If the date and month of birth could not be determined following the guidelines in Points a and b herein, January 01 of the birth year shall be chosen; if the birth month could be determined but not the birth date, the first of the birth month shall be chosen as the birth date.
4. In case the authority revising the civil status information is not the original civil registration authority, after revision is completed, a written notification and a copy of the civil status extract shall be sent to the original civil registration authority to have the new information added to the civil register; if the original civil registration authority is a representative mission, the notification shall be sent to the Ministry of Foreign Affairs.
Article 19. Change and revision of civil status information of adopted children
1. After the child is adopted, at the request of the adoptive parent(s), the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall change the child’s civil status according to regulations in Articles 26, 27, 28 and 46 of the Law on Civil Status.
2. If the adopted child is an abandoned child or a child with unknown biological parents, at the request of the adoptive parent(s), the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall add information of the adoptive parent(s) to the father/mother field in the birth certificate and birth register; and “adoptive parent(s)" must be included in the Remark section of the birth register.
3. If a step-child is adopted by the step-father or step-mother and the father/mother field in the birth certificate and birth register is empty, the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall add information of the step-father or step-mother to the father/mother field in the birth certificate and birth register; and “adoptive father" or “adoptive mother” must be included in the Remark section of the birth register.
If the father and mother fields in the birth certificate and birth register are filled out, at the request of the adoptive father or mother, the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the adopted child lives shall replace the father or mother’s information in the birth certificate and birth register with information on the step-father or step-mother; and “adoptive father" or “adoptive mother” must be included in the Remark section of the birth register.
Article 20. Civil status information revision, correction and change and ethnicity re-determination in some special cases
1. Competence in civil status information revision, correction and change and ethnicity re-determination for vital events registered at Departments of Justice:
a) If the applicant is an overseas Vietnamese, the People's Committee of the district where the applicant lives before going abroad has the power to change, correct and revise their civil status information and redetermine their ethnicity;
b) If the applicant is a foreigner residing in Vietnam, the People's Committee of the district where the applicant lives has the power to correct and revise their civil status information.
c) If the applicant is a foreigner not residing in Vietnam, the People's Committee of the district where the Department of Justice that registered the applicant’s civil events is located has the power to correct and revise civil status information.
After civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination is completed, the district-level People's Committee shall send a notification and a copy of the civil status extract to the Department of Justice for noting in the civil register as regulated.
2. In case an applicant for civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination no longer has the authentic copies of civil status documents or the civil registration authority no longer keeps the civil register, the civil registration authority may receive and handle the application as per regulations.
After issuing the extract of civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination to the applicant, the official in-charge of civil status tasks shall record the changed, corrected or revised civil status information or re-determined ethnicity in the Remark section of the civil register or on the back of the authentic copy of the civil status document as regulated.
Section 5. RECORDING CIVIL STATUS CHANGES PER JUDGMENTS AND DECISIONS OF COMPETENT AUTHORITIES IN CIVIL REGISTERS; RECORDING VITAL EVENTS OF VIETNAMESE CITIZENS RESOLVED BY COMPETENT FOREIGN AUTHORITIES IN CIVIL REGISTERS; AND ISSUANCE OF CIVIL STATUS EXTRACT COPIES
Article 21. Recording civil status changes per judgments and decisions of competent authorities in civil registers
1. Upon receipt of a notification and enclosed judgment extract or decision copy concerning change of civil status of an individual, the civil registration authority shall record such change in the civil register according to regulations in Clause 1 Article 30 of the Law on Civil Status; if the civil register is retained by the superior civil status managing authority, send a notification and a photocopy of the judgment extract or decision copy to this managing authority to have such change recorded in the civil register.
2. In case the civil registration authority has not received a notification and enclosed judgment extract or decision copy but is provided with a valid and effective judgment extract or decision copy by the individual whose civil status information is subject to change, the civil registration authority shall record such change in the civil register according to regulations in Clause 1 herein, and note such change on the back of the authentic copy of the civil status document. In case the authority making the note is not the one registering the individual’s civil status, the former shall note such change on the back of the authentic copy of the civil status document and send a photocopy of the judgment extract or decision copy to the latter have such change recorded in the civil register.
Article 22. Recording vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities in civil registers
1. If a Vietnamese citizen born overseas and having their birth registered at the competent foreign authority wishes to have their birth recorded in the civil registers, the civil registration authority shall record their birth in the civil register and issue an extract of the birth registration recorded in the civil register and a copy of the birth certificate to the applicant.
2. If a Vietnamese citizen not residing in Vietnam wishes to have their divorce recorded in the civil register so as to register their new marriage at the competent Vietnamese authority, they shall submit an application to the People's Committee of the district where they registered their previous marriage or where they register their new marriage.
Article 23. Issuance of civil status extract copies
1. A civil status registration and management authority that keeps civil registers or manages the electronic civil status database has the power to issue civil status extract copies. Contents of civil status extract copies must be consistent with information in civil registers. Any field in the form of the civil status extract copy that has no information available in civil registers or the electronic civil status database shall be left blank.
2. If the old civil register records age, the civil registration authority shall determine and record the corresponding birth year in the Remark section of the civil register and issue the civil status extract copy.
Example: The 1975 birth register record the father’s age as 25 years old and the mother’s age as 23 years old, which means the father’s birth year is 1950 and the mother’s birth year is 1952.
3. In case an individual has their civil status information changed, corrected or revised, their ethnicity re-determined, a civil status change per a judgment or decision of the competent authority recorded in a civil register, or a vital event of Vietnamese citizens resolved by the competent foreign authority recorded in a civil register, information in the birth certificate copy and civil status extract copy shall be revised based on the information written in the Remark section of the civil register.
If an applicant applies for issuance of a marriage records extract copy but a civil status change per an effective divorce decision or judgment is recorded in the marriage register or a divorce resolved by a competent foreign authority is recorded in a civil register, the Remark section of the marriage records extract copy shall state: divorced per Judgment/Decision No. [judgment/decision number] dated [date] by the Court of [name of court].
Section 6. MOBILE BIRTH REGISTRATION, DEATH REGISTRATION AND MARRIAGE REGISTRATION
Article 24. Cases of mobile birth registration, death registration and marriage registration
1. In case a child is born to parents with a physical disability or illness that renders them unable to register the child’s birth or to parents in temporary detention or in prison and the child has no maternal or paternal grandparents or other relatives or these persons cannot register the child’s birth, the commune-level People’s Committee shall register the birth in a mobile manner.
In case a deceased person does not have any relatives or their relatives do not live in the same commune, or are old or weak, or have physical disabilities and cannot register their death, the commune-level People’s Committee shall register their death in a mobile manner.
In case both the male and female partners live in the same commune but one or both of them have a physical disability or illness that renders them unable to register their marriage, the People’s Committee of their commune shall register their marriage in a mobile manner.
2. Besides the cases provided for in Clause 1 of this Article, depending on the actual situation of each commune, commune-level People’s Committee shall decide to register births, deaths and marriages in a mobile manner.
3. Commune-level People’s Committees shall allocate time, funding and work force for mobile civil registration according to regulations in Clauses 1 and 2 herein in a suitable way, ensuring all births, deaths and marriages are registered.
Article 25. Mobile birth registration and death registration procedures
1. The commune-level official in charge of justice - civil status affairs assigned the task of mobile birth registration and death registration shall prepare all necessary application forms and specimen civil status documents and ensure conditions for mobile registration at people’s houses or a mobile registration point, ensuring people’s convenience.
At the mobile civil registration point, the official in charge of justice - civil status affairs shall instruct applicants to fill out application forms; check documents acting as the bases for birth registration and death registration per the Law on Civil Status, Decree No. 123/2015/ND-CP and this Circular; and draw up application receipt confirmations. The result of a mobile birth/death registration application shall be announced no later than 05 working days from the date of receipt.
2. Within 02 working days from the date of receipt of an application according to Clause 1 herein, the official in charge of justice - civil status affairs shall submit the civil status documents to the Chairperson of the commune-level People’s Committee for signature and record registration contents in the appropriate civil register.
3. Within 05 working days per regulations in Clause 1 herein, the official in charge of justice - civil status affairs shall bring the civil status documents and civil register to announce the result to the applicant at the mobile registration point; instruct people to put their signatures and full names to the civil register as regulated; and write "Mobile registration" in the Remark section of the civil register.
4. If the applicant is illiterate, the official in charge of justice - civil status affairs shall fill out the application form directly and then read it aloud to the applicant and instruct the applicant to append their fingerprints to the application form. When announcing the civil registration result, the official in charge of justice - civil status affairs shall read the civil status documents to the applicant and instruct them to append their fingerprints to the civil register.
These regulations are also applicable to the mobile marriage registration procedure provided for in Article 26 of this Circular.
Article 26. Mobile marriage registration procedure
1. The commune-level official in charge of justice - civil status affairs assigned the task of mobile marriage registration and death registration shall prepare all necessary application forms and specimen civil status documents and ensure conditions for mobile registration. At the mobile civil registration point, the official in charge of justice - civil status affairs shall inspect and verify the marriage conditions of all parties; instruct people to fill out marriage registration application forms; and draw up application receipt confirmations. The result of a mobile marriage registration application shall be announced no later than 05 working days from the date of receipt.
2. Within 05 working days per regulations in Clause 1 herein, if all parties meet the marriage conditions according to regulations in the Law on Marriage and Family, the official in charge of justice - civil status affairs shall submit the marriage certificate to the Chairperson of the Commune-level People’s Committee for signature and then give the marriage certificate to the parties at the mobile registration point.
Văn bản liên quan
Cập nhật
Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch
Điều 11. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
Điều 14. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con
Điều 15. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con
Điều 18. Bổ sung thông tin hộ tịch
Điều 4. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh
Điều 7. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
Điều 8. Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân
Điều 9. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh
Điều 10. Xác định nội dung đăng ký lại khai sinh
Điều 11. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
Điều 12. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Điều 15. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con
Điều 32. Cách ghi Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn