Khi nào phải sử dụng hóa đơn bán hàng?

1. Khi nào phải sử dụng hóa đơn bán hàng?

Thời điểm phải lập hóa đơn nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực kể từ ngày 01/6/2025, hóa đơn được phân loại gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng. Trong đó, hóa đơn bán hàng dành cho các cá nhân, tổ chức sau:

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này."

Căn cứ Khoản 1, 2, 3 Điều 9 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được sửa đổi , bổ sung bởi Điểm a Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, nhìn chung, pháp luật quy định thời điểm phải lập hóa đơn nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

2. 7 hành vi bị coi là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp mới nhất 2025

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau đây được coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp:

1. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

a) Hóa đơn, chứng từ giả;

b) Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

c) Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

d) Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

đ) Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

e) Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

g) Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Tổ chức, cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp thì tùy vào tính chất, mức độ vi phạm mà có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp ra sao?

Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Theo quy định nêu trên, mức xử phạt vi phạm hành chính cao nhất đối với cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp là 20-50 triệu đồng, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

4. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT khác nhau ra sao?

Căn cứ Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 và các văn bản hướng dẫn, có thể phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng dựa trên các tiêu chí sau:

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1 Mức xử phạt cao nhất đối với cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là bao nhiêu tiền?

Mức xử phạt cao nhất đối với cá nhân có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là 50.000.000 đồng

5.2 Mức xử phạt cao nhất đối với tổ chức có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là bao nhiêu tiền?

Mức xử phạt cao nhất đối với tổ chức có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gấp 02 lần mức xử phạt đối với cá nhân tương ứng với 100.000.000 đồng

5.3 Công văn giải trình hóa đơn bất hợp pháp là gì?

Công văn giải trình sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là văn bản mà doanh nghiệp dùng để gửi cho cơ quan thuế khi có yêu cầu hoặc khi doanh nghiệp tự phát hiện việc mình đã sử dụng hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn khống hoặc các loại hóa đơn vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn.

5.4. Hóa đơn bán lẻ có được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không?

Hóa đơn bán lẻ hiện không được chấp nhận để trừ khi xác định thu nhập chịu thuế do quy định doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên mới được tính vào chi phí được trừ.