Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp mới nhất 2025

1. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp mới nhất 2025

Viết đơn xin nghỉ việc qua email cần đảm bảo ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin quan trọng. Email cần thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và tạo ấn tượng tốt với công ty. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

1) Tiêu đề email

Tiêu đề email cần rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện nội dung xin nghỉ việc. Thường có cấu trúc:

• [Họ tên] - Đơn xin nghỉ việc
• Thư xin nghỉ việc của [Họ tên] - [Chức vụ]
• Kính gửi [Tên người nhận] - Thông báo xin nghỉ việc

Ví dụ:

• Nguyễn Văn A - Đơn xin nghỉ việc vị trí Nhân viên Kinh doanh
• Thư xin nghỉ việc của Nguyễn Văn A - Nhân viên Marketing

2) Mở đầu email

Gửi email đến đúng người có thẩm quyền duyệt đơn, như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự. Ví dụ:

Kính gửi Anh/Chị [Tên sếp],

Em gửi email này để thông báo về việc em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [Chức danh].

3) Lý do xin nghỉ việc

Cần trình bày lý do một cách ngắn gọn, mang tính tích cực và chuyên nghiệp. Ví dụ:

Em quyết định xin nghỉ việc vì mong muốn thử thách bản thân trong môi trường mới và phát triển sự nghiệp.

4) Thời gian nghỉ việc

Cần thông báo rõ ngày nghỉ để công ty có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế. Ví dụ:

Em xin phép được nghỉ việc từ ngày 01/04/2025, tuân thủ thời gian báo trước theo quy định của công ty.

5) Bàn giao công việc

Liệt kê tình trạng công việc hiện tại và cam kết bàn giao đầy đủ. Ví dụ:

Em đã lên kế hoạch bàn giao công việc cho [Tên người tiếp nhận] - Bộ phận [Tên bộ phận], đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ.

6) Gửi lời cảm ơn

Bày tỏ sự trân trọng đối với công ty, đồng nghiệp. Ví dụ:

Em chân thành cảm ơn công ty và anh/chị đã tạo điều kiện để em học hỏi, phát triển trong suốt thời gian làm việc.

Ví dụ Email xin nghỉ việc:

2. Nghỉ việc báo trước bao nhiêu ngày? Nghỉ việc không báo trước bị phạt như thế nào?

Theo quy định hiện hành, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước cho công ty một khoảng thời gian theo luật định. Cụ thể:

• Trường hợp 1: Người lao động ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn

Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động muốn xin nghỉ việc thì phải báo trước ít nhất 45 ngày khi làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

• Trường hợp 2: Người lao động ký hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng

Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động muốn xin nghỉ việc thì phải báo trước ít nhất 30 ngày khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.

• Trường hợp 3: Người lao động ký hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng

Căn cứ tại điểm c khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động muốn xin nghỉ việc thì phải báo trước ít nhất 03 ngày khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng

• Trường hợp 4: Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù

Căn cứ tại điểm d khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, đối với người lao động có ngành, nghề, công việc đặc thù sẽ có thời hạn báo trước theo quy định của Chính phủ và thời hạn báo trước này có thể dài hơn lên đến ít nhất 120 ngày (quy định tại Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Căn cứ Điều 40 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, cụ thể như sau:

Nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

1. Không được trợ cấp thôi việc.

2. Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

3. Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này.

Theo đó, người lao động nghỉ ngang mà không báo trước theo quy định thì phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Khi nào nên gửi email xin nghỉ việc?

Bạn nên gửi email xin nghỉ việc ít nhất 30 - 45 ngày trước khi nghỉ, tùy theo hợp đồng lao động và quy định công ty. Việc gửi sớm giúp công ty có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế và đảm bảo quy trình bàn giao công việc suôn sẻ.

3.2. Nên gửi email xin nghỉ việc vào thời điểm nào trong ngày?

Tốt nhất nên gửi vào đầu giờ làm việc (8h - 10h sáng) hoặc trước khi hết giờ làm (15h - 17h). Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính để đảm bảo sếp và phòng nhân sự có thể phản hồi kịp thời.

3.3. Nên gửi email xin thôi việc cho ai?

Bạn cần gửi email cho:

• Quản lý trực tiếp (người phụ trách công việc của bạn).
• Phòng nhân sự (HR) để thực hiện các thủ tục nghỉ việc.
• Nếu cần, có thể gửi CC cho ban giám đốc hoặc đồng nghiệp liên quan để thông báo.

3.4. Có cần gặp trực tiếp trước khi gửi email không?

Nếu có thể, bạn nên thông báo trực tiếp với sếp trước khi gửi email. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp duy trì mối quan hệ tốt với công ty.

3.5. Khi nào được chấm dứt hợp đồng lao động?

• Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ mà hết hạn hợp đồng lao động.
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.

3.6. Nghỉ việc bao lâu thì có tờ rời bảo hiểm?

Trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc thì người lao động được nhận lại sổ BHXH trừ các trường hợp theo quy định của luật được kéo dài thời gian nhưng không được quá 30 ngày.