Hộ kinh doanh nộp thuế có bắt buộc dùng hóa đơn đầu vào không?

1. Hộ kinh doanh nộp thuế có bắt buộc dùng hóa đơn đầu vào không?

Hiện không có quy định bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.

Căn cứ theo khoản 8 Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định như sau:

"Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán” là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, trừ trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp nộp thuế theo phương pháp kê khai và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp nộp thuế theo từng lần phát sinh.

Theo đó, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán là trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ.

Nội dung này được làm rõ hơn tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 40/2021/TT-BTC như sau

Phương pháp tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

...

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán (Hộ khoán) không phải thực hiện chế độ kế toán. Hộ khoán sử dụng hóa đơn lẻ phải lưu trữ và xuất trình cho cơ quan thuế các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ hợp pháp khi đề nghị cấp, bán lẻ hóa đơn theo từng lần phát sinh. Riêng trường hợp hộ khoán kinh doanh tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu trên lãnh thổ Việt Nam phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, hồ sơ chứng minh hàng hóa hợp pháp và xuất trình khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

...

Theo đó, có thể thấy hiện không có quy định bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.

Thay vào đó, đơn vị có thể sử dụng chứng từ, hợp đồng, hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ hợp pháp nhằm giải trình khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết mới nhất 2025

• Bước 1: Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:

• • Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn

Thực hiện đăng ký trên trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử

• • • Bước 1: Đăng nhập trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
    • Bước 2: Chọn ký sử dụng hóa đơn điện tử
    • Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu rồi bấm gửi

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai hệ thống sẽ gửi email thông báo việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Nếu được chập nhận tờ khai đăng ký hộ kinh doanh sẽ nhận được email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử

• • Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

Đối với các trường hợp có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng theo các bước sau:

• • • Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử
    • Bước 2: Chọn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định khi tờ khai được chấp nhận hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán:

• • Đối với các hộ khoán việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào địa điểm hoạt động kinh doanh của hộ khoán. Cụ thể:
  • Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.
  • Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh
• Bước 2: Thao tác trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử. Tham khảo thực hiện các thao tác xuất hóa đơn điện tử trên danh sách Hóa đơn đã lập:

• • Bước 2.1: Chọn hóa đơn đã lập cần xuất.
    • Vào danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xuất.
    • Tích chọn hóa đơn cần xuất, nhấn "Phát hành".
  • Bước 2.2: Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)

Nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn "Gửi hóa đơn cho khách hàng".

• • Bước 2.3: Ký số và phát hành hóa đơn
    • Nhấn "Phát hành", lựa chọn chứng thư số, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử.
    • Chọn chứng thư số của đơn vị\ nhấn "OK".
    • Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.
      • Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã
      • Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.
  • Lưu ý:
    • Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.
    • Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công, không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

3. Có bắt buộc hộ kinh doanh khai thuế từng lần dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh được quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác

1. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thực hiện như sau: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;

b) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

c) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

3. Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

...

Theo quy định trên thì hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Người mua không có mã số thuế thì hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ quy định điểm b khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

[....]

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

...

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

[....]

Theo đó, trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì hộ kinh doanh xuất hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế của người mua. Các nội dung khác thể hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4.2. Những trường hợp nào hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử?

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

4.3. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Điều 44. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

2. Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

3. Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.

Theo đó, nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như sau:

• Được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác;
• Được áp dụng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
• Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin;
• Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.

4.4. Hàng hóa được giảm thuế GTGT mua trước 01/01/2023 nhưng trả lại sau 31/12/2022 thì lập hóa đơn hoàn trả với thuế suất bao nhiêu?

Theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023, trong trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không dúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.

4.5. Có được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót không?

Trường hợp đã thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử có sai sót và nếu hóa đơn điều chỉnh, thay thế tiếp tục có sai sót thì không được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, thay thế có sai sót.