Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm chuẩn quy định mới nhất 2025

1.1. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng

• Bước 1: Tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa xuống 20. Số lượng giảm dẫn đến thành tiền theo số lượng giảm, tiền thuế giảm, tổng tiền thanh toán giảm, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.
• Bước 2: Khai báo giá trị âm số lượng hàng hóa giảm và các giá trị liên quan thay đổi khi số lượng giảm gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

1.2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu

• Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm thành tiền của hàng hóa, dịch vụ bất kỳ trên hóa đơn
  • Nếu điều chỉnh giảm thành tiền của hàng hóa, dịch vụ bất kỳ trên hóa đơn, kế toán ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh như sau:
  • Không nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.
  • Ở cột Tính chất HHDV, nhấn chọn Hàng hóa dịch vụ.
  • Điền thông tin tên hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm thành tiền.
  • Ghi thành tiền chênh lệch: Ghi âm số tiền điều chỉnh
  • Thành tiền tăng=> Tiền thuế GTGT tăng=> Tổng tiền thanh toán của hàng hóa tăng. Ghi âm tiền thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thanh toán theo số tiền điều chỉnh.
• Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm thành tiền của toàn hóa đơn
  • Nếu điều chỉnh giảm thành tiền của toàn hóa đơn, kế toán ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh như sau:
  • Không nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.
  • Ở cột Tính chất HHDV, nhấn chọn Ghi chú/diễn giải.
  • Ở cột Tên hàng hóa dịch vụ: Ghi điều chỉnh giảm thành tiền cho hóa đơn…
  • Ghi thành tiền chênh lệch: Ghi âm số tiền điều chỉnh.
  • Thành tiền tăng=> tiền thuế GTGT tăng=> Tổng tiền thanh toán tăng. Ghi âm tiền thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thanh toán theo thành tiền điều chỉnh.

1.3. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá

Hóa đơn gốc bị ghi sai thông tin đơn giá hàng hóa (ví dụ: Đơn giá ghi trên hóa đơn 250.000 VNĐ, đơn giá đúng là 200.000 VNĐ).

• Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá bán hàng hóa xuống 50.000 VNĐ. Đơn giá giảm dẫn đến thành tiền theo đơn giá giảm, tiền thuế giảm, tổng tiền thanh toán giảm, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2
• Bước 2: Điền thông tin giá trị âm đơn giá giảm và các giá trị liên quan thay đổi khi đơn giá giảm gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

1.4. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế

Hóa đơn gốc có mặt hàng được giảm thuế từ 10% xuống 8% theo Nghị quyết 43/2022/QH15 nhưng lại khai báo thuế suất 10 %.

• Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất xuống còn 8%. Mức thuế suất giảm dẫn đến tiền thuế giảm và tổng tiền thanh toán giảm kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.
• Bước 2: Khai báo mức thuế suất 8% và ghi âm các giá trị liên quan thay đổi khi mức thuế suất giảm gồm: Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

2. Kê khai hóa đơn khác kỳ đúng chuẩn Thông tư 78 ra sao mới nhất 2025?

Khi phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định ảnh hưởng của việc lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc để thực hiện kê khai:

3. Hóa đơn điều chỉnh tăng giảm có ghi số âm, dương không mới nhất 2025?

Căn cứ tại điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

...

Như vậy, khi lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót thì nội dung điều chỉnh tăng/giảm phải ghi rõ dấu dương (khi tăng), dấu âm (khi giảm) đúng với thực tế điều chỉnh.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng ra sao?

Căn cứ Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng được quy định như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.
• Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

4.2. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thế nào?

Căn cứ Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
• Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

4.3. Hàng hóa được giảm thuế GTGT mua trước 01/01/2023 nhưng trả lại sau 31/12/2022 thì lập hóa đơn hoàn trả với thuế suất bao nhiêu?

Theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023, trong trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không dúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.

4.4. Có được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót không?

Không được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, thay thế có sai sót.

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

...

Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn về hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót như sau:

Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

• Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
• Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử có sai sót và nếu hóa đơn điều chỉnh, thay thế tiếp tục có sai sót thì không được hủy hóa đơn điều chỉnh, thay thế mà phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn điều chỉnh, thay thế có sai sót.