Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết mới nhất 2025
Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết mới nhất 2025

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in”.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế định nghĩa như sau:

“Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập”.

Từ hai khái niệm trên có thể hiểu đơn giản, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ được lập bởi tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN đối với người có thu nhập bị khấu trừ thuế, nhằm ghi nhận chi tiết về khoản thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động.

2. Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Mẫu 03/TNCN

Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Mẫu 03/TNCN được hướng dẫn chi tiết như sau:

Phần I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên công ty theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

Phần II. Thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp

[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam

[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú

[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam

[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)

[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu

Phần III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ

[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu người lao động có tham gia bảo hiểm bắt buộc tại đơn vị thì ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã bị trừ vào lương, được tính giảm trừ khi tính thuế TNCN vào đây

[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch.

Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào. Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2025 ghi: “tháng 1 đến tháng 12”.

Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng liền nhau Ví dụ như 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”. Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng không liền nhau là 7, 9 thì ghi “7; 9”.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ghi tổng số thu nhập chịu thuế phải khấu trừ mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân NLĐ (chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh). Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập - các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng thu nhập tính thuế Tổng Thu nhập tính thuế = Tổng Thu nhập chị thuế - Tổng các khoản giảm trừ [18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

3. Các lỗi thường gặp khi điền chứng từ khấu trừ thuế

  • Lỗi về thông tin cá nhân: Những thông tin như họ tên, mã số thuế, ngày sinh và số CMND/CCCD thường dễ bị nhập sai, dẫn đến việc chứng từ không hợp lệ.
  • Lỗi về thông tin thu nhập: Ghi nhầm tổng thu nhập hoặc không kê khai đầy đủ các khoản thu nhập, gây khó khăn trong quá trình xử lý và quyết toán thuế.
  • Lỗi về thông tin khấu trừ thuế: Sai lệch số tiền đã khấu trừ thuế so với thực tế.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Cần chú ý điều gì khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

  • Đảm bảo điền chính xác thông tin của cả người nộp thuế và người khấu trừ thuế.
  • Kiểm tra số tiền thu nhập và số thuế khấu trừ để tránh sai sót, đặc biệt là phần mã số thuế và tên người nộp thuế.
  • Chứng từ phải có chữ ký và đóng dấu hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý.

4.2. Mục "Thời gian khấu trừ" được điền như thế nào?

Ghi rõ khoảng thời gian khấu trừ thuế, thường là tháng hoặc quý mà thu nhập được chi trả và thuế được khấu trừ (ví dụ: tháng 1/2024 hoặc quý 1/2024).

4.3. Làm thế nào để ký và đóng dấu vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ phải có chữ ký của người đại diện tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thuế và đóng dấu công ty tại vị trí quy định trên chứng từ.

4.4. Có cần nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế không?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng để người lao động lưu trữ và sử dụng khi làm quyết toán hoặc hoàn thuế. Do đó, chứng từ không cần nộp ngay cho cơ quan thuế mà chỉ cung cấp khi có yêu cầu.