Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in”.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế định nghĩa như sau:

“Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập”.

Từ hai khái niệm trên có thể hiểu đơn giản, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ được lập bởi tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN đối với người có thu nhập bị khấu trừ thuế, nhằm ghi nhận chi tiết về khoản thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ từ thu nhập của người lao động.

2. Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Cách điền chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Mẫu 03/TNCN được hướng dẫn chi tiết như sau:

I. Thông tin tổ chức trả thu nhập

Tất cả thông tin bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Địa chỉ và Điện thoại sẽ tự động được lấy từ thông tin của đơn vị đã khai báo từ đầu.

II. Thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CCCD/CMND/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CCCD/CMND nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác.

[12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CCCD/CMND, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu.

[13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CCCD/CMND/Hộ chiếu.

III. Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC.

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập).

[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).

Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

3. Các lỗi thường gặp khi điền chứng từ khấu trừ thuế

- Lỗi về thông tin cá nhân: Những thông tin như họ tên, mã số thuế, ngày sinh và số CMND/CCCD thường dễ bị nhập sai, dẫn đến việc chứng từ không hợp lệ.

- Lỗi về thông tin thu nhập: Ghi nhầm tổng thu nhập hoặc không kê khai đầy đủ các khoản thu nhập, gây khó khăn trong quá trình xử lý và quyết toán thuế.

- Lỗi về thông tin khấu trừ thuế: Sai lệch số tiền đã khấu trừ thuế so với thực tế.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Cần chú ý điều gì khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

• Đảm bảo điền chính xác thông tin của cả người nộp thuế và người khấu trừ thuế.
• Kiểm tra số tiền thu nhập và số thuế khấu trừ để tránh sai sót, đặc biệt là phần mã số thuế và tên người nộp thuế.
• Chứng từ phải có chữ ký và đóng dấu hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý.

4.2. Mục "Thời gian khấu trừ" được điền như thế nào?

Ghi rõ khoảng thời gian khấu trừ thuế, thường là tháng hoặc quý mà thu nhập được chi trả và thuế được khấu trừ (ví dụ: tháng 1/2024 hoặc quý 1/2024).

4.3. Làm thế nào để ký và đóng dấu vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ phải có chữ ký của người đại diện tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thuế và đóng dấu công ty tại vị trí quy định trên chứng từ.

4.4. Có cần nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế không?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng để người lao động lưu trữ và sử dụng khi làm quyết toán hoặc hoàn thuế. Do đó, chứng từ không cần nộp ngay cho cơ quan thuế mà chỉ cung cấp khi có yêu cầu.