6422 là tài khoản gì? Hướng dẫn tài khoản 6422 chi phí vật liệu quản lý mới nhất 2025

1. 6422 là tài khoản gì?

Căn cứ tại điểm khoản 1 Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp như như sau:

• Thứ nhất, tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của đơn vị gồm:
  • Các khoản chi phí về lương (tiền lương, thù lao đối với viên chức quản lý, tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản chi mang tính chất tiền lương phải trả cho người lao động, một số khoản chi khác).
  • Các khoản trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định.
  • Chi cho lao động nữ theo chế độ quy định.
  • Chi trang phục giao dịch, chi bảo hộ lao động theo quy định.
  • Chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí, chi nghiên cứu khoa học.
  • Chi phí vật tư, văn phòng phẩm.
  • Các khoản chi về tài sản, như: Khấu hao TSCĐ, chi mua BH tài sản, chi mua sắm công cụ, dụng cụ, chi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, chi trả tiền thuê tài sản.
  • Các loại thuế, phí, lệ phí, như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất.
  • Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
  • Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước,...).
  • Chi phí bằng tiền khác (lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho công tác bảo vệ môi trường, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,...).
• Thứ hai, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý tài chính đối với BHTG Việt Nam.
• -hứ ba, tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ vào bên Nợ TK 911 - Xác định kết quả hoạt động.

2. Tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp có mấy tài khoản cấp 2?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC quy định tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp có 08 tài khoản cấp 2, cụ thể:

• Đầu tiên, tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên và người lao động khác của đơn vị, như tiền lương, thù lao, tiền công, các khoản phụ cấp của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác; các khoản trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp và các khoản đóng góp khác theo chế độ quy định,...
• Thứ hai, tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý đơn vị như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,....
• Thứ ba, tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
• Thứ tư, tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho đơn vị như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...
• Thứ năm, tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: chi án phí, lệ phí thi hành án, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
• Thứ sáu, tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý của đơn vị.
• Thứ bảy, tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị, như: chi điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ, nhân viên, người lao động và các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước, chi sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, tiền thuê TSCĐ,...
• Cuối cùng, tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của đơn vị, ngoài các chi phí đã kể trên, như:
  • Chi phí lễ tân, giao dịch đối ngoại, khánh tiết, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, tập huấn cán bộ, chi công tác phí, chi phí thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
  • Chi trang phục giao dịch, chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng năng suất lao động.
  • Chi tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế do nguyên nhân khách quan bất khả kháng, chi phòng cháy, chữa cháy, quốc phòng an ninh, chi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong trường hợp nguồn kinh phí của các tổ chức này không đủ trang trải chi phí hoạt động theo chế độ quy định, chi đóng phí hiệp hội ngành nghề trong và ngoài nước,...

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC quy định phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp như sau:

• Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như BH nhân thọ, BH hưu trí tự nguyện...) của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
  • Có TK 3341 - Phải trả công nhân viên
  • Có TK 3348 - Phải trả người lao động
  • Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
• Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua đưa ngay vào sử dụng như: văn phòng phẩm, ấn chỉ chuyên dùng, xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCD, công cụ, dụng cụ chung của đơn vị,..., ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
  • Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
  • Có các TK 111, 112, 141, 331,...
• Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc mua ngoài đưa ngay vào sử dụng không qua kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý đơn vị, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
  • Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ
  • Có các TK 111, 112, 331,...
• Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG, quản lý của đơn vị, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, máy móc, thiết bị truyền dẫn,..., ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
  • Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
• Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
  • Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
  • Án phí, lệ phí thi hành án, lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
  • Có các TK 111, 112,...
• Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
  • Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
  • Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
  • Số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
  • Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
  • Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
  • Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
  • Tiền điện, nước, điện thoại, fax, xăng dầu, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ nhân viên và người lao động khác, các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
  • Có các TK 111, 112, 331, 335,...
• Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ
  • Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
  • Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
  • Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn chứng từ).
  • Có TK 352 - Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
  • Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
  • Nợ các TK 335, 352
  • Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
  • Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến đơn vị trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
  • Có TK 242 - Chi phí trả trước.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác khi phát sinh như chi hội nghị, tiếp khách, chi trang phục giao dịch, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
  • Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427, 6428)
  • Có các TK 111, 112, 331,...
• Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý đơn vị, ghi:
  • Nợ các TK 111, 112,...
  • Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý đơn vị vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động trong kỳ, ghi:
  • Nợ TK 911 - Xác định kết quả hoạt động
  • Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Hạch toán là gì?

Hạch toán là quá trình ghi chép, phân loại, tổng hợp và phân tích các thông tin kinh tế tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân. Mục tiêu chính của hạch toán là cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời để hỗ trợ việc quản lý, ra quyết định, lập kế hoạch, và kiểm tra tài chính.

4.2. Quá trình hạch toán bao gồm các bước nào?

• Ghi chép: Lưu giữ các thông tin về các giao dịch tài chính vào sổ sách hoặc hệ thống kế toán.
• Phân loại: Sắp xếp các giao dịch tài chính theo các loại tài khoản khác nhau, như tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, v.v.
• Tổng hợp: Tính toán tổng số các giao dịch tài chính trong mỗi loại tài khoản để có được các số liệu tổng hợp.
• Phân tích: Đánh giá và so sánh các số liệu tài chính để đưa ra các kết luận và khuyến nghị quản lý.

Việc hạch toán có thể được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau, như hạch toán theo dõi sổ sách đơn, sổ sách kép, hay sử dụng các phần mềm kế toán hiện đại.

4.3. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán là gì?

Tại Điều 11 Luật Kế toán 2015 có quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán, cụ thể như sau:

• (1) Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
• (2) Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,).

Lưu ý: Doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài hoặc của tổ chức nước ngoài phải chuyển báo cáo tài chính về công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài hoặc sử dụng chung phần mềm quản lý, thanh toán giao dịch với công ty mẹ, tổ chức ở nước ngoài được sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị được đặt dấu chấm (.) và phải chú thích trong tài liệu, sổ kế toán, báo cáo tài chính.

Trong trường hợp này, báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác phải thực hiện theo quy định tại khoản (2) nêu trên.

4.4. Nguyên tắc kế toán theo Luật Kế toán được quy định ra sao?

Nguyên tắc kế toán được quy định tại Điều 6 Luật Kế toán 2015, cụ thể như sau:

• (1) Giá trị tài sản và nợ phải trả được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Sau ghi nhận ban đầu, đối với một số loại tài sản hoặc nợ phải trả mà giá trị biến động thường xuyên theo giá thị trường và giá trị của chúng có thể xác định lại một cách đáng tin cậy thì được ghi nhận theo giá trị hợp lý tại thời điểm cuối kỳ lập báo cáo tài chính.
• (2) Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán năm; trường hợp thay đổi các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
• (3) Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• (4) Báo cáo tài chính phải được lập và gửi cơ quan có thẩm quyền đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải được công khai theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 của Luật Kế toán 2015.
• (5) Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
• (6) Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải bảo đảm phản ánh đúng bản chất của giao dịch hơn là hình thức, tên gọi của giao dịch.
• (7) Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện quy định tại các khoản (1), (2), (3), (4), (5) và (6) còn phải thực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước.

4.5. Bảng hệ thống tài khoản kế toán là gì?

Hiện chưa có văn bản pháp luật nào định nghĩa chính xác bảng hệ thống tài khoản kế toán là gì nhưng có thể hiểu như sau:

Bảng hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế toán được sử dụng trong việc ghi chép, phản ánh tình trạng, sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán

Hiện nay, hệ thống tài khoản kế toán tại Việt Nam sử dụng ký hiệu bằng chữ số và được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Cụ thể:

• Số đầu tiên trong ký hiệu tài khoản: Là loại tài khoản.
• Hai số đầu tiên chính: Là nhóm tài khoản. Ví dụ: TK 11xx là tài khoản thuộc nhóm TK “Tiền mặt”
• Số thứ ba: Là tài khoản cấp 1 thuộc nhóm được phản ánh. Ví dụ: TK 155 là “Thành phẩm”
• Số thứ 4 (nếu có): Là tài khoản cấp 2 thuộc tài khoản được phản ánh ở 3 số đầu. Ví dụ: TK 1111 “Tiền Việt Nam”.

4.6. Cách hạch toán kế toán như thế nào?

Hạch toán kế toán là một quá trình phức tạp nhưng rất quan trọng để quản lý tài chính của một tổ chức. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện hạch toán kế toán:

• Thu thập chứng từ: Bước đầu tiên là thu thập tất cả các chứng từ liên quan đến giao dịch tài chính, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, v.v.
• Ghi sổ sách kế toán: Ghi nhận các giao dịch tài chính vào sổ sách kế toán, như sổ cái, sổ nhật ký, và các sổ chi tiết khác. Thường thì các công ty sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện việc này.
• Phân loại và tổng hợp: Phân loại các giao dịch theo các loại tài khoản như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, v.v. Sau đó, tổng hợp các giao dịch để tính toán số dư của từng tài khoản.
• Lập báo cáo tài chính: Dựa trên các số liệu tổng hợp, lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và các báo cáo khác theo yêu cầu của quản lý và cơ quan quản lý nhà nước.
• Phân tích và kiểm tra: Phân tích các số liệu tài chính để đưa ra các kết luận và khuyến nghị quản lý. Đồng thời, kiểm tra các số liệu để đảm bảo tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính.
• Lưu trữ hồ sơ: Cuối cùng, lưu trữ các chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật và nội bộ công ty.

Cách hạch toán có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quy mô, và ngành nghề. Việc tuân thủ các quy định về hạch toán và báo cáo tài chính là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và trung thực của tài chính doanh nghiệp.