Trường hợp hợp đồng lao động bắt buộc phải lập thành văn bản?
Trường hợp hợp đồng lao động bắt buộc phải lập thành văn bản?

1. Có bao nhiêu loại hợp đồng lao động hiện nay?

Hiện tại, theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được chia thành 2 loại chính như sau:

  • Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Đây là loại hợp đồng mà trong đó không ghi rõ thời điểm kết thúc. Nói cách khác, hợp đồng có hiệu lực vô thời hạn, và chỉ chấm dứt khi có sự đồng ý của hai bên hoặc khi có lý do chấm dứt hợp pháp.

  • Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Đây là loại hợp đồng có quy định rõ thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc hiệu lực. Thời hạn của hợp đồng này không được vượt quá 36 tháng kể từ ngày có hiệu lực.

Việc lựa chọn loại hợp đồng nào sẽ phụ thuộc vào tính chất công việc, nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp và thỏa thuận giữa hai bên.

2. Trường hợp hợp đồng lao động bắt buộc phải lập thành văn bản?

Hợp đồng lao động phải được ký kết bằng văn bản trong những trường hợp sau:

  • Hợp đồng với người lao động dưới 15 tuổi: Theo Điều 145 Bộ luật Lao động 2019, khi sử dụng người lao động dưới 15 tuổi, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với cả người lao động và người đại diện hợp pháp của họ.

  • Hợp đồng với người giúp việc gia đình: Theo Điều 162 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người giúp việc gia đình.

  • Hợp đồng với lao động mùa vụ hoặc công việc có thời hạn dưới 12 tháng: Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc có thời gian nhất định dưới 12 tháng, người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm để ký hợp đồng lao động. Hợp đồng này phải được ký bằng văn bản và có hiệu lực đối với từng người lao động trong nhóm. Hợp đồng ký kết phải kèm theo danh sách đầy đủ thông tin của từng người lao động, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký.

  • Hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên: Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thời hạn từ 01 tháng trở lên cũng phải được ký kết bằng văn bản.

Tóm lại, các trường hợp trên yêu cầu hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản để đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

3. Hợp đồng lao động có bắt buộc ký hợp đồng lao động bằng văn bản không?

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết dưới một trong ba hình thức sau:

  • Bằng văn bản: Hợp đồng phải được lập thành văn bản và được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản (người lao động và người sử dụng lao động). Tuy nhiên, đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, các bên có thể giao kết hợp đồng bằng lời nói.

  • Thông qua phương tiện điện tử: Hợp đồng lao động cũng có thể được ký kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản, miễn là các bên tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

  • Bằng lời nói: Đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, các bên có thể thỏa thuận và giao kết bằng lời nói, trừ những trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật.

Vì vậy, việc ký kết hợp đồng lao động không nhất thiết phải bằng văn bản giấy mà có thể tùy vào từng trường hợp, các bên có thể lựa chọn một trong ba hình thức trên để giao kết hợp đồng.

4. Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản bị phạt bao nhiêu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu vi phạm các quy định về giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền với mức độ tùy thuộc vào hành vi vi phạm, cụ thể như sau:

  • Vi phạm các hành vi sau đây:

    • Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ 01 tháng trở lên.

    • Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người được ủy quyền ký hợp đồng cho nhóm lao động từ 18 tuổi trở lên làm công việc theo mùa vụ hoặc công việc có thời hạn dưới 12 tháng.

    • Ký hợp đồng lao động không đúng loại hợp đồng (ví dụ: hợp đồng xác định thời hạn thay vì không xác định thời hạn).

    • Ký hợp đồng lao động thiếu các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật.

  • Mức phạt tiền:

    • Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.

    • Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.

    • Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.

    • Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động.

    • Từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng: Vi phạm với hơn 301 người lao động.

Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt đối với cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản bị phạt bao nhiêu?
Không ký hợp đồng lao động bằng văn bản bị phạt bao nhiêu?

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Nếu hợp đồng lao động chỉ có thời hạn dưới 1 tháng, có bắt buộc phải ký bằng văn bản không?

Không. Nếu hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng, các bên có thể thỏa thuận và giao kết hợp đồng bằng lời nói. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có tính chất đặc biệt (ví dụ: hợp đồng với người lao động dưới 15 tuổi), thì vẫn phải ký kết bằng văn bản.

5.2 Hợp đồng lao động ký qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Hợp đồng lao động ký qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản, miễn là hợp đồng đó tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5.3 Nếu không ký hợp đồng lao động bằng văn bản, người sử dụng lao động có bị phạt không?

Có thể. Nếu người sử dụng lao động không ký hợp đồng lao động bằng văn bản trong những trường hợp bắt buộc, họ sẽ bị phạt tiền tùy vào mức độ vi phạm và số lượng người lao động liên quan. Mức phạt có thể lên đến 25 triệu đồng đối với vi phạm nghiêm trọng.