Thủ tục thực hiện công chứng và chứng thực đúng luật mới nhất 2025

1. Thủ tục thực hiện công chứng và chứng thực đúng luật mới nhất 2025

1.1. Thủ tục thực hiện công chứng

Đối với Công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn

* Về hồ sơ

Căn cứ theo quy định tại Điều 42 Luật Công chứng 2024 thủ tục thực hiện như sau:

Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng:

• Dự thảo giao dịch;
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Chú ý: Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các điểm trên trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.

* Về thủ tục công chứng

Bước 1:

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Bước 2:

(1) Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng:

• Tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch;
• Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

(2) Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì:

• Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;
• Trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

(3) Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

Bước 3:

• Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe.
• Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
• Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Đối với Công chứng giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

* Về Hồ sơ:

Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ giống với trường hợp công chứng giao dịch đã được soạn sẵn và nêu nội dung, mục đích giao kết giao dịch.

* Về thủ tục:

Bước 1:

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

Bước 2:

(1) Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng:

• Tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch;
• Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

(2) Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì:

• Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;
• Trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

(3) Trường hợp nội dung, mục đích giao kết giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo giao dịch.

Bước 3:

• Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe.
• Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
• Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

1.2. Thủ tục thực hiện chứng thực mới nhất 2025

Căn cứ theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

* Về hồ sơ:

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
• Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Chú ý: Bản sao giấy tờ được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

*Về thủ tục:

Bước 1:

• Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

Bước 2:

• Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
• Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
• Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ;
• Nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Bước 3:

• Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
• Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
• Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

2. Thời hạn công chứng, chứng thực hợp đồng

(2) Thời hạn chứng thực hợp đồng:

• Cụ thể tại Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

3. Cơ quan nào có thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực hợp đồng?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

(1) Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

(2) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
• Chứng thực di chúc;
• Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

(3) Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

(4) Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

Lưu ý:

• Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
• Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

4. Công chứng hợp đồng và chứng thực hợp đồng khác nhau thế nào?

Tại Điều 2 Luật Công chứng 2024 quy định:

• Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
• Văn bản công chứng là giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này.

Còn chứng thực hợp đồng, giao dịch theo định nghĩa tại khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

5. Phân biệt công chứng và chứng thực theo quy định hiện nay như thế nào?

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực theo quy định hiện nay:

LƯU Ý: Luật Công chứng 2014 sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025 được thay thế bởi Luật công chứng 2024.

6. 06 loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng, chứng thực mới nhất 2025

(1) Hợp đồng liên quan đến sử dụng đất đai

• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
• Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
• Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
• Hợp đồng góp vốn quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

Tuy nhiên, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản sẽ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực mà việc công chứng, chứng thực sẽ thực hiện theo yêu cầu của các bên.

Căn cứ pháp lý: Điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024

(2) Hợp đồng liên quan đến nhà ở

• Hợp đồng mua bán nhà ở;
• Hợp đồng thuê mua nhà ở
• Hợp đồng tặng cho nhà ở;
• Hợp đồng đổi nhà ở;
• Hợp đồng thế chấp nhà ở;
• Hợp đồng chuyển hợp đồng mua bán nhà ở thương mại;

Lưu ý: Đối với các giao dịch trên thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm công chứng, chứng thực hợp đồng.

Đối với trường hợp sau đây thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu:

• Tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương;
• Mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước;
• Mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư;
• Góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức;
• Cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở

Căn cứ pháp lý: khoản 1 Điều 164 Luật Nhà ở năm 2023

(3) Các giao dịch liên quan đến chuyển quyền sở hữu xe

• Giấy bán xe của cá nhân;
• Giấy cho xe của cá nhân;
• Giấy tặng xe của cá nhân.

Giao dịch mua, bán, cho tặng xe trên gồm các phương tiện: xe ô tô; máy kéo; rơ moóc hoặc sơ mi rơ moóc được kéo bởi ô tô, máy kéo; xe mô tô hai bánh; xe mô tô ba bánh; xe gắn máy (kể cả xe máy điện) và các loại xe có kết cấu tương tự; xe máy chuyên dùng của Công an sử dụng vào mục đích an ninh.

(4) Di chúc

• Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ; (khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015)
• Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng và ngay sau khi người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng, người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tên hoặc điểm chỉ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng (khoản 5 630 Bộ luật Dân sự 2015).
• Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài (bản di chúc đó phải được dịch ra tiếng Việt và phải có công chứng hoặc chứng thực) (khoản 5 Điều 647 Bộ luật Dân sự 2015).

(5) Giám hộ

Việc lựa chọn người giám hộ phải được lập thành văn bản có công chứng hoặc chứng thực.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015 thì trường hợp người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ lựa chọn người giám hộ cho mình thì khi họ ở tình trạng cần được giám hộ, cá nhân, pháp nhân được lựa chọn là người giám hộ nếu người này đồng ý.

(6) Hôn nhân và gia đình

• Thỏa thuận về việc chia tài sản chung của vợ chồng (khoản 2 Điều 38 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014).
• Thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng (Điều 47 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014).
• Thỏa thuận về mang thai hộ vì mục đích nhân đạo (khoản 2 Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014).