Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào mới nhất 2025?

1. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào mới nhất 2025?

Căn cứ vào Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

“Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.”

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong hai trường hợp sau đây:

• Tại thời điểm người có thu nhập bị khấu trừ thuế yêu cầu tổ chức khấu trừ thuế giao chứng từ.
• Tại thời điểm ký chữ ký số trên chứng từ điện tử trong trường hợp khấu trừ thuế điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì? Mẫu chứng từ thuế TNCN mới nhất 2025

2.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Căn cứ quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về thời điểm lập chứng từ như sau:

"Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí."

Đồng thời theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

"Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

...”

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN, ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến một số mục đích sau đây:

• (1) Xác minh việc nộp thuế TNCN: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bằng chứng chứng minh được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế, từ đó cá nhân biết được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.
• (2) Làm căn cứ cho việc quyết toán thuế TNCN: Đây là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định tại tiết b tiểu mục 9.2 Mục 9 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh việc nộp thuế TNCN của người lao động.

2.2. Mẫu chứng từ thuế TNCN mới nhất 2025

Hiện tại, Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 đang được sử dụng là Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Từ ngày 01/06/2025, Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Mẫu số 03/TNCN) sẽ được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

3. Hướng dẫn điền Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Mẫu số 03/TNCN) như thế nào?

Dưới đây là cách điền Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Mẫu số 03/TNCN) như sau:

• I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:
  • [01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên công ty theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • [02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
  • [03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • [04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
• II. Thông tin người nộp thuế
  • [05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
  • [06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp
  • [07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam
  • [08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú
  • [09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú
  • [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế
  • [11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam
  • [12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)
  • [13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu
• III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
  • [14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…
  • [14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu người lao động có tham gia bảo hiểm bắt buộc tại đơn vị thì ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã bị trừ vào lương, được tính giảm trừ khi tính thuế TNCN vào đây
  • [15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch.
  • Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào. Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2025 ghi: “tháng 1 đến tháng 12”.
  • Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng liền nhau Ví dụ như 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”. Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng không liền nhau là 7, 9 thì ghi “7; 9”.
  • [16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ghi tổng số thu nhập chịu thuế phải khấu trừ mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân NLĐ (chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh). Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập - các khoản được miễn thuế
  • [17] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng thu nhập tính thuế Tổng Thu nhập tính thuế = Tổng Thu nhập chị thuế - Tổng các khoản giảm trừ [18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

4. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định ra sao?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;
• Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

5. Trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.”

Theo đó, doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau đây:

• Đối với người lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ:
  • Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần khấu trừ;
  • Cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Đối với người lao động không ký hợp đồng tháng từ 3 tháng trở lên:
• Chỉ cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một kỳ tính thuế.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một bước quan trọng để cá nhân có thể chứng minh số thuế đã bị khấu trừ và thực hiện quyết toán thuế đúng quy định. Điều này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế mà còn tránh những sai sót trong quá trình kê khai thuế.

6.2. Phụ lục 05-1 PBT KK TNCN để làm gì?

Phụ lục số 05-1/PBT-KK-TNCN: Đây là phụ lục dùng để xác định số thuế TNCN phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng.

6.3. Làm sao biết được hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Để biết bạn có được hoàn thuế thu nhập cá nhân hay không thì bạn cần nhớ chính xác số thuế TNCN đã tạm nộp và số thuế TNCN phải nộp. Nếu số thuế TNCN tạm nộp cao hơn số thuế TNCN phải nộp thì bạn sẽ được hoàn thuế.

6.4. Tại sao phải quyết toán thuế TNCN?

Theo quy định thì phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân vì các lý do sau:

• Đảm bảo tính chính xác: Quyết toán giúp xác định số thuế mà cá nhân phải nộp, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu thuế.
• Bình đẳng trong nghĩa vụ thuế: Giúp đảm bảo rằng mọi cá nhân đều thực hiện nghĩa vụ thuế một cách công bằng và hợp pháp.

6.5. Thuế thu nhập cá nhân để làm gì?

Việc đóng thuế vẫn luôn được xem như là một nghĩa vụ của mọi công dân trên lãnh thổ Việt Nam. Bằng khoản đóng góp từ thu nhập cá nhân sẽ làm: Tăng thêm nguồn thu cho nhà nước, đảm bảo công bằng xã hội. Góp phần bình ổn khoảng cách chênh lệch xã hội, tầng lớp giàu nghèo.