Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi được thực hiện như thế nào? Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm những nội dung gì?

1. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi được thực hiện như thế nào? Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm những nội dung gì?

1.1. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi được thực hiện như thế nào?

Tại Điều 8 Thông tư 15/2024/TT-NHNN quy định về Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi như sau:

Điều 8. Dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi

Ngân hàng thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi đảm bảo xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, chính xác, an toàn, bảo mật đúng pháp luật; ban hành quy trình nội bộ, trong đó phải có các nội dung sau:

1. Lập, gửi chứng từ ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả hoặc chuyển cho bên thụ hưởng. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức gửi ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

2. Kiểm soát ủy nhiệm chi

a) Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

b) Ngân hàng phải kiểm tra khả năng thanh toán. Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

3. Xử lý chứng từ và hạch toán

a) Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:

(i) Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

(ii) Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

b) Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

(i) Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

(ii) Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

(iii) Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền (hoặc theo thỏa thuận với bên trả tiền).

(iv) Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng theo thông tin liên hệ được bên trả tiền cung cấp. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:

Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền bên thụ hưởng phải xuất trình giấy tờ tùy thân. Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện của tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân của mình, phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của tổ chức đó. Ngân hàng có biện pháp kiểm tra, đối chiếu, xác thực thông tin, dữ liệu định danh khách hàng và lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Trong thời hạn tối đa 30 ngày kể từ thời điểm báo Có cho khách hàng theo quy định tại khoản 4 Điều này, nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

4. Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.

Theo đó, hiện nay ngân hàng cần xây dựng, ban hành quy trình thanh toán ủy nhiệm chi và đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:

• Lập, giao nhận ủy nhiệm chi;
• Kiểm soát ủy nhiệm chi;
• Xử lý chứng từ và hạch toán;
• Thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.

1.2. Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm những nội dung gì?

Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố chính sau:

• Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;
• Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;
• Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;
• Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
• Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;
• Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;
• Nội dung thanh toán;
• Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;
• Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;
• Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm chi cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Cách ghi giấy ủy nhiệm chi chuẩn pháp lý mới nhất 2025

Hiện nay, mỗi ngân hàng đều có mẫu giấy ủy nhiệm chi khác nhau. Tuy nhiên, những mẫu giấy này đều cần phải có đầy đủ nội dung bao gồm:

• Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;
• Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;
• Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;
• Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
• Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;
• Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;
• Nội dung thanh toán;
• Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;
• Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;
• Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Theo đó, giấy ủy nhiệm chi sẽ gồm có 2 phần để ghi gồm phần dành cho doanh nghiệp và phần dành cho ngân hàng, cụ thể như sau:

• Phần dành cho doanh nghiệp ghi:
  • Ngày, tháng, năm: Doanh nghiệp ghi rõ ngày giao dịch;
  • Đơn vị trả tiền: Ghi rõ tên doanh nghiệp thực hiện việc trả tiền;
  • Số tài khoản: Là số tài khoản của doanh nghiệp chuyển tiền;
  • Taị ngân hàng: Ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch;
  • Đơn vị thụ hưởng: Ghi rõ tên cá nhân/doanh nghiệp được nhận tiền;
  • CMT/CCCD/Hộ chiếu: Ghi rõ số CMT/CCCD/Hộ chiếu cùng với ngày cấp, nơi cấp. Còn số điện thoại thì không cần ghi;
  • Số tiền bằng số, số tiền bằng chữ: Ghi rõ số tiền bằng số, bằng chữ tương ứng tính theo VNĐ. Đối với số tiền ghi bằng chữ cần viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự (./). VD: bảy mươi triệu đồng./.
  • Nội dung: Ghi rõ nội dung thực hiện thanh toán
  • Chủ tài khoản: Tại đây giám đốc/kế toán trưởng thực hiện ký tên và đóng dấu. Đóng thêm dấu chức danh giám đốc ở dưới.
• Phần dành cho ngân hàng ghi:

Số bút toán: Ghi STT bút toán;

• • Loại tiền: VNĐ;
  • Tài khoản ghi nợ;
  • Tài khoản ghi có;
  • Kế toán ký và đóng dấu.

3. Trách nhiệm của Ngân hàng thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi

Cũng theo ĐIều 8 của Thông tư 15/2024/TT-NHNN, Ngân hàng thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi cần đảm bảo các trách nhiệm sau trong quá trình hoạt động:

• Thực hiện cung ứng dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi đảm bảo xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, chính xác, an toàn, bảo mật đúng pháp luật;
• Thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Sự khác biệt giữa ủy nhiệm chi và ủy nhiệm thu là gì?

• Ủy nhiệm chi là lệnh chi tiền, do bên trả tiền lập để yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình để chuyển cho người thụ hưởng.

• Ủy nhiệm thu là lệnh thu tiền, do bên thụ hưởng lập để ủy quyền cho ngân hàng thu tiền từ tài khoản của bên trả tiền.
  => Hai công cụ này phục vụ mục đích ngược nhau trong thanh toán không dùng tiền mặt.

4.2. Khi nào ủy nhiệm chi bị ngân hàng từ chối thanh toán?

Ngân hàng có thể từ chối thanh toán ủy nhiệm chi trong các trường hợp như:

• Tài khoản không đủ số dư;

• Chữ ký không khớp với mẫu lưu tại ngân hàng;

• Chứng từ lập sai, thiếu thông tin, bị sửa chữa không hợp lệ;

• Hết thời hạn hiệu lực hoặc không đúng thỏa thuận với ngân hàng.

4.3. Ủy nhiệm chi có thể được hủy bỏ hay không?

Ủy nhiệm chi có thể được hủy bỏ trước khi ngân hàng thực hiện thanh toán, với điều kiện bên lập chứng từ gửi yêu cầu hủy và được ngân hàng đồng ý theo quy trình nội bộ của ngân hàng.

4.4. Ủy nhiệm chi điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Ủy nhiệm chi điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy nếu được lập và ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ, tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử và thanh toán không dùng tiền mặt.