Nguyên tắc lập, quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với doanh nghiệp mới nhất 2025

1. Cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 chi tiết và chính xác nhất như thế nào?

Có thể tham khảo cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 chi tiết và chính xác nhất như sau:

Phần I. Thông tin tổ chức cá nhân trả thu nhập:

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên công ty theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

[02] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[03] Địa chỉ: Ghi đúng theo địa chỉ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

Phần II. Thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi theo tên trong Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp

[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam

[08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú

[09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) vào ô nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại phục vụ cho liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[11] Số chứng minh thư nhân dân (CMND): khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; Số Hộ chiếu: khai trong trường hợp không mang quốc tịch Việt nam

[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)

[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu

Phần III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ

[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Nếu người lao động có tham gia bảo hiểm bắt buộc tại đơn vị thì ghi số tiền bảo hiểm bắt buộc đã bị trừ vào lương, được tính giảm trừ khi tính thuế TNCN vào đây

[15] Thời điểm trả thu nhập: là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch.

Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào. Ví dụ: cơ quan trả thu nhập trả cho cá nhân thu nhập của cả năm 2025 ghi: “tháng 1 đến tháng 12”.

Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng liền nhau Ví dụ như 7, 8, 9 thì ghi “tháng 7 đến tháng 9”. Trường hợp chi trả thu nhập trong các tháng không liền nhau là 7, 9 thì ghi “7; 9”.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: ghi tổng số thu nhập chịu thuế phải khấu trừ mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân NLĐ (chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh). Tổng thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập - các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Ghi tổng thu nhập tính thuế Tổng Thu nhập tính thuế = Tổng Thu nhập chị thuế - Tổng các khoản giảm trừ [18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 mới nhất là mẫu nào?

Hiện tại, Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 đang được sử dụng là Mẫu số 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025:

TUY NHIÊN CẦN LƯU Ý: Từ ngày 01/06/2025, Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Mẫu số 03/TNCN) sẽ được sửa đổi bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 theo Nghị định 70 sửa đổi:

3. Hiện nay sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy hay bản điện tử?

Tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

Xử lý chuyển tiếp

...

5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

...

Theo đó thì kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Vậy doanh nghiệp khi cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động sẽ sử dụng chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, tại Mục 2 Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 có hướng dẫn thêm như sau:

2. Về việc sử dụng biên lai điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ 01/7/2022 các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử, tuy nhiên Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu biên lai điện tử và quy trình thực hiện. Do đó, trong thời gian chưa có hướng dẫn của Tổng cục Thuế thì các tổ chức (bao gồm cả tổ chức UNIT) vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC .

Như vậy, theo quy định thì từ 01/7/2022 các tổ chức có thể sử dụng biên lai điện tử, tuy nhiên Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng định dạng chuẩn dữ liệu biên lai điện tử và quy trình thực hiện.

Do đó, trong thời gian chưa có hướng dẫn của Tổng cục Thuế thì các tổ chức (bao gồm cả tổ chức UNIT) vẫn tiếp tục sử dụng biên lai giấy đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế hoặc biên lai điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

4. Doanh nghiệp được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như thế nào đối với NLĐ ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng?

Tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

...

Theo đó, đối với cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.