Mẫu thông báo gửi khách hàng chuyên nghiệp mới nhất 2025

1. Mẫu thông báo gửi khách hàng chuyên nghiệp mới nhất 2025

Hướng dẫn viết mẫu:

1. Tiêu đề và thông tin công ty

• Ghi rõ tên công ty ở dòng đầu tiên (viết in hoa hoặc viết hoa chữ cái đầu).

• Dòng thứ hai ghi số hiệu văn bản theo định dạng: Số: ………/TB-……, trong đó:

  • Số: là số thứ tự của văn bản trong năm.

  • TB: là ký hiệu viết tắt của “Thông báo”.

  • …… là ký hiệu của bộ phận ban hành thông báo (nếu có).

2. Quốc hiệu và tiêu ngữ

• Ghi đầy đủ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (viết in hoa, căn giữa).

• Dòng tiếp theo: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (căn giữa, viết hoa chữ cái đầu, có gạch ngang giữa các cụm từ).

3. Ngày tháng năm ban hành

• Ghi rõ địa điểm và ngày phát hành thông báo theo định dạng: ……………, ngày … tháng … năm ….

• Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2025.

4. Tiêu đề thông báo

• Viết in hoa, căn giữa: THÔNG BÁO.

• Dưới tiêu đề, ghi rõ nội dung thông báo trong ngoặc đơn, ví dụ:

  • (V/v: Điều chỉnh chính sách bảo hành sản phẩm).

  • (V/v: Thay đổi phương thức thanh toán đơn hàng).

5. Kính gửi

• Xác định đúng đối tượng nhận thông báo, thường là Quý Khách hàng.

• Viết: Kính gửi: Quý Khách hàng (có dấu hai chấm, xuống dòng).

6. Lời mở đầu

• Bắt đầu bằng câu cảm ơn khách hàng đã tin tưởng, đồng hành cùng công ty.

• Ví dụ: Trước tiên, Công ty ……… xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Quý Khách hàng đã tin tưởng và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.

• Tiếp theo, nêu lý do gửi thông báo: Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, chúng tôi xin trân trọng thông báo về nội dung sau:

7. Nội dung chính

Mục 1 – Nội dung thông báo

• Trình bày ngắn gọn, rõ ràng vấn đề cần thông báo.

• Ví dụ:

  • Công ty sẽ áp dụng chính sách bảo hành mới, mở rộng phạm vi bảo hành lên đến 24 tháng.

  • Từ ngày …, chúng tôi sẽ triển khai phương thức thanh toán mới qua ứng dụng điện tử nhằm tạo thuận tiện cho Quý Khách hàng.

Mục 2 – Thời gian áp dụng

• Nêu rõ thời gian hiệu lực của thông báo, ví dụ:

  • Chính sách mới sẽ có hiệu lực từ ngày 01/04/2025.

  • Thay đổi này được áp dụng từ ngày 15/03/2025 cho đến khi có thông báo mới.

Mục 3 – Thông tin liên hệ hỗ trợ

• Cung cấp các kênh liên hệ để khách hàng được hỗ trợ kịp thời.

• Ví dụ: Nếu cần thêm thông tin, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 1800 xxxx hoặc email.

8. Lời kết

• Bày tỏ mong muốn tiếp tục nhận được sự ủng hộ từ khách hàng.

• Ví dụ: Chúng tôi rất mong tiếp tục nhận được sự tin tưởng và hợp tác từ Quý Khách hàng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua … để được hỗ trợ kịp thời.

• Kết thúc bằng: Xin trân trọng thông báo và cảm ơn!

9. Chữ ký đại diện công ty

• Ghi: ĐẠI DIỆN CÔNG TY (viết in hoa, căn phải).

• Ghi chức danh của người ký, ví dụ: Giám đốc hoặc Trưởng phòng Kinh doanh.

• Dưới chức danh, người đại diện ký tên và đóng dấu công ty.

2. Trường hợp nào nên dùng mẫu văn bản Thông báo?

Mẫu Thông báo được sử dụng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân cần chuyển tải một nội dung chính thức để người nhận nắm bắt và thực hiện.

Ví dụ: Thông báo tuyển dụng nhân sự, thông báo tổ chức hội nghị, thông báo gửi đến khách hàng, thông báo tạm dừng hoạt động kinh doanh, hay thông báo thay đổi thông tin thuế,...

Điểm đặc trưng của Thông báo là đi thẳng vào nội dung, không cần giải thích dài dòng về lý do hay căn cứ. Nhờ sự ngắn gọn và dễ hiểu, loại văn bản này rất đơn giản để soạn thảo và áp dụng trong nhiều trường hợp.

3. Những điều cần chú ý khi viết mẫu Thông báo

Khi lập một mẫu thông báo, điều cốt lõi vẫn là trình bày rõ nội dung cần thông tin. Bên cạnh đó, người soạn cần lưu ý thêm:

• Về bố cục: Có thể bắt đầu bằng quốc hiệu và tiêu ngữ theo quy định, hoặc chỉ cần nêu tên cơ quan ban hành để tạo sự trang trọng và rõ ràng.
• Nhất định phải có ngày tháng năm phát hành để người nhận nắm được mốc thời gian cụ thể, cùng với tên cơ quan, đơn vị thông báo.
• Cần nêu rõ đối tượng nhận thông báo: là một cá nhân cụ thể, một bộ phận, hay toàn thể tổ chức.
• Có thể kèm theo căn cứ để tăng tính thuyết phục, như: quyết định của lãnh đạo, lịch nghỉ lễ chung, hoặc quy định pháp luật hiện hành.
• Thông báo phải được trình bày gọn gàng, dễ đọc, chú ý chính tả và ngôn từ lịch sự.
• Người ký có thể là thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền như trưởng phòng, phó phòng các bộ phận liên quan, để đảm bảo đúng chức năng và trách nhiệm.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng thông báo tạm ngừng hoạt động?

Khi doanh nghiệp tạm ngưng kinh doanh vì lý do như bảo trì, nghỉ lễ, hoặc do tình hình bất khả kháng, cần ra thông báo để đối tác, khách hàng và nhân viên biết và chủ động sắp xếp công việc.

4.2. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần có những nội dung gì?

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần nêu rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới, thời điểm bắt đầu áp dụng, lý do thay đổi (nếu cần) và thông tin liên hệ hỗ trợ để tránh gây nhầm lẫn.

4.3. Tại sao phải ghi rõ thời gian trong văn bản thông báo?

Thời gian giúp người nhận biết được hiệu lực và thời điểm thực hiện thông báo, tránh việc hiểu sai hoặc bỏ lỡ nội dung quan trọng do áp dụng nhầm thời gian.

4.4. Thông báo nội bộ khác gì với thông báo gửi khách hàng?

Thông báo nội bộ thường dùng ngôn từ đơn giản, ngắn gọn, mang tính chỉ đạo hoặc nhắc nhở; trong khi thông báo gửi khách hàng cần trang trọng, lịch sự và thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp.

4.5. Khi gửi thông báo tuyển dụng, cần lưu ý điều gì?

Cần nêu rõ vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, thời hạn nộp hồ sơ và cách thức liên hệ để ứng viên dễ dàng nắm bắt và chủ động đăng ký tham gia.